CV en PDF ou en Word : quel format choisir ?

À la fin d'une candidature en ligne se trouve généralement une zone d'importation, et sous elle une ligne en petits caractères qui énumère les fichiers acceptés. Le CV a sans doute été rédigé dans Word ou Google Docs, et l'un comme l'autre l'enregistre en fichier Word ou en PDF en quelques secondes. Le formulaire accepte les deux et ne dit pas lequel il préfère.

Les conseils sur ce choix sont faciles à trouver et difficiles à concilier. Selon les uns, le PDF est le seul moyen d'être sûr que la page arrive telle qu'elle est partie. Selon les autres, les logiciels de gestion des candidatures (ATS), que les employeurs utilisent pour recevoir et trier les dossiers, ne lisent pas les PDF de façon fiable, et le fichier Word est donc le choix prudent.

La seconde affirmation circulait déjà dans la presse en 2012. Tous les logiciels dont la documentation a été consultée pour cet article acceptent aujourd'hui le PDF, et le site fédéral américain de l'emploi public le recommande. La suite remonte jusqu'à l'origine de cet avertissement, expose ce que disent les éditeurs de ces logiciels sur les types de fichiers, puis identifie le seul type de PDF qui échoue vraiment et les situations où Word reste le bon fichier. En bref : si l'offre ou le recruteur indique un format, c'est celui-là qu'il faut envoyer. Sinon, mieux vaut envoyer un PDF enregistré directement depuis le logiciel où le CV a été rédigé, et garder la version Word pour le recruteur qui la demande.

D'où vient la peur du PDF

L'une des premières versions de cet avertissement peut être datée. Le 1er mars 2012, le magazine professionnel CIO a publié cinq conseils pour faire passer un CV à travers un ATS. Ils venaient de Jon Ciampi, PDG de Preptel, une start-up qui vendait un service d'optimisation des CV pour ces logiciels. Le premier conseil était « N'envoyez jamais votre CV en PDF », et la justification tenait en une phrase : « Comme les logiciels de gestion des candidatures n'ont pas de méthode standard pour structurer les documents PDF, ceux-ci sont facilement mal lus, explique Ciampi. » Le même article avançait le chiffre, repris depuis, selon lequel ces logiciels feraient perdre à 75 % des candidats leur chance d'obtenir un entretien, un chiffre que l'article donnait sans échantillon ni méthode.

Sur les types de fichiers, pourtant, ce conseil était proche de ce qu'un éditeur disait aux candidats deux ans plus tard. Workable, qui conçoit un ATS, a publié un guide en janvier 2014, toujours en ligne, qui disait : « Envoyez votre CV dans un format texte, de préférence .doc ou .docx. » Un PDF était acceptable à une condition : « l'exporter depuis votre traitement de texte », et non scanner une page imprimée.

L'avertissement survit sous forme de précaution, et les guides ne s'accordent plus sur le format qu'il vise. Sur trois guides consultés pour cet article, tous publiés par des entreprises qui vendent des logiciels de CV ou de recherche d'emploi, l'un admet que la plupart des logiciels actuels savent lire un PDF mais qualifie les fichiers Word de « choix plus sûr », un autre affirme que ses propres tests ont montré que la plupart des logiciels extrayaient les PDF plus fidèlement, et le troisième indique que les employeurs équipés de logiciels plus anciens « peuvent avoir du mal avec les fichiers Word ». Aucun ne nomme un logiciel qui échoue, et celui qui cite des tests ne les publie pas.

Ce que disent les éditeurs d'ATS sur le PDF et Word

Les organisations qui reçoivent des CV publient la liste des fichiers qu'elles acceptent, et le PDF figure sur toutes les listes consultées pour cet article.

Textkernel, qui vend un logiciel d'extraction de CV que d'autres entreprises intègrent à leurs produits, cite lui aussi Word et PDF parmi les formats que son outil d'extraction accepte.

