Ključne besede v življenjepisu: kaj iščejo kadroviki

V enem zavihku brskalnika je odprt oglas za delovno mesto, v drugem življenjepis. Nasvet, ki se ponavlja na kariernih spletnih straneh, pravi, da mora življenjepis vsebovati prave ključne besede. Manj zgovoren je o tem, katere od več sto besed v oglasu so to, ali bo „vodil“ zadoščalo tam, kjer oglas piše „vodenje“, in kolikokrat se mora izraz pojaviti.

Na ta vprašanja je mogoče odgovoriti z več kot ugibanjem, ker podjetja, ki izdelujejo programsko opremo za zaposlovanje, objavljajo priročnike za kadrovike, ki jo uporabljajo. Priročniki povedo, kaj lahko kadrovik vpiše v iskalno polje in kaj programska oprema s tem naredi.

V praksi je ključna beseda v življenjepisu izraz, ki ga kadrovik išče ali ki ga ekipa za zaposlovanje vnese v orodje za izbiranje kandidatov kot merilo: naziv delovnega mesta, veščina, orodje, kvalifikacija. Nekateri sistemi take izraze iščejo po natančnem ujemanju, drugi dopuščajo razlike, kandidat pa ne more vedeti, kateri sistem uporablja delodajalec. Zanesljiva metoda je, da se za vse, kar za kandidata drži, uporabijo besede iz samega oglasa, zapisane kot navadno besedilo, kratice pa tudi izpisane v celoti. Nič v priročnikih ne nagrajuje ponavljanja.

Kaj je ključna beseda v življenjepisu

V priročnikih je ključna beseda vse, kar se kadrovik odloči iskati. Greenhouse, ki izdeluje sistem za sledenje kandidatom (ATS), torej programsko opremo, s katero delodajalci zbirajo in upravljajo prijave, ekipam za zaposlovanje svetuje, naj začnejo z „iskanjem nazivov delovnih mest, veščin, lokacij in drugih ključnih besed v celotnem besedilu življenjepisov in internih zapiskov“. Workable, konkurenčni sistem, pravi, da njegovo iskanje zajema „vsak izraz, ki ga je mogoče povezati s kandidatovim profilom in življenjepisom, vključno s prejšnjim nazivom delovnega mesta, delodajalcem ali izobrazbo“. LinkedInova stran pomoči o logičnem (Boolovem) iskanju v centru za pomoč kadrovikom kot primer navaja „accountant AND finance AND CPA“: naziv delovnega mesta, področje in kvalifikacijo.

Kadroviki, ko jih vprašajo, opisujejo enake navade. Jobscan, podjetje, ki prodaja programsko opremo za ujemanje ključnih besed v življenjepisu z oglasom, je februarja in marca 2025 anketiral 384 kadrovikov. Skoraj vsi so povedali, da v svojem sistemu ATS ali podobnem sistemu uporabljajo filtre. Po izračunu poročila jih 76,4 % filtrira po veščinah, 59,7 % po izobrazbi, 55,3 % po nazivu delovnega mesta, 50,6 % po certifikatih in licencah, več kot 44 % pa po letih izkušenj. Anketa prihaja od ponudnika, ki mu odgovor ni vseeno. Poročilo vzorec imenuje naključen, ne pove pa, iz česa je bil izbran, in ne navaja stopnje odziva. Njegove kategorije pa so prav tiste, ki jih navajajo priročniki.

Orodja, ki kandidate ocenjujejo z umetno inteligenco (UI), so nastavljena z izrazi iste vrste. Funkcija za ujemanje v sistemu Greenhouse od ekipe za zaposlovanje zahteva „zahtevane veščine, ustrezne izkušnje, nazive delovnih mest in (po želji) panogo“. Ashby, še en sistem ATS, kadrovikom svetuje, naj bo vsako merilo, ki ga zapišejo za njegov pregled z UI, nekaj, kar je „mogoče dokazati s pogledom na življenjepis“. Kot primer merila, ki se mu je treba izogniti, navaja „ima dober okus“, predlagana zamenjava pa je „vodil oblikovanje potrošniških izdelkov SaaS“.

