PDF vai Word: kummassa muodossa CV kannattaa lähettää?

Verkkohakemuksen lopussa on yleensä kenttä tiedoston lisäämistä varten, ja sen alla pienellä tekstillä rivi, joka luettelee hyväksytyt tiedostot. CV on luultavasti kirjoitettu Wordilla tai Google Docsilla, ja kumpi tahansa ohjelma tallentaa sen muutamassa sekunnissa Word-tiedostoksi tai PDF:ksi. Lomake hyväksyy molemmat eikä kerro, kumman se mieluummin ottaisi vastaan.

Neuvoja valintaan on helppo löytää, mutta niitä on vaikea sovittaa yhteen. Yhden leirin mukaan vain PDF takaa, että sivu näyttää perillä samalta kuin lähtiessään. Toisen leirin mukaan rekrytointijärjestelmiin (ATS), joilla työnantajat keräävät ja lajittelevat hakemuksia, ei voi luottaa PDF:n lukemisessa, joten Word-tiedosto on varma valinta.

Jälkimmäinen väite oli julkaistu viimeistään vuonna 2012. Jokainen järjestelmä, jonka dokumentaatio luettiin tätä artikkelia varten, hyväksyy nykyään PDF:n, ja Yhdysvaltain liittovaltion työpaikkasivusto suosittelee sitä. Seuraavaksi varoitus jäljitetään tuohon vuoteen, käydään läpi, mitä järjestelmien valmistajat sanovat tiedostotyypeistä, ja kerrotaan, millainen PDF on se yksi, joka todella ei toimi, sekä missä tilanteissa Word on yhä oikea tiedosto. Lyhyt vastaus: jos työpaikkailmoitus tai rekrytoija mainitsee tiedostomuodon, lähetä sitä. Muuten lähetä PDF, joka on tallennettu suoraan siitä ohjelmasta, jolla CV on kirjoitettu, ja pidä Word-versio tallessa sitä rekrytoijaa varten, joka sitä pyytää.

Mistä PDF-pelko on peräisin

Varoituksen yksi varhainen versio voidaan ajoittaa. Ammattilehti CIO julkaisi 1. maaliskuuta 2012 viisi vinkkiä siihen, miten CV saadaan läpi rekrytointijärjestelmästä. Vinkit antoi Jon Ciampi, Preptel-nimisen startupin toimitusjohtaja. Yritys myi palvelua CV:iden hiomiseen näitä järjestelmiä varten. Ensimmäinen vinkki oli ”Älä koskaan lähetä CV:täsi PDF:nä”, ja perusteluksi riitti yksi virke: ”Koska rekrytointijärjestelmillä ei ole vakiintunutta tapaa jäsentää PDF-asiakirjoja, ne luetaan helposti väärin, Ciampi sanoo.” Samassa artikkelissa oli myös siitä asti toistettu luku, jonka mukaan nämä järjestelmät vievät 75 prosentilta hakijoista mahdollisuuden päästä haastatteluun, ja artikkeli esitti luvun ilman otosta tai menetelmää.

Tiedostotyypeistä vinkki oli kuitenkin lähellä sitä, mitä eräs järjestelmätoimittaja kertoi hakijoille kaksi vuotta myöhemmin. Rekrytointijärjestelmää valmistava Workable julkaisi tammikuussa 2014 oppaan, joka on yhä verkossa ja jossa sanottiin: ”Lähetä CV:si tekstimuodossa, mieluiten .doc- tai .docx-tiedostona.” PDF kelpasi yhdellä ehdolla: hakijan piti ”viedä se tekstinkäsittelyohjelmasta” eikä skannata tulostettua sivua.

Varoitus elää yhä varauksena, mutta oppaat eivät enää ole yksimielisiä siitä, mitä tiedostomuotoa se koskee. Tätä artikkelia varten avattiin kolme opasta, joista jokaisen on julkaissut CV- tai työnhakuohjelmistoja myyvä yritys: yksi myöntää, että useimmat nykyiset järjestelmät osaavat lukea PDF:n, mutta kutsuu Word-tiedostoja ”varmemmaksi vaihtoehdoksi”, toinen kertoo omien testiensä osoittaneen, että useimmat järjestelmät jäsensivät PDF:t tarkemmin, ja kolmas sanoo, että vanhempia järjestelmiä käyttävillä työnantajilla ”voi olla vaikeuksia Word-tiedostojen kanssa”. Mikään niistä ei nimeä järjestelmää, joka epäonnistuu, eikä testeihin vetoava opas julkaise testejään.