L'administration fédérale américaine va plus loin que la simple acceptation du PDF. Des consignes publiées en 2025 par l'Office of Personnel Management (l'agence chargée des ressources humaines de l'État fédéral) donnent le texte que USAJOBS, le site d'emploi de l'administration fédérale, affiche aux candidats : « Nous vous recommandons d'enregistrer et d'importer votre CV au format PDF afin de conserver la mise en forme et le nombre de pages. »

Un éditeur déconseille encore ce format. La documentation pour développeurs de Textkernel indique : « Si vous voulez limiter les problèmes de conversion, n'utilisez pas de documents PDF. » Le reproche se précise ensuite. « De nombreux PDF passent sans problème la conversion et l'extraction », poursuit la page, et la plupart des signalements de bugs que l'entreprise reçoit à propos de documents mal extraits concernent en fait « un fichier PDF corrompu ». L'objection vise les fichiers dont le texte sous-jacent est endommagé, et la vérification décrite plus loin dans cet article permet de savoir si un fichier en fait partie.

Adobe, qui a inventé le PDF et a donc un intérêt dans l'affaire, dit la même chose plus sèchement : « Aucune source ne démontre que l'extension détermine la réussite de l'extraction. La vraie variable, c'est la présence ou non d'une couche de texte. » Un service d'orientation qui n'a rien à vendre est du même avis. Le conseil du MIT à ses étudiants est que, sauf indication contraire dans l'offre, « il est généralement sans risque d'utiliser un fichier .doc/.docx ou .pdf ».

Le PDF qui n'est qu'une image

C'est sur la couche de texte que l'ancien avertissement garde une part de vérité. Un PDF peut contenir une page de deux façons. Dans la première, explique Adobe, « chaque caractère est encodé sous forme de données réelles » que les logiciels peuvent sélectionner, rechercher et copier. Dans la seconde, « la page n'est qu'une image de texte, dont les pixels sont disposés de façon à ressembler à des lettres ». Les deux, ajoute Adobe, « paraissent identiques à l'écran ».

Un CV devient du second type lorsqu'il est transformé en image à un moment quelconque avant de devenir un PDF. Adobe cite parmi les causes la numérisation d'une version imprimée, la capture d'écran, la photo d'une page, l'aplatissement d'un PDF et la vectorisation du texte dans un logiciel de graphisme. L'export de Word lui-même peut le faire dans un cas, quand une police ne peut pas être incorporée au fichier, un point traité dans l'article sur les polices pour CV.

Ce qu'il advient d'un tel fichier dépend de la configuration du logiciel de l'employeur. Lire des lettres dans une image demande une reconnaissance optique de caractères (OCR). La documentation de Textkernel présente l'OCR comme une option que ses clients activent, moyennant un petit supplément par document et dans la limite de 10 pages. « En moyenne, environ 5 % des documents nécessitent l'OCR », indique l'entreprise. Pour un compte qui ne l'a pas activée, le code de résultat s'explique en une ligne : « Le document n'est qu'un fichier image. » Greenhouse cite les CV « importés sous forme d'image plutôt que de document (comme un .docx ou un .pdf) » parmi les causes d'échec de l'extraction. Workable, à l'inverse, affirme que les CV importés par ses clients sont extraits, « y compris les CV au format image ». Même là où l'OCR fonctionne, Adobe prévient qu'elle « peut introduire des erreurs ».

Un candidat ne peut pas savoir de l'extérieur quelle configuration a choisie un employeur. Dans Greenhouse, l'échec de l'extraction n'élimine pas le candidat : le recruteur voit un message indiquant que le CV « a seulement été joint au dossier du candidat » et doit saisir lui-même les informations. Le coût probable est une fiche aux champs vides.