Noben od teh seznamov ne navaja osebnih lastnosti, kot sta „natančnost“ ali „timski igralec“, Ashbyjev nasvet pa kadrovike odvrača od meril, ki jih življenjepis ne more dokazati. Take besede so morda še vedno pomembne za človeka, ki življenjepis bere, a dokumentacija ne daje veliko razlogov za domnevo, da jih kadroviki iščejo.

Kako kadroviki iščejo ključne besede

Kadroviki ne iščejo vedno. Greenhouse je januarja 2025 iskalcem zaposlitve sporočil, da prijave v njegovem sistemu večinoma berejo eno za drugo v vrstnem redu prejema, iskanje in filtriranje pa prideta na vrsto, ko se na delovno mesto prijavi več sto ali tisoč kandidatov. Poseben članek opisuje, kaj sistem ATS naredi s prijavo in kdaj jo zavrne.

Kadar kadroviki iščejo, pogosto uporabljajo logično (Boolovo) iskanje, pri katerem izraze povežejo z AND, OR in NOT. Članek iz leta 2016, ki ga je objavilo združenje Society for Human Resource Management (SHRM), je to logiko pojasnil svojim članom. Iskanje z AND „je treba uporabiti za ciljanje na določene veščine, tehnologije in nazive, ki so za delovno mesto bistveni“, iskanje z OR pa „se uporablja za razširitev iskanja“. Greenhouse isto logiko vgradi v dve oznaki. Ključne besede, označene kot Required (zahtevano), se morajo v prijavi pojaviti vse, da se ta prikaže med rezultati. Od tistih, označenih kot Preferred (zaželeno), mora biti prisotna le ena.

V sistemu, ki besedne zveze išče po natančnem ujemanju, se življenjepis pri takem iskanju prikaže le, če vsebuje vse dele. Tisti, v katerem piše „vsak mesec zaprl knjige“, se ne, čeprav gre za isto delo.

Za kandidata sta pomembni dve značilnosti priročnikov. Prva je, da iskanje preverja, ali je izraz prisoten. Strani sistemov Greenhouse in Workable ter Ashbyjeva stran o iskanju kandidatov opisujejo izraze, ki jih prijava vsebuje ali pa ne. Nobena ne opisuje rezultata, ki bi se izboljšal, če se izraz ponovi. Trije priročniki pa ne pokrijejo vseh sistemov. Noben od njih ne pove, kako so rezultati razvrščeni, članek SHRM pa navaja, da je v nekaterih sistemih rezultate „mogoče razvrstiti po datumu ali po ustreznosti“. V istem duhu je opisano Greenhousovo ujemanje z UI. Njegov priročnik pravi, da se „več izrazov lahko preslika v isto umerjeno veščino“, zato „daljši seznam ujemajočih se izrazov ne pomeni vedno višje ocene ujemanja“.

Druga je, od kod prihajajo kadrovikovi izrazi. Greenhouse kadrovikom ponuja „predlagane ključne besede, ustvarjene iz vašega javnega oglasa“. Vsaj v tem sistemu imata oglas, ki ga bere kandidat, in seznam izrazov, ki ga dobi kadrovik, isti vir.

Natančno ujemanje, sopomenke in kratice

Ali mora biti besedilo natančno enako, je odvisno od programske opreme, priročniki pa si niso enotni.

Prizanesljivi načini so manj prizanesljivi, kot se sliši. Ashbyjeva najohlapnejša nastavitev bo po previdnih besedah samega priročnika pri iskanju besede localization „morda prinesla življenjepise, ki vsebujejo localized ali localize“. Workablov primer približnega ujemanja je ime: iskanje imena Tom lahko vrne tudi Tim. Ali „vodil“ zadosti iskanju „vodenje“, je torej odvisno od nastavitve, ki je kandidat nikoli ne vidi.

Greenhouse natančno ujemanje omili na drug način. Njegov zapis za iskalce zaposlitve pravi, da programska oprema predlaga „ustrezne ključne besede in sopomenke teh ključnih besed, ki jih kadroviki uporabijo pri iskanju“, tako da lahko oglas, ki omenja JavaScript, spodbudi iskanje React ali TypeScript. Predlogi razširijo, kaj kadrovik vpiše. Ne spremenijo pa tega, kako se vpisani izraz ujema: kadroviki bodo, kot piše v zapisu, „v prijavah kandidatov našli natančna ujemanja“.

