Životopis u PDF-u ili Wordu: koji format poslati?

Pri kraju online prijave za posao obično se nalazi polje za učitavanje, a ispod njega redak sitnih slova s popisom datoteka koje prima. Životopis je vjerojatno napisan u Wordu ili Google Docsu, a oba programa za nekoliko sekundi spremaju ga kao Word datoteku ili kao PDF. Obrazac prima oba formata i ne kaže koji bi radije dobio.

Savjete o tom izboru lako je pronaći, a teško uskladiti. Jedna strana tvrdi da je PDF jedini način da stranica stigne onakva kakva je otišla. Druga tvrdi da se sustavima za praćenje kandidata (ATS), softveru kojim poslodavci prikupljaju i razvrstavaju prijave, ne može vjerovati da će pročitati PDF, pa je Word datoteka siguran izbor.

Druga tvrdnja pojavila se u tisku već 2012. Svaki sustav čija je dokumentacija pročitana za ovaj članak danas prima PDF, a američki savezni portal za zapošljavanje i preporučuje ga. U nastavku se upozorenje prati do te godine, iznosi se što proizvođači tih sustava kažu o vrstama datoteka te se opisuje jedina vrsta PDF-a koja doista ne prolazi i situacije u kojima je Word i dalje prava datoteka. Kratki odgovor: ako oglas ili regruter navedu format, pošaljite taj. Inače pošaljite PDF spremljen izravno iz programa u kojem je životopis napisan, a Word verziju čuvajte za regrutera koji je zatraži.

Odakle strah od PDF-a

Jednoj ranoj verziji upozorenja može se odrediti datum. Stručni časopis CIO 1. ožujka 2012. objavio je pet savjeta za prolazak životopisa kroz ATS. Dao ih je Jon Ciampi, izvršni direktor tvrtke Preptel, start-upa koji je prodavao uslugu prilagodbe životopisa tim sustavima. Prvi savjet glasio je „Nikad ne šaljite životopis kao PDF“, a obrazloženje je stalo u jednu rečenicu: „Budući da sustavi za praćenje kandidata nemaju standardan način strukturiranja PDF dokumenata, oni se lako pogrešno pročitaju, kaže Ciampi.“ Isti je članak donio i otad stalno ponavljanu brojku da zbog tih sustava 75 % kandidata ostaje bez prilike za razgovor, a tu je brojku naveo bez uzorka i bez metode.

Što se tiče vrsta datoteka, savjet je ipak bio blizu onoga što je jedan proizvođač dvije godine kasnije poručio kandidatima. Workable, koji izrađuje ATS, objavio je vodič u siječnju 2014., koji je i danas dostupan, a u kojem stoji: „Pošaljite CV u tekstnom formatu, po mogućnosti .doc ili .docx.“ PDF je bio prihvatljiv pod jednim uvjetom: da ga kandidat „izveze iz programa za obradu teksta“, a ne skenira ispisanu stranicu.

Upozorenje opstaje kao ograda, a vodiči se više ne slažu ni na koji se format odnosi. Od tri vodiča otvorena za ovaj članak (svaki je objavila tvrtka koja prodaje softver za životopise ili traženje posla) jedan priznaje da većina današnjih sustava može pročitati PDF, ali Word datoteke naziva „sigurnijim izborom“, drugi kaže da su njegova vlastita testiranja pokazala kako većina sustava točnije parsira PDF-ove, a treći tvrdi da poslodavci sa starijim sustavima „mogu imati problema s Word datotekama“. Nijedan ne navodi sustav koji zakazuje, a onaj koji se poziva na testove ne objavljuje ih.

Što proizvođači ATS-a kažu o PDF-u i Wordu

Organizacije koje primaju životopise objavljuju popis datoteka koje prihvaćaju, a PDF se nalazi na svakom popisu otvorenom za ovaj članak.

Textkernel, koji prodaje softver za parsiranje životopisa što ga druge tvrtke ugrađuju u svoje proizvode, također navodi i Word i PDF među formatima koje njegov parser prima.