Un fichier verrouillé échoue plus simplement. L'export PDF de Word propose une option pour « Chiffrer le document avec un mot de passe ». La documentation de Textkernel décrit ce que son logiciel fait du résultat : « Le document est chiffré et ne peut être ouvert qu'avec un mot de passe, que nous n'avons évidemment pas ! »

Ce que protège un PDF

L'argument en faveur du PDF repose sur ce qui se passe quand une personne ouvre le fichier. Un PDF contient normalement ses polices et fixe la position de chaque ligne. Un fichier Word est remis en page par le logiciel qui l'ouvre, quel qu'il soit. People with Energy, un cabinet de recrutement britannique qui préfère recevoir des fichiers Word, décrit le résultat avec franchise : « Les documents Word peuvent s'afficher différemment selon les versions de Microsoft Office, avec des zones de texte qui se chevauchent et des puces qui ne s'affichent pas, ce qui rend votre CV difficile à lire. »

Un décalage de mise en page peut aussi changer le nombre de pages, et à un endroit au moins, ce n'est pas qu'une question d'apparence. Depuis le 27 septembre 2025, USAJOBS limite les CV à deux pages, et les mêmes consignes fédérales précisent qu'un candidat dont le seul CV est plus long « ne peut plus être retenu pour la suite de la procédure ». Cela explique la formulation de sa recommandation, qui privilégie le PDF « afin de conserver la mise en forme et le nombre de pages ».

Un fichier Word peut aussi contenir plus que ce que montre la page. La liste de Microsoft de ce qu'un document peut contenir commence ainsi : « Commentaires, marques de révision issues du suivi des modifications, versions et annotations manuscrites ». Un CV annoté par un ami ou par un rédacteur de CV rémunéré peut arriver avec ses annotations encore à l'intérieur.

Quant aux préférences des recruteurs, une seule enquête dont l'échantillon est précisé a été trouvée. En juin 2024, Adobe a publié les résultats d'une enquête menée auprès de 502 professionnels du recrutement aux États-Unis : « 3 professionnels du recrutement sur 4 déclarent que le PDF est leur format préféré pour recevoir des CV. » Le graphique du même article indique « Près de 3 sur 4 », et aucun pourcentage exact n'apparaît. Les réserves sont assez claires. Adobe vend des logiciels PDF, l'article fait la promotion de ses outils de conversion, et il ne donne ni la formulation de la question ni les choix des autres répondants. Le chiffre est une indication, venant d'une partie intéressée, que la plupart des personnes qui lisent des CV préfèrent recevoir un PDF.

La page d'aide de Greenhouse sur les formats de fichiers ajoute un petit détail. Elle note en passant que le logiciel « ne charge pas les images liées depuis l'extérieur lorsqu'il convertit un CV en PDF pour l'aperçu ». Dans ce logiciel au moins, l'aperçu d'un CV est un PDF que le logiciel génère à partir du fichier importé.

Quand un CV Word reste le meilleur choix

Le premier cas ne demande aucune démonstration. Si l'offre ou le formulaire demande un fichier Word, il faut envoyer un fichier Word. Le service carrières du MIT conseille aux étudiants de « prêter une grande attention au type de fichier demandé dans l'ATS et d'éviter les autres types, même si la plateforme ne vous empêche pas de les importer ».

Le second cas est celui du recruteur de cabinet, et c'est celui qui inquiète. Sur Workplace Stack Exchange, un site de questions-réponses, un candidat a demandé en 2021 s'il devait s'inquiéter qu'un recruteur lui réclame son CV dans n'importe quel format sauf le PDF. La réponse la mieux notée se terminait par deux mots : « Parfaitement normal ». Une autre, signée d'un manager recruteur, qualifiait la demande de « signal d'alarme ».

Les deux ont en partie raison. Dave Fecak, qui a plus de 20 ans d'expérience dans le recrutement, surtout pour des start-up technologiques, et qui dirige une société de rédaction de CV, a énuméré dans un billet de 2018 les raisons pour lesquelles les recruteurs de cabinet demandent un fichier Word. Les cabinets ajoutent leur logo, car ils « veulent s'assurer que le client sait parfaitement quel cabinet a envoyé le CV ». Ils retirent parfois les noms et les coordonnées. Ils importent le texte dans leur propre base de données. Et parfois, c'est le client qui l'exige. People with Energy dit à peu près la même chose de lui-même : « Nous préférons Word, surtout pour pouvoir apporter de petites modifications à votre document, par exemple corriger des coquilles, retirer des informations personnelles par souci de confidentialité et ajouter notre logo dans l'en-tête. »

Le risque, c'est que les modifications ne soient pas mineures. Fecak note qu'« on a vu des recruteurs modifier le contenu de façon substantielle », parfois sans l'accord du candidat. Refuser d'envoyer le fichier Word ne protège pas beaucoup, car Word sait ouvrir un PDF et « convertir son contenu dans un format que Word peut afficher », prêt à être modifié. Son conseil est plutôt de poser des conditions : « demandez toujours aux recruteurs de solliciter votre autorisation avant de modifier le contenu de votre CV, de quelque manière que ce soit ». Une réponse comme celle-ci le fait.