Tudi kratice sistemi obravnavajo enako nedosledno. V članku SHRM, ki je star že deset let, je Irina Shamaeva, takrat glavna iskalka kandidatov v agenciji za iskanje vodilnih kadrov Brain Gain Recruiting, povedala, da nekateri sistemi okrajšave razumejo. LinkedIn jih takrat ni: iskanje „chief financial officer“ (finančni direktor) in iskanje CFO sta dala različne rezultate. Kadrovik lahko pokrije oboje, če ju poveže z OR, kadrovik v naglici pa morda tega ne stori.

Cena neujemanja je opisana, ne pa izmerjena. V poročilu iz leta 2021, ki sta ga pripravila Harvard Business School in Accenture, avtorji pišejo, da so delavci, ki „nekatere veščine ali izkušnje opišejo z besedami, ki se razlikujejo od tistih v opisu delovnega mesta, izločeni iz izbora“. Isto poročilo navaja številko, ki se pogosto pojavlja v nasvetih o ključnih besedah: 88 % vprašanih delodajalcev je reklo, da so bili ustrezni visoko usposobljeni kandidati izločeni, ker se niso ujemali z „natančnimi merili, določenimi v opisu delovnega mesta“. Anketa je v začetku leta 2020 zajela 2.275 vodilnih v Združenih državah, Veliki Britaniji in Nemčiji, vprašanje pa so zastavili le tistim, katerih podjetja so uporabljala sistem za zaposlovanje. Njen lastni primer merila so bile delovne izkušnje. Številka torej meri strogo filtriranje na splošno, pri čemer je izbira besed le en del.

Ker kandidat ne vidi, kateri sistem ali način je v uporabi, je pametno pisati za najstrožjega. To pomeni uporabiti obliko vsakega izraza, kot jo ima oglas, in kratico ob prvi omembi navesti skupaj s polnim imenom. Karierni center univerze Massachusetts Institute of Technology svetuje podobno: „Ustreznih ključnih besed ne krajšajte, ker jih ATS morda ne bo pravilno upošteval“.

Za črkovanje velja isto pravilo. Pri natančnem iskanju sta „optimisation“ in „optimization“ različni besedi, zato naj kandidat, ki se prijavlja pri britanskem delodajalcu, piše tako kot oglas, enako pa velja obratno za britanskega kandidata, ki se prijavlja v Združenih državah.

Kako najti ključne besede v oglasu

Vzemimo izmišljen oglas za višjega računovodjo v podjetju za programsko opremo.

Podčrtani izrazi so samostalniki: naziv, naloge, orodja, standardi in kvalifikacije. Razvrščeni po vrsti sestavljajo kratek seznam.

Zadnja vrstica oglasa seznamu ne prispeva ničesar. Vredno pa je opaziti besedi Zahtevano in Zaželeno, ker ustrezata oznakama Required in Preferred, ki ju Greenhouse daje kadrovikom za iskalne izraze, in izraz, ki ga oglas zahteva, je verjeten kandidat za prvo oznako, čeprav priročnik ne pove, kako kadroviki izbirajo.

Vsak izraz s seznama nato prestane en preizkus: ali za kandidata drži. Izrazi, ki ga prestanejo, gredo v življenjepis v obliki iz oglasa. Izraze izlušči brezplačni generator ključnih besed za življenjepis, preoblikovanje, ki sledi, pa opisuje vodnik o prilagajanju življenjepisa opisu delovnega mesta.

Nekateri oglasi so preskopi, da bi iz njih nastal seznam, nekateri kandidati pa svoje delo poznajo le pod internim imenom delodajalca. Za obe težavi je koristen vir zbirka O*NET ameriškega ministrstva za delo (U.S. Department of Labor). Njena stran za računovodje in revizorje naloge navaja v standardnem besedilu, na primer „Pregleduje konte glede neskladij in usklajuje razlike“, skupaj s programsko opremo, ki se v poklicu uporablja. Kot In Demand (iskane) označi veščine, ki so „pogosto vključene v oglase delodajalcev za ta poklic“. Enak namen ima branje dveh ali treh drugih oglasov za isti naziv delovnega mesta.