Mitä ATS-toimittajat sanovat PDF:stä ja Wordista

CV:itä vastaanottavat organisaatiot julkaisevat luettelon hyväksymistään tiedostoista, ja PDF on jokaisessa tätä artikkelia varten avatussa luettelossa.

Myös Textkernel, joka myy CV:iden jäsennysohjelmistoa muiden yritysten omiin tuotteisiin, luettelee sekä Wordin että PDF:n jäsentimensä hyväksymien tiedostomuotojen joukossa.

Yhdysvaltain liittovaltio menee pidemmälle kuin pelkkä PDF:n hyväksyminen. Liittovaltion henkilöstöviraston Office of Personnel Managementin vuonna 2025 antamassa ohjeistuksessa on sanamuoto, jonka liittovaltion työpaikkasivusto USAJOBS näyttää hakijoille: ”Suosittelemme, että tallennat ja lisäät CV:si PDF:nä, jotta muotoilu ja sivumäärä säilyvät.”

Yksi toimittaja neuvoo yhä välttämään PDF:ää. Textkernelin kehittäjädokumentaatiossa sanotaan: ”Jos haluat minimoida muunnosongelmat, älä käytä PDF-asiakirjoja.” Sitten moite kapenee. ”Monet PDF:t muuntuvat/jäsentyvät hyvin”, sivulla jatketaan, ja suurin osa yhtiön saamista vikailmoituksista, jotka koskevat väärin jäsentyneitä asiakirjoja, osoittautuu koskemaan ”vioittunutta PDF-tiedostoa”. Vastustus kohdistuu tiedostoihin, joiden sisältämä teksti on vahingoittunut, ja myöhemmin tässä artikkelissa kuvattu tarkistus on keino selvittää, onko tiedosto yksi niistä.

Adobe, joka kehitti PDF:n ja jolla on siksi asiassa oma intressinsä, sanoo saman suoremmin: ”Mikään lähde ei osoita, että tiedostopääte ratkaisee jäsennyksen onnistumisen. Todellinen muuttuja on se, onko tiedostossa tekstikerros.” Myös uratoimisto, jolla ei ole mitään myytävää, on samaa mieltä. MIT:n ohje opiskelijoilleen on, että ellei työpaikkailmoituksessa toisin sanota, ”on yleensä melko turvallista käyttää joko .doc/.docx- tai .pdf-tiedostotyyppiä”.

PDF, joka on oikeastaan kuva

Tekstikerroksen kohdalla vanhalla varoituksella on yhä jonkin verran pohjaa. PDF voi sisältää sivun kahdella tavalla. Ensimmäisessä, Adobe selittää, ”jokainen merkki on koodattu todelliseksi dataksi”, jota ohjelmat voivat valita, hakea ja kopioida. Toisessa ”sivu on vain kuva tekstistä, ja pikselit on aseteltu näyttämään kirjaimilta”. Yhtiön mukaan nämä kaksi ”näyttävät ruudulla täysin samalta”.

CV:stä tulee jälkimmäistä lajia, jos se muutetaan kuvaksi missä tahansa vaiheessa matkalla PDF:ksi. Adoben luettelossa tavoista, joilla näin käy, ovat tulosteen skannaaminen, kuvakaappauksen ottaminen, sivun valokuvaaminen, PDF:n litistäminen ja tekstin muuntaminen ääriviivoiksi taitto-ohjelmassa. Wordin oma PDF-vienti voi tehdä saman yhdessä tapauksessa, kun fonttia ei voi upottaa tiedostoon, ja siitä kerrotaan artikkelissa CV:n fonteista.