Američka savezna vlada ide dalje od pukog prihvaćanja PDF-a. Smjernice koje je 2025. izdao Office of Personnel Management (savezni ured za upravljanje ljudskim potencijalima) donose tekst koji USAJOBS, savezni portal za zapošljavanje, prikazuje kandidatima: „Preporučujemo da životopis spremite i učitate kao PDF kako bi se sačuvali oblikovanje i broj stranica.“

Jedan proizvođač i dalje savjetuje protiv tog formata. Textkernelova dokumentacija za programere kaže: „Ako želite što manje problema s pretvorbom, nemojte koristiti PDF dokumente.“ Zamjerka se zatim sužava. „Mnogi se PDF-ovi pretvaraju i parsiraju bez problema“, nastavlja stranica, a većina prijava pogrešaka koje tvrtka dobiva o dokumentima koji nisu ispravno parsirani na kraju se odnosi na „oštećenu PDF datoteku“. Prigovor se, dakle, odnosi na datoteke čiji je temeljni tekst oštećen, a provjera opisana dalje u članku način je da se utvrdi je li neka datoteka jedna od njih.

Adobe, koji je izumio PDF i stoga ima interes u toj stvari, iznosi istu misao još izravnije: „Nijedan izvor ne dokazuje da nastavak datoteke određuje uspjeh parsiranja. Prava je varijabla postoji li tekstni sloj.“ Slaže se i ured za karijere koji nema što prodati. Savjet MIT-a studentima glasi da je, osim ako oglas ne kaže drukčije, „obično prilično sigurno koristiti datoteku .doc/.docx ili .pdf“.

PDF koji je zapravo slika

Upravo kod tekstnog sloja staro upozorenje još ima određenu težinu. PDF može sadržavati stranicu na dva načina. U jednom, objašnjava Adobe, „svaki je znak kodiran kao stvarni podatak“ koji softver može označiti, pretražiti i kopirati. U drugom je „stranica samo slika teksta, s pikselima raspoređenima tako da izgledaju kao slova“. Te dvije vrste, dodaje, „na zaslonu izgledaju jednako“.

Životopis postaje druga vrsta kad se u bilo kojem trenutku na putu do PDF-a pretvori u sliku. Adobeov popis načina na koje se to događa uključuje skeniranje ispisa, snimku zaslona, fotografiranje stranice, spajanje slojeva PDF-a (flattening) i pretvaranje slova u obrise u programu za dizajn. I Wordov izvoz to može učiniti u jednom slučaju, kad se font ne može ugraditi u datoteku, o čemu govori članak o fontovima za životopis.

Što će se s takvom datotekom dogoditi ovisi o tome kako je postavljen poslodavčev softver. Za čitanje slova iz slike potrebno je optičko prepoznavanje znakova (OCR). Textkernelova dokumentacija tretira OCR kao opciju koju klijenti uključuju sami, uz malu dodatnu cijenu po dokumentu i ograničenje od 10 stranica. „U prosjeku je OCR potreban za otprilike 5 % dokumenata“, navodi tvrtka. Za račun na kojem nije uključen, kôd rezultata objašnjen je jednim retkom: „Dokument je samo slikovna datoteka.“ Greenhouse među uzrocima neuspjelog parsiranja navodi životopise „učitane kao slika, a ne kao dokument (poput .docx ili .pdf)“. Workable, s druge strane, kaže da se životopisi koje njegovi klijenti učitaju parsiraju, „uključujući CV-ove u obliku slike“. Čak i ondje gdje OCR radi, Adobe upozorava da „može unijeti pogreške“.

Kandidat izvana ne može vidjeti kakvo je rješenje poslodavac odabrao. U Greenhouseu neuspjelo parsiranje ne uklanja kandidata: regruter vidi poruku da je životopis „samo priložen kandidatu“ i podatke mora upisati sam. Vjerojatna je cijena zapis s praznim poljima.

