Lähde liikkeelle totuudesta: ATS-ohjelmistot vaihtelevat
”Päihitä ATS” on noussut yhdeksi CV-markkinoinnin tuottoisimmista fraaseista. Se antaa hakijoille vaikutelman, että heidän ja rekrytoijan välissä seisoo yksi piilotettu robotti, joka antaa yleispätevät pisteet ja hylkää jokaisen, joka valitsi väärän fontin.
Rekrytointijärjestelmät (ATS) ovat rekrytoinnin työnkulkujen alustoja. Työnantajat käyttävät niitä hakemusten vastaanottamiseen, hakijatietojen tallentamiseen, haastattelujen sopimiseen, palautteen keräämiseen, aiempien hakijoiden hakemiseen, hakijaviestintään ja rekrytoinnin raportointiin. Ominaisuudet, integraatiot, tilaustasot ja työnantajien asetukset vaihtelevat suuresti.
Jotkin järjestelmät jäsentävät CV:t kenttiin. Jotkin tukevat täsmällistä avainsanahakua. Jotkin tarjoavat valinnaista tekoälypohjaista vertailua. Rekrytoija voi myös avata itse CV:n ja käydä hakemuksen läpi suoraan. Toimiva strategia alkaa tämän moninaisuuden ymmärtämisestä.
Mitä voi tapahtua, kun olet hakenut
Yksinkertaistettu hakuprosessi näyttää tältä:
- Täytät työnantajan lomakkeen ja lisäät CV:n.
- Järjestelmä luo hakijatietueen ja tallentaa lähetetyt aineistot.
- Jäsennin voi poimia tietoja, kuten nimen, yhteystiedot, työhistorian, koulutuksen ja taidot.
- Rekrytoijat voivat käydä hakemuksia läpi, hakea, suodattaa tai käyttää järjestelmänsä vertailutoimintoja.
- Rekrytointitiimi siirtää hakijoita määrittämiensä vaiheiden läpi ja kirjaa päätökset.
Yksityiskohdat vaihtelevat työnantajittain. Sama ATS voi toimia eri organisaatioissa eri tavoin, koska ylläpitäjät valitsevat kentät, työnkulut, suodattimet, integraatiot ja lisäosat.
CV:n jäsennys
Jäsennys muuttaa CV:n sisällön jäsennellyksi dataksi. Tuloksella voidaan esitäyttää hakulomake tai täydentää hakijaprofiili.
Leverin virallisen dokumentaation mukaan sen jäsennin voi poimia luettavat tiedot profiilin kenttiin, kuten nimen, työhistorian ja yhteystiedot. Se hyväksyy useita tiedostotyyppejä, myös Wordin ja PDF:n, ja huomauttaa käyttäjille, ettei kuvatiedostoja, kuten JPG:tä ja PNG:tä, voi jäsentää.
Oracle Taleon dokumentaatio kuvaa samaan tapaan henkilötietojen, koulutuksen ja työkokemuksen poimimista CV:stä. Oracle tekee myös selväksi, että jäsennyksen toiminta ja hyväksytyt tiedostomuodot voivat riippua ylläpitäjän asetuksista.
Siksi CV voi näyttää sivuna täydelliseltä ja silti täyttää hakulomakkeen väärin. Jäsennin tulkitsee sisältöä, kun taas visuaalinen dokumentti jää liitteeksi.
Haku, suodattimet ja vertailu
Kun hakemus on järjestelmässä, rekrytoijat voivat hallita suurta hakemusmäärää hakujen tai suodattimien avulla.
Esimerkiksi Greenhouse Talent Filtering antaa rekrytoijien hakea hakemusten tekstistä täsmällisiä avainsanoja ja käyttää toivottuja tai pakollisia termejä. Kyse on rekrytoijan ohjaamasta työnkulusta. Rekrytoija valitsee haun.
Greenhouse tarjoaa tietyissä tuotetasoissa myös valinnaisen Talent Matching -toiminnon. Se vertaa CV:itä työnantajan määrittämiin kriteereihin ja esittää osuvuusluokat. Greenhouse kuvaa toimintoa nimenomaan avustavaksi tekoälyksi ja jättää rekrytointipäätökset rekrytoijille ja rekrytoiville esihenkilöille.
Nämä kaksi saman alustan toimintoa näyttävät, miksi yleistävät väitteet ATS:stä eivät pidä. Täsmähaku ja tekoälyvertailu ovat eri prosesseja. Toinen työnantaja ei ehkä käytä kumpaakaan.
Automaattiset päätökset voivat johtua hakulomakkeen kysymyksistä
Hakemuksissa kysytään usein työluvasta, sijainnista, luvista ja pätevyyksistä, työajoista, palkkatoiveesta, vaaditusta kokemuksesta tai valmiudesta matkustaa. Työnantaja voi määrittää osan vastauksista välttämättömiksi kriteereiksi ja ohjata hakijat niiden mukaan.