Kam v življenjepisu sodijo ključne besede

Za iskanje položaj skoraj ni pomemben. Greenhouse išče po „celotnem besedilu življenjepisov“. Workable vrne rezultat, če so ključne besede „v katerem koli razdelku kandidatovega profila, na primer v datoteki z življenjepisom, delovnih izkušnjah, veščinah“. Ashby kandidate poišče „na podlagi besedila v njihovem življenjepisu“. Izraz šteje, kjer koli stoji, pod pogojem, da programska oprema datoteko sploh lahko prebere, kar je odvisno od tega, kako ATS razčleni življenjepis.

Položaj je pomemben za človeka, ki življenjepis odpre, potem ko ga je iskanje našlo. Izraz na seznamu veščin pokaže, da kandidat trdi, da veščino obvlada. Isti izraz v alineji pokaže, kje jo je uporabil in kaj je iz tega nastalo. Recimo, da je kandidat za računovodsko delovno mesto delo opravljal in ga opisal z besedami prejšnje službe.

Povzetek in razdelek z veščinami nosita izraze, ki v alineji nimajo naravnega mesta: naziv delovnega mesta, kvalifikacijo, orodja.

Naziv delovnega mesta sodi v povzetek le, če pošteno opisuje kandidatovo delo. Več kot polovica kadrovikov v anketi Jobscan je povedala, da filtrira po nazivu, zato je ta izraz vredno zapisati pravilno.

Ujemanje in natrpavanje

Ujemanje pomeni uporabiti besedo iz oglasa za nekaj, kar je kandidat naredil. Natrpavanje pomeni dodajanje izrazov, ki ničesar ne opisujejo, ali ponavljanje enega izraza v upanju, da bo štel več.

Ponavljanje pri iskanju, ki preverja prisotnost, ne prinese ničesar, Greenhousov priročnik za ujemanje pa pravi, da daljši seznam ujemajočih se izrazov ne zviša vedno ocene. O prepričanju, da mora biti prijava natrpana s ključnimi besedami, da se pokaže pri kadrovikovem iskanju, Greenhousov zapis za iskalce zaposlitve pravi: „Pri sistemu Greenhouse to ne drži.“ Kvalifikacija je težava druge vrste. Iskanje CPA bo življenjepis našlo, kadrovik, ki ga odpre, pa bo nato ugotovil, da kandidat te kvalifikacije nima. Poštena oblika navede resnično stanje, na primer „izpit CPA v teku“.

Karierni center univerze MIT mejo strne v en stavek: „Še vedno boste morali znati pojasniti vse, kar je navedeno v vašem življenjepisu.“ Skrivanje dodatnih izrazov z belo pisavo te meje ne obide, poseben članek pa opisuje, kaj se zgodi s skritimi ključnimi besedami, ko je datoteka razčlenjena.

Ostaneta še oba zavihka brskalnika. Ključne besede v oglasu so njegovi samostalniki: naziv delovnega mesta, naloge, orodja in kvalifikacije. Tiste, ki za kandidata držijo, gredo v življenjepis v zapisu iz oglasa, s kraticami, ob katerih je izpisano polno ime. Sodeč po priročnikih je za iskanje dovolj ena pojavitev. Druga, v povzetku ali na seznamu veščin, je za človeka, ki življenjepis prebere pozneje. Preostalo besedišče oglasa lahko ostane v drugem zavihku.

Kako pomaga UseResume

Klepetalni robot za splošno rabo, kot sta ChatGPT ali Claude, lahko našteje izraze v oglasu, seznam pa je nato treba ročno vdelati v dokument. UseResume je orodje za izdelavo življenjepisa z UI, narejeno za ta en dokument. Prilepite opis delovnega mesta in orodje prilagodi življenjepis delovnemu mestu ter pokaže, katere ključne besede iz oglasa so najdene in katere manjkajo. Vsak predlog lahko uredite, zato izraz, ki ga ne morete pošteno navesti, ne pride v življenjepis.

Življenjepis je postavljen v predlogo, primerno za ATS, s standardnimi naslovi razdelkov, in ga prenesete kot PDF. Za vsako delovno mesto lahko shranite ločeno različico, tako da besedišče enega oglasa ne zaide v naslednjo prijavo.

Ustvarite račun in življenjepis uskladite z naslednjim oglasom.