Se, mitä tällaiselle tiedostolle tapahtuu, riippuu työnantajan ohjelmiston asetuksista. Kirjainten lukeminen kuvasta vaatii optista tekstintunnistusta (OCR). Textkernelin dokumentaatiossa OCR on lisätoiminto, jonka asiakkaat ottavat itse käyttöön pientä asiakirjakohtaista lisämaksua vastaan, ja sen raja on 10 sivua. ”Keskimäärin noin 5 % asiakirjoista vaatii OCR:n”, yhtiö kertoo. Jos tilillä toiminto ei ole käytössä, tuloskoodi selitetään yhdellä rivillä: ”Asiakirja on pelkkä kuvatiedosto.” Greenhouse mainitsee epäonnistuneen jäsennyksen syiden joukossa CV:t, jotka on ”lisätty kuvana eikä asiakirjana (kuten .docx tai .pdf)”. Workable taas kertoo, että sen asiakkaiden lisäämät CV:t jäsennetään, ”myös kuvapohjaiset CV:t”. Adobe varoittaa, että silloinkin kun OCR on käytössä, se ”voi aiheuttaa virheitä”.

Hakija ei näe ulkopuolelta, mikä näistä järjestelyistä työnantajalla on. Greenhousessa epäonnistunut jäsennys ei poista hakijaa: rekrytoija näkee viestin, jonka mukaan CV ”on vain liitetty hakijaan”, ja joutuu kirjoittamaan tiedot käsin. Todennäköinen hinta on hakijatietue, jossa on tyhjiä kenttiä.

Lukittu tiedosto epäonnistuu yksinkertaisemmin. Wordin PDF-viennissä on valinta ”Salaa asiakirja salasanalla”. Textkernelin dokumentaatio kuvaa, mitä sen ohjelmisto tuloksesta päättelee: ”Asiakirja on salattu, eikä sitä voi avata ilman salasanaa, jota meillä ei tietenkään ole!”

Mitä PDF suojaa

PDF:n puolesta puhuu se, mitä tapahtuu, kun ihminen avaa tiedoston. PDF sisältää yleensä fonttinsa ja lukitsee jokaisen rivin paikan. Word-tiedoston asettelu muodostetaan aina uudelleen siinä ohjelmassa, jolla se avataan. Brittiläinen rekrytointitoimisto People with Energy, joka ottaa mieluiten vastaan Word-tiedostoja, kuvaa seurauksia avoimesti: ”Word-asiakirjat voivat näyttää erilaisilta Microsoft Officen eri versioissa, jolloin tekstiruudut menevät päällekkäin, luettelomerkit eivät näy ja CV:täsi on vaikea lukea.”

Asettelun muutos voi myös muuttaa sivumäärää, ja yhdessä paikassa kyse on muustakin kuin ulkonäöstä. USAJOBS on 27. syyskuuta 2025 alkaen rajannut CV:t kahteen sivuun, ja sama liittovaltion ohjeistus toteaa, että hakija, jonka ainoa CV on pidempi, ”ei ole oikeutettu jatkokäsittelyyn”. Tämä selittää suosituksen sanamuodon: PDF:ää suositellaan, ”jotta muotoilu ja sivumäärä säilyvät”.

Word-tiedostossa voi myös olla enemmän kuin sivulla näkyy. Microsoftin luettelo siitä, mitä asiakirja voi sisältää, alkaa näin: ”Kommentit, muutosten jäljityksen merkinnät, versiot ja käsinkirjoitetut merkinnät”. CV, johon ystävä tai maksullinen CV-kirjoittaja on tehnyt merkintöjä, voi päätyä perille merkinnät yhä sisällään.

Rekrytoijien mieltymyksistä löytyi yksi kysely, jonka otoskoko on kerrottu. Kesäkuussa 2024 Adobe julkaisi tulokset kyselystä, johon vastasi 502 rekrytoinnin ammattilaista Yhdysvalloissa: ”Kolme neljästä rekrytoinnin ammattilaisesta sanoo, että PDF on heidän ensisijainen muotonsa CV:iden vastaanottamiseen.” Saman julkaisun kaaviossa lukee ”Lähes kolme neljästä”, eikä tarkkaa prosenttilukua mainita. Varaukset ovat selvät. Adobe myy PDF-ohjelmistoja, julkaisu mainostaa sen muunnostyökaluja, eikä siinä kerrota kysymyksen sanamuotoa eikä sitä, mitä muut valitsivat. Luku on asianosaisen antama viite siitä, että useimmat CV:itä lukevat ottavat mieluummin vastaan PDF:n.

