Koniec rozmowy, początek rozmyślań
Kończysz połączenie, odkładasz notatki i od razu przypomina ci się odpowiedź, którą lepiej było sformułować inaczej. Większość kandydatów zna to uczucie. E-mail po rozmowie to spokojny, profesjonalny sposób, by podziękować osobie, która ją prowadziła, nawiązać do tego, o czym była mowa, i potwierdzić zainteresowanie stanowiskiem.
Taka wiadomość ma większą wagę, gdy brzmi osobiście. Jeden konkretny szczegół z rozmowy jest wart znacznie więcej niż akapit wypolerowanego entuzjazmu.
Warto też mieć realistyczne oczekiwania. E-mail z podziękowaniem to uprzejmość i przydatny ostatni szlif. Decyzja i tak będzie zależeć od potrzeb pracodawcy, twojego doświadczenia, przebiegu rozmowy i pozostałych kandydatów. Twoja wiadomość może zostawić dobre wrażenie, ale nie przesądzi o wyniku.
Kiedy go wysłać
Wyślij e-mail z podziękowaniem jeszcze tego samego dnia albo następnego ranka. Dzięki temu masz czas, by napisać go starannie, póki rozmowa jest świeża. Po rozmowie wieczornej spokojnie wystarczy e-mail następnego ranka.
Przy kolejnych wiadomościach kieruj się terminem, który podano ci na rozmowie. Jeśli rekruterka powiedziała, że zespół podejmie decyzję do piątku, poczekaj, aż piątek minie, i napisz w poniedziałek lub wtorek. Decyzje opóźniają się z najzwyklejszych powodów: kalendarze, zatwierdzenia, zmiana priorytetów i dostępność innego kandydata mogą przesunąć harmonogram.
Jeśli nie podano żadnego terminu, rozsądnym momentem na krótkie pytanie o postępy jest pięć dni roboczych. Jeśli ta wiadomość zostanie bez odpowiedzi, wystarczy jeszcze jeden, ostatni e-mail po kolejnych pięciu do siedmiu dniach roboczych. Potem skup się na ofertach, które wciąż są aktualne. Twoje szukanie pracy nie powinno stać w miejscu.
Co powinien zawierać dobry e-mail z podziękowaniem
Pisz na tyle krótko, by wiadomość dało się przeczytać na telefonie. Podziękuj osobie, która prowadziła rozmowę, nawiąż do jednego konkretnego wątku, połącz go ze swoim doświadczeniem i zakończ serdecznym wyrazem zainteresowania.
Najlepsze wiadomości brzmią jak ciąg dalszy rozmowy. Jeśli rozmowa dotyczyła trudnego wprowadzenia produktu na rynek, rosnącego portfela klientów albo sposobu współpracy w zespole, nawiąż właśnie do tego tematu. Ogólnikowe zdanie o „inspirującej misji” firmy może brzmieć chłodno, gdy rozmowa dała ci znacznie ciekawszy materiał.
Ton może być serdeczny, ale bez nadmiernej poufałości. Dopasuj poziom formalności do tego z rozmowy, sprawdź pisownię każdego nazwiska i przeczytaj e-mail raz przed wysłaniem. Po rozmowie kwalifikacyjnej drobiazgi mają zaskakująco duży ładunek emocjonalny.
Standardowy e-mail z podziękowaniem
Potraktuj go jako szkielet i zastąp każdy nawias kwadratowy treścią zgodną z przebiegiem twojej rozmowy.
Temat: Dziękuję za rozmowę o stanowisku [stanowisko]
Dzień dobry [Pani/Panie + imię],
dziękuję za dzisiejszą rozmowę o stanowisku [stanowisko]. Bardzo ciekawie
było dowiedzieć się więcej o [konkretny projekt, priorytet lub szczegół
dotyczący zespołu].