Lue jokainen kysymys huolellisesti ja vastaa totuudenmukaisesti. CV:n uudelleenkirjoitus ei korvaa puuttuvaa pakollista lupaa tai sijaintiehtoa, jota et pysty täyttämään.
Jos kysymys tuntuu monitulkintaiselta, käytä mahdollista lisätietokenttää tai ota tarvittaessa yhteyttä työnantajaan. Arvaaminen voi tehdä lomakkeesta ja CV:stä keskenään ristiriitaiset.
Tee dokumentista helppo poimia
Käytä tiedostomuotoa, jota työnantaja pyytää. Tekstipohjainen PDF tai tavallinen DOCX toimii monissa järjestelmissä. Skannattu PDF voi käyttäytyä kuin kuva, ellei tekstintunnistus (OCR) ole luonut siihen käyttökelpoista tekstikerrosta.
Kokeile valita lause kursorilla. Lever suosittelee tätä yksinkertaisena merkkinä siitä, että dokumentissa on luettavaa tekstiä. Kopioi sitten koko CV tavalliseen tekstieditoriin ja tarkista järjestys.
Nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, nimikkeet, työnantajat, päivämäärät ja koulutus pitää näkyä loogisessa järjestyksessä. Puuttuvat merkit, yhteen sulautuneet palstat tai sekaisin menneet osiot kertovat dokumentin ongelmasta, joka kannattaa korjata.
Käytä tuttuja osioiden otsikoita
Otsikot kuten Työkokemus, Koulutus, Taidot, Projektit, Sertifikaatit ja Profiili ovat selviä sekä ihmisille että ohjelmistoille. Luovat vaihtoehdot voivat aiheuttaa turhaa epäselvyyttä.
Pidä hierarkia yksinkertaisena. Sijoita jokainen nimike työnantajan ja päivämäärien lähelle. Käytä yhtä johdonmukaista päivämäärämuotoa. Tee linkeistä luettavia ja testaa ne ennen lähettämistä.
Tärkeä tieto kuuluu pääsisällön kulkuun. Ylä- ja alatunnisteiden, tekstiruutujen ja sivupalkkien käsittely vaihtelee. Greenhousen vianmääritysohjeissa ylä- tai alatunnisteissa tai tekstiruuduissa olevat yhteystiedot mainitaan mahdollisina jäsennysongelmina, kun taas Oracle Taleon dokumentaation mukaan sen jäsennin tunnistaa ylä- ja alatunnisteiden tekstin. Juuri tämän toimittajakohtaisen eron vuoksi varovainen sijoittelu auttaa.
Palstat, taulukot, kuvakkeet ja grafiikka
Monimutkainen asettelu lisää epävarmuutta, koska visuaalinen lukujärjestys voi poiketa poimitusta järjestyksestä. Kaksi palstaa voi toimia yhdessä jäsentimessä ja sekoittua huonosti toisessa. Taulukot voidaan tulkita riveiksi, soluiksi tai yllättäväksi tekstijonoksi.
Käytä muotoilua harkiten. Hillitty toinen palsta toissijaisille tiedoille voi olla hyväksyttävä, kun kopioi ja liitä -testi pysyy selkeänä. Yksipalstainen asettelu vähentää muuttujia hakemuksissa, joissa jäsennyksellä on merkitystä.
Kuvakkeet ja taitopalkit eivät saa koskaan yksin kantaa olennaista merkitystä. Kirjoita sähköpostiosoite sähköpostikuvakkeen viereen. Nimeä taito ja näytä siitä näyttöä työkokemusosiossa. Visuaaliselle osaamispalkille ei sitä paitsi ole yhteistä standardia.
Avainsanat tarvitsevat näyttöä
Täsmällisellä termillä voi olla merkitystä, kun rekrytoija tekee täsmähaun. Greenhousen suodatusdokumentaatio on tästä konkreettinen esimerkki. Jos työpaikkailmoituksessa lukee ”sidosryhmien hallinta” ja ilmaus kuvaa työtäsi osuvasti, käytä sitä lauseessa, joka näyttää sidosryhmät ja tuloksen.
Käytä virallisia tuotenimiä, sertifikaatteja, lupia, menetelmiä ja alan termejä huolellisesti. Mainitse sekä lyhenne että koko termi, kun lukija voi hakea kumpaa tahansa, esimerkiksi ”hakukoneoptimointi (SEO)”.
Jokaisen avainsanan pitää kuulua kokemukseesi. Kun termiä toistetaan ilman näyttöä, ihmislukijan on vaikeampi luottaa CV:hen. Piilotettu teksti ja kopioidut työpaikkailmoitukset aiheuttavat myös saavutettavuus-, etiikka- ja uskottavuusongelmia.