Greenhousen tiedostomuotoja käsittelevä ohjesivu lisää pienen yksityiskohdan. Siinä todetaan ohimennen, että järjestelmä ”ei lataa ulkoisesti linkitettyjä kuvia, kun se muuntaa CV:n PDF:ksi esikatselua varten”. Ainakin siinä järjestelmässä CV:n esikatselu on PDF, jonka ohjelmisto tekee lisätystä tiedostosta.

Milloin Word-muotoinen CV on yhä parempi

Ensimmäinen tapaus ei kaipaa perusteluja. Jos työpaikkailmoitus tai lomake pyytää Word-tiedostoa, lähetä Word-tiedosto. MIT:n uratoimisto neuvoo opiskelijoita ”kiinnittämään tarkkaa huomiota rekrytointijärjestelmässä pyydettyyn tiedostotyyppiin ja välttämään muita tyyppejä, vaikka alusta ei estäisi niiden lisäämistä”.

Toinen tapaus on henkilöstöpalveluyrityksen rekrytoija, ja juuri se huolestuttaa monia. Workplace Stack Exchange -nimisellä kysymys- ja vastaussivustolla eräs hakija kysyi vuonna 2021, pitäisikö olla huolissaan siitä, että rekrytoija oli pyytänyt CV:tä missä tahansa muussa muodossa kuin PDF:nä. Eniten ääniä saanut vastaus päättyi kahteen sanaan: ”Täysin normaalia”. Toinen vastaaja, rekrytoiva esihenkilö, kutsui pyyntöä ”varoitusmerkiksi”.

Kummassakin on perää. Dave Fecak, jolla on yli 20 vuoden kokemus rekrytoinnista, enimmäkseen teknologia-alan startupeille, ja joka johtaa CV-kirjoituspalvelua, luetteli vuonna 2018 julkaistussa kirjoituksessa syyt, joiden vuoksi henkilöstöpalveluyritysten rekrytoijat pyytävät Word-tiedostoa. Yritykset lisäävät CV:hen logonsa, koska ne ”haluavat varmistaa, että asiakas tietää tarkalleen, mikä toimisto CV:n lähetti”. Joskus ne poistavat nimet ja yhteystiedot. Ne tuovat tekstin omaan tietokantaansa. Ja joskus asiakas vaatii sitä. People with Energy sanoo itsestään suunnilleen saman: ”Suosimme Wordia lähinnä siksi, että voimme tehdä asiakirjaasi pieniä muutoksia: esimerkiksi korjata kirjoitusvirheet, poistaa henkilötiedot yksityisyyden suojaamiseksi ja lisätä logomme ylätunnisteeseen.”

Riskinä on, etteivät muutokset jää pieniksi. Fecak huomauttaa, että ”joidenkin rekrytoijien tiedetään muuttaneen sisältöä merkittävästi”, joskus ilman hakijan suostumusta. Word-tiedoston antamatta jättäminen ei juuri suojaa, koska Word avaa PDF:n ja ”muuntaa sen sisällön muotoon, jonka Word pystyy näyttämään”, muokattavaksi valmiina. Fecakin neuvo on sen sijaan sopia ehdoista: ”pyydä aina rekrytoijia kysymään lupaa ennen kuin he muokkaavat CV:si sisältöä millään tavalla”. Tällainen vastaus tekee juuri sen.

Lähetettävä Word-tiedosto kannattaa valmistella hetken. Hyväksy tai hylkää jokainen jäljitetty muutos ja poista kommentit; Wordin Tarkista asiakirja -toiminto (Tiedosto ja sitten Tiedot) löytää sen, mitä jäi jäljelle. Pidä nimi ja yhteystiedot sivun varsinaisessa tekstissä, sillä Greenhousen jäsennysvirheiden luettelossa ovat CV:t, joissa ne on sijoitettu ”ylä- tai alatunnisteeseen tai tekstiruutuun”. Ja käytä fonttia, joka vastaanottajan tietokoneelta todennäköisesti löytyy.