Un fichier Word destiné à être envoyé mérite une minute de préparation. Il faut accepter ou refuser chaque modification suivie et supprimer les commentaires ; la commande Inspecter le document de Word, sous Fichier puis Informations, trouve ce qui reste. Mieux vaut garder le nom et les coordonnées dans le corps de la page, car la liste des échecs d'extraction de Greenhouse comprend les CV qui les placent « dans l'en-tête, le pied de page ou une zone de texte ». Enfin, il vaut mieux choisir une police que l'ordinateur du destinataire a de bonnes chances de posséder.

Comment vérifier un PDF et quel nom lui donner

Obtenir le bon type de PDF, c'est enregistrer le document en PDF, et non l'imprimer puis le scanner. Dans Word, les instructions de Microsoft consistent à choisir Enregistrer sous ou Enregistrer une copie, puis PDF dans la liste des types de fichiers. Dans Google Docs, c'est Fichier, puis Télécharger. Deux options de l'export de Word méritent un coup d'œil. Celle intitulée Publier doit indiquer Document, et non Document avec marques de révision, sinon les modifications suivies se retrouvent dans le PDF. L'option de mot de passe doit rester désactivée.

La vérification prend une minute. Il suffit d'ouvrir le PDF et de faire glisser le curseur sur une ligne. La règle d'Adobe est courte : « Si le texte peut être sélectionné, il possède une couche de texte. » Ensuite, il faut tout sélectionner, copier, coller dans un éditeur de texte brut et relire depuis le début. Les mots doivent apparaître une seule fois, entiers et dans l'ordre de la page. Le guide de Workable montre à quoi peut ressembler le nom d'un candidat quand ce n'est pas le cas :

Le MIT propose un test similaire, qui consiste à enregistrer le CV en fichier texte brut, et nomme les deux points à surveiller : du texte manquant et du texte dans le désordre. Une version plus détaillée de cette vérification, avec un exemple de réussite et un exemple d'échec, figure dans l'article sur les CV sur deux colonnes.

La taille demande rarement de l'attention : un fichier de moins de 2 Mo respecte toutes les limites du tableau ci-dessus. Reste le nom. Le guide de Workable termine sa liste de règles de mise en forme par « Mettez votre nom dans le nom de fichier de votre CV », et People with Energy en donne la raison : cela « permet aux recruteurs de retrouver facilement le bon fichier ».

Retour, donc, à la zone d'importation. Si les petits caractères ou l'offre demandent un format, c'est celui-là qu'il faut envoyer. Si les deux sont proposés, le fichier à importer est un PDF enregistré directement depuis le traitement de texte, dont le texte peut être sélectionné et copié dans l'ordre. Le fichier Word reste sur l'ordinateur pour le cabinet qui veut ajouter son logo, étant entendu que rien d'autre ne change sans autorisation.

Comment UseResume vous aide

Word et Google Docs sont des outils généralistes, tout comme ChatGPT et Claude : chacun peut produire un CV, aucun n'a été conçu pour cela. UseResume est un générateur de CV IA pensé pour ce seul document, et le fichier fait partie du travail. Vos CV sont créés dans des modèles compatibles ATS, avec des intitulés de section standard et des polices, couleurs, mise en page et ordre des sections réglables, et se téléchargent en PDF.

Si votre CV n'existe que sous la forme d'un ancien fichier Word ou PDF, vous pouvez l'importer sans rien ressaisir. L'analyseur de CV le note ensuite de 0 à 100 sur 37 vérifications réparties en 8 catégories et indique ce qu'il faut corriger en priorité, et vous pouvez enregistrer une version distincte pour chaque offre.

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