Säilytä viralliset nimikkeet
Nimikkeen muuttaminen avoimen paikan mukaiseksi voi aiheuttaa ristiriidan taustatarkistuksessa. Säilytä virallinen nimike. Lyhyt tarkennus suluissa voi auttaa, kun yrityksen sisäinen nimike on vieras:
Client Partner (asiakkuudenhoito)
Tarkennuksen pitää kuvata tehtävä täsmällisesti. Luettelokohdissa voi sitten käyttää työnantajan tuttua termistöä siellä, missä se vastaa työtä.
Yleispätevä ATS-pistemäärä on fiktiota
Kolmansien osapuolten CV-tarkistimet voivat verrata CV:tä työpaikkailmoitukseen omien sääntöjensä mukaan. Pistemäärä on tarkistimen oma. Se ei voi paljastaa jokaisen työnantajan ATS-asetuksia, rekrytoijan hakuja, karsintakysymyksiä, hakijajoukkoa tai päätöksentekoprosessia.
Käytä pisteitä muokkauksen herätteenä. Katso, mitkä termit puuttuvat, päätä, onko sinulla niille näyttöä, ja paranna selkeyttä tarvittaessa. Jos prosenttiluvun tulkitsee haastattelun todennäköisyydeksi, sille antaa vallan, jota se ei ole koskaan ansainnut.
Yleisiä ATS-myyttejä
”Jokainen ATS asettaa CV:t automaattisesti järjestykseen ja hylkää niitä”
Jotkin alustat tarjoavat vertailu- tai järjestystoimintoja. Toiset keskittyvät tallennukseen, työnkulkuun, hakuun ja ihmisen tekemään arviointiin. Vaikka vertailutoiminto olisi olemassa, työnantaja voi pitää sen pois päältä tai käyttää sitä yhtenä tietolähteenä.
”PDF-tiedostot epäonnistuvat aina”
Sekä Lever että Oracle kertovat dokumentaatiossaan tukevansa PDF:n jäsennystä. Tiedostossa pitää silti olla luettavaa tekstiä, ja työnantajan ohjeet menevät edelle.
”Yksi CV-pohja toimii täydellisesti kaikkialla”
Jäsentimet, asetukset ja hakulomakkeet vaihtelevat. Selkeä rakenne ja luettava teksti vähentävät riskiä kaikissa järjestelmissä, mutta takuut ovat tyhjää markkinointia.
”Jokainen työpaikkailmoituksen sana kuuluu CV:hen”
Työpaikkailmoitus kuvaa työnantajan ihannetta ja tulevaa työtä. CV:si kuvaa kokemusta, joka sinulla jo on. Käytä yhteisiä termejä siellä, missä nämä kaksi aidosti kohtaavat.
Testaa koko hakemus
Tarkista jäsennetyt kentät lisäämisen jälkeen, jos portaali näyttää ne. Korjaa nimikkeet, päivämäärät, työnantajat, koulutus ja yhteystiedot ennen lähettämistä.
Tarkista liitteen tiedostonimi ja avaa lopullinen tiedosto. Varmista, että hakulomakkeen vastaukset ovat linjassa CV:n kanssa. Tallenna kopio työpaikkailmoituksesta ja lähetetystä versiosta haastatteluun valmistautumista varten.
Jos portaali tarjoaa saavutettavan vaihtoehdon tai mukautusmenettelyn, jota tarvitset, noudata työnantajan ohjeita. Jäsennysongelman ei pitäisi koskaan estää sinua pyytämästä tukea.
Näin UseResume auttaa
UseResumessa voit lisätä tai luoda CV:n, räätälöidä sen työpaikkailmoitukseen, muokata luotua sisältöä, valita CV-pohjan ja ladata PDF:n. Voit myös käyttää ilmaista CV-tarkistinta selkeyden ja tavallisten dokumenttiongelmien tarkistamiseen sekä CV-avainsanageneraattoria työpaikkailmoituksen termistön tutkimiseen.
Työkalut antavat suuntaa. Ne eivät näe työnantajan ATS:n yksityisiä asetuksia eivätkä voi taata läpipääsyä, sijoitusta tai haastattelua.
Kirjoita todellista rekrytointiprosessia varten
Käytännön tavoite on yksinkertainen: lähetä dokumentti, jonka järjestelmä pystyy tallentamaan, jäsennin lukemaan kohtuullisen hyvin, rekrytoija hakemaan tarvittaessa ja ihminen ymmärtämään nopeasti.
Käytä selkeää rakennetta. Käytä täsmällisiä termejä. Näytä todellista näyttöä. Anna sitten CV:n tehdä oma tehtävänsä ihmisten ohjaamassa prosessissa.
Luo CV tai tarkista nykyinen dokumenttisi.
Jatka vaiheittaiseen oppaaseen CV:n räätälöinnistä työpaikkailmoitukseen.