Näin tarkistat PDF:n ja nimeät tiedoston

Oikeanlainen PDF syntyy, kun asiakirja tallennetaan PDF:ksi eikä sitä tulosteta ja skannata. Wordissa Microsoftin ohjeen mukaan valitaan Tallenna nimellä tai Tallenna kopio ja tiedostotyyppien luettelosta PDF. Google Docsissa reitti on Tiedosto ja sitten Lataa. Wordin vientiasetuksista kaksi kannattaa tarkistaa. Julkaistavaksi sisällöksi (englanninkielisessä Wordissa Publish what) valitaan pelkkä asiakirja, ei merkinnät näyttävää asiakirjaa, muuten jäljitetyt muutokset päätyvät PDF:ään. Salasanavalinta pitää jättää pois päältä.

Tarkistus vie minuutin. Avaa PDF ja vedä kursori rivin yli. Adoben sääntö on lyhyt: ”Jos tekstin voi valita, siinä on tekstikerros.” Valitse sitten kaikki, kopioi, liitä pelkän tekstin editoriin ja lue alusta alkaen. Sanojen pitää näkyä kerran, kokonaisina ja samassa järjestyksessä kuin sivulla. Workablen oppaassa on esimerkkejä siitä, miltä hakijan nimi voi näyttää, kun näin ei käy:

MIT ehdottaa samanlaista testiä, CV:n tallentamista pelkäksi tekstitiedostoksi, ja nimeää kaksi asiaa, joita kannattaa etsiä: puuttuva teksti ja väärässä järjestyksessä oleva teksti. Pidempi versio tarkistuksesta esimerkkeineen onnistuneesta ja epäonnistuneesta tuloksesta on artikkelissa kaksipalstaisista CV:istä.

Kokoon tarvitsee harvoin kiinnittää huomiota: alle 2 MB:n tiedosto mahtuu kaikkiin yllä olevan taulukon rajoihin. Jäljelle jää nimi. Workablen opas päättää muotoilusääntöjen luettelonsa kehotukseen ”Laita nimesi CV:si tiedostonimeen”, ja People with Energy kertoo syyn: se ”auttaa rekrytoijia löytämään oikean tiedoston”.

Takaisin siis tiedoston lisäyskenttään. Jos pienellä kirjoitettu teksti tai työpaikkailmoitus pyytää yhtä tiedostomuotoa, lähetä sitä. Jos siinä luetellaan molemmat, lisättävä tiedosto on suoraan tekstinkäsittelyohjelmasta tallennettu PDF, jonka tekstin voi valita ja kopioida oikeassa järjestyksessä. Word-tiedosto jää tietokoneelle sitä henkilöstöpalveluyritystä varten, joka haluaa lisätä logonsa, sillä ehdolla, ettei mitään muuta muuteta ilman lupaa.

Näin UseResume auttaa

Word ja Google Docs ovat yleiskäyttöisiä työkaluja, kuten myös ChatGPT ja Claude: jokaisella voi tehdä CV:n, mutta mitään niistä ei ole tehty sitä varten. UseResume on tekoälyä käyttävä CV-työkalu, joka on tehty juuri tätä yhtä asiakirjaa varten, ja myös tiedosto kuuluu sen tehtäviin. Teet CV:si ATS-yhteensopiviin CV-pohjiin, joissa on vakiintuneet osioiden otsikot ja joissa voit säätää fontteja, värejä, asettelua ja osioiden järjestystä, ja lataat sen PDF:nä.

Jos CV:si on olemassa vain vanhana Word-tiedostona tai PDF:nä, voit tuoda sen, joten mitään ei tarvitse kirjoittaa uudelleen. CV-tarkistin pisteyttää sen sitten asteikolla 0–100, tekee 37 tarkistusta 8 osa-alueelta ja kertoo, mitä kannattaa korjata ensin, ja jokaista työpaikkaa varten voit tallentaa oman version.

Luo tili ja aloita siitä CV:stä, joka sinulla jo on.