Zaključana datoteka ne prolazi na jednostavniji način. Wordov izvoz u PDF nudi opciju „Šifriraj dokument lozinkom“. Textkernelova dokumentacija opisuje što njegov softver radi s rezultatom: „Dokument je šifriran i ne može se otvoriti bez lozinke, koju mi, naravno, nemamo!“

Što PDF štiti

Argument za PDF počiva na onome što se događa kad osoba otvori datoteku. PDF obično nosi svoje fontove i fiksira položaj svakog retka. Word datoteku iznova slaže svaki program koji je otvori. People with Energy, britanska agencija za zapošljavanje koja radije prima Word datoteke, otvoreno opisuje posljedicu: „Word dokumenti mogu izgledati drukčije u različitim verzijama Microsoft Officea, pa se tekstni okviri preklapaju, natuknice se ne prikazuju, a CV postaje teško čitljiv.“

Pomak u rasporedu može promijeniti i broj stranica, a na jednom mjestu to je više od pitanja izgleda. Od 27. rujna 2025. USAJOBS ograničava životopise na dvije stranice, a iste savezne smjernice kažu da kandidat čiji je jedini životopis dulji „više ne ulazi u razmatranje“. To objašnjava formulaciju preporuke, koja daje prednost PDF-u „kako bi se sačuvali oblikovanje i broj stranica“.

Word datoteka može nositi i više od onoga što stranica pokazuje. Microsoftov popis onoga što dokument može sadržavati počinje ovako: „Komentari, oznake revizija iz praćenih promjena, verzije i rukom pisane bilješke“. Životopis u koji je bilješke unio prijatelj ili plaćeni pisac životopisa može stići s tim bilješkama još unutra.

Što se tiče onoga što regruteri više vole, pronađena je jedna anketa s navedenim uzorkom. U lipnju 2024. Adobe je objavio rezultate ankete među 502 stručnjaka za zapošljavanje u Sjedinjenim Državama: „Tri od četiri stručnjaka za zapošljavanje kažu da im je PDF najdraži format za primanje životopisa.“ Grafikon u istoj objavi kaže „Gotovo tri od četiri“, a točan postotak nigdje se ne navodi. Ograde su dovoljno jasne. Adobe prodaje softver za PDF, objava promovira njegove alate za pretvorbu, a ne navodi ni formulaciju pitanja ni što su odabrali ostali. Brojka je pokazatelj, od zainteresirane strane, da bi većina ljudi koji čitaju životopise radije primila PDF.

Greenhouseova stranica pomoći o formatima datoteka dodaje sitan detalj. Usput napominje da sustav „ne učitava vanjski povezane slike pri pretvaranju životopisa u PDF za pregled“. Barem u tom sustavu, pregled životopisa je PDF koji softver izradi iz učitane datoteke.

Kada životopis u Wordu i dalje pobjeđuje

Prvi slučaj ne treba obrazlagati. Ako oglas ili obrazac traže Word, pošaljite Word. Ured za karijere MIT-a poručuje studentima da „pomno paze na traženu vrstu datoteke navedenu u ATS-u i izbjegavaju druge vrste, čak i ako ih platforma ne sprječava da ih učitaju“.

Drugi je slučaj regruter iz agencije, i upravo on ljude brine. Na Workplace Stack Exchangeu, stranici s pitanjima i odgovorima, jedan je kandidat 2021. pitao treba li ga zabrinuti to što je regruter zatražio životopis u bilo kojem formatu osim PDF-a. Najbolje ocijenjeni odgovor završio je dvjema riječima: „Posve normalno“. Drugi, od osobe koja odlučuje o zapošljavanju, nazvao je zahtjev „znakom upozorenja“.

Obje strane imaju pravo. Dave Fecak, koji ima više od 20 godina iskustva u regrutiranju, uglavnom za tehnološke start-upove, i vodi tvrtku za pisanje životopisa, naveo je razloge zbog kojih regruteri iz agencija traže Word u objavi iz 2018. Agencije dodaju svoj logotip jer „žele biti sigurne da klijent točno zna koja je agencija poslala životopis“. Ponekad uklanjaju imena i kontaktne podatke. Tekst uvoze u vlastitu bazu podataka. A ponekad to traži klijent. People with Energy kaže gotovo isto o sebi: „Radije primamo Word, ponajprije kako bismo u vašem dokumentu mogli napraviti sitne izmjene, primjerice ispraviti tipkarske pogreške, ukloniti osobne podatke radi privatnosti i dodati svoj logotip u zaglavlje.“

Rizik je u tome da izmjene ne budu sitne. Fecak napominje da su „neki regruteri poznati po tome što sadržaj mijenjaju na bitne načine“, ponekad bez kandidatova pristanka. Uskraćivanje Word datoteke nije osobita zaštita, jer Word otvara PDF i „pretvara njegov sadržaj u format koji Word može prikazati“, spreman za uređivanje. Njegov je savjet umjesto toga postaviti uvjete: „uvijek tražite od regrutera da zatraže dopuštenje prije nego što na bilo koji način izmijene sadržaj vašeg životopisa“. Odgovor poput ovoga upravo to čini.

Word datoteka koja će biti poslana zaslužuje minutu pripreme. Prihvatite ili odbijte sve praćene promjene i izbrišite komentare; Wordova naredba Provjeri dokument, pod Datoteka pa Informacije, pronalazi ono što je ostalo. Ime i kontaktne podatke držite u tijelu stranice, jer Greenhouseov popis neuspjelih parsiranja uključuje životopise u kojima su oni „u zaglavlju, podnožju ili tekstnom okviru“. I koristite font koji primatelj vjerojatno ima na računalu.

Kako provjeriti PDF i kako ga nazvati

Pravu vrstu PDF-a dobivate tako da dokument spremite kao PDF, a ne da ga ispišete i skenirate. Za Word Microsoftove upute kažu da odaberete Spremi kao ili Spremi kopiju i na popisu vrsta datoteka odaberete PDF. U Google Docsu to je Datoteka, zatim Preuzmi. Dvije Wordove opcije izvoza treba pogledati. Opcija Objavi treba glasiti Dokument, a ne Dokument s oznakama, inače praćene promjene završe u PDF-u. Opcija lozinke treba ostati isključena.

Provjera traje minutu. Otvorite PDF i povucite pokazivač preko jednog retka. Adobeovo je pravilo kratko: „Ako se tekst može označiti, ima tekstni sloj.“ Zatim označite sve, kopirajte, zalijepite u običan uređivač teksta i pročitajte od vrha. Riječi bi se trebale pojaviti jednom, cijele i redoslijedom kojim stoje na stranici. Workableov vodič pokazuje kako kandidatovo ime može izgledati kad to nije tako:

MIT predlaže sličan test, spremanje životopisa kao obične tekstne datoteke, i navodi dvije stvari na koje treba paziti: tekst koji nedostaje i tekst pogrešnim redoslijedom. Opširnija verzija provjere, s primjerima prolaza i pada, nalazi se u članku o životopisima u dva stupca.

Veličina rijetko zahtijeva pažnju: datoteka manja od 2 MB zadovoljava svako ograničenje iz gornje tablice. Preostaje naziv. Workableov vodič završava svoj popis pravila oblikovanja rečenicom „Stavite svoje ime u naziv datoteke CV-a“, a People with Energy navodi razlog: to „regruterima olakšava pronalaženje prave datoteke“.

Vratimo se, dakle, polju za učitavanje. Ako sitna slova ili oglas traže jedan format, njega treba poslati. Ako su navedena oba, datoteka za učitavanje je PDF spremljen izravno iz programa za obradu teksta, s tekstom koji se može označiti i kopirati ispravnim redoslijedom. Word datoteka ostaje na računalu za agenciju koja želi dodati svoj logotip, uz dogovor da se bez dopuštenja ništa drugo ne mijenja.

Kako pomaže UseResume

Word i Google Docs alati su opće namjene, kao i ChatGPT i Claude: svaki od njih može izraditi životopis, ali nijedan nije za to napravljen. UseResume je AI alat za izradu životopisa namijenjen upravo tom dokumentu, a datoteka je dio posla. Životopisi se izrađuju u predlošcima prilagođenima ATS-u sa standardnim naslovima odjeljaka i fontovima, bojama, rasporedom i redoslijedom odjeljaka koje možete mijenjati, a preuzimaju se kao PDF.

Životopis koji postoji samo kao stara Word datoteka ili PDF možete uvesti, pa ništa ne treba ponovno tipkati. Provjera životopisa ga zatim ocjenjuje od 0 do 100 kroz 37 provjera u 8 kategorija i navodi što prvo popraviti, a za svaki posao možete spremiti zasebnu verziju.

Izradite korisnički račun i počnite od životopisa koji već imate.