Wciąż myślę o naszej rozmowie o [konkretne wyzwanie]. Na obecnym / poprzednim
stanowisku udało mi się [krótki, trafny przykład] i z przyjemnością wniosę
to doświadczenie do zespołu [nazwa firmy].
Jeszcze raz dziękuję za poświęcony czas. Po tej rozmowie z jeszcze większym
entuzjazmem myślę o tym stanowisku i zespole. Jeśli potrzebne będą dodatkowe
informacje, chętnie je przekażę.
Serdecznie pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
[Numer telefonu]
[Link do profilu LinkedIn, jeśli się przyda]
Ta wersja działa, bo ma jasny cel i zostawia miejsce na jeden zapadający w pamięć szczegół. Środkowy akapit możesz usunąć, jeśli była to wstępna rozmowa z rekruterem, a krótsza wiadomość wydaje się bardziej naturalna.
Po rozmowie z kilkoma osobami
Jeśli w rozmowie uczestniczyło kilka osób, wyślij osobne wiadomości, o ile masz dane kontaktowe każdej z nich i możesz każdą wiadomość spersonalizować. Każdy e-mail powinien nawiązywać do tej części rozmowy, którą prowadziła dana osoba. Jeśli masz tylko adres osoby koordynującej rekrutację, podziękuj całemu panelowi za jej pośrednictwem.
Temat: Dziękuję za dzisiejszą rozmowę o stanowisku [stanowisko]
Dzień dobry [Pani/Panie + imię],
dziękuję za dzisiejszą, bardzo ciekawą rozmowę. Szczególnie cenne były dla
mnie uwagi na temat [temat poruszony przez tę osobę]. Dzięki nim lepiej
rozumiem, jak zespół [nazwa zespołu] podchodzi do [obowiązek lub wyzwanie].
Ta rozmowa wzmocniła moje zainteresowanie stanowiskiem.
Doświadczenie w [trafne, sprawdzone doświadczenie] pomoże mi przyczynić się
do [konkretny priorytet omawiany na rozmowie].
Proszę też przekazać moje podziękowania [członkom panelu, jeśli to stosowne].
Doceniam czas, który wszyscy mi poświęcili.
Pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
Nie wysyłaj identycznych wiadomości do wszystkich członków panelu. Współpracownicy mogą je porównać, a powielony szablon odbiera wyrazistość nawet szczeremu gestowi.
Po drugiej lub ostatniej rozmowie
Na tym etapie wiesz już więcej o samej pracy. Wiadomość może pokazać to głębsze zrozumienie i nadal być zwięzła.
Temat: Dziękuję za rozmowę finałową: [stanowisko]
Dzień dobry [Pani/Panie + imię],
dziękuję za dzisiejsze ponowne spotkanie. Rozmowa o [konkretny cel, projekt
lub wyzwanie] pomogła mi zrozumieć, gdzie zespół będzie potrzebował wsparcia
w ciągu [wspomniany okres].
Widzę wyraźny związek z moim doświadczeniem w [trafny obszar]. W [pracodawca
lub projekt] udało mi się [krótkie osiągnięcie poparte dokumentami], co
dałoby mi solidną podstawę do tej pracy.
Dziękuję Pani/Panu i zespołowi za czas i otwartość przez cały proces.
Bardzo chętnie wniosę swój wkład w rozwój firmy [nazwa firmy].
Serdecznie pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
„Wyraźny związek” brzmi zwykle bardziej wiarygodnie niż deklaracja idealnego dopasowania. Na rozmowach dowiadujesz się wiele, ale całej roli od środka jeszcze nie znasz.
Gdy chcesz uzupełnić odpowiedź
E-mail po rozmowie może naprawić drobne przeoczenie. Niech uzupełnienie będzie konkretne i nie odtwarzaj na piśmie całej rozmowy.
Dzień dobry [Pani/Panie + imię],
jeszcze raz dziękuję za dzisiejszą rozmowę. Szczególnie cenna była dla mnie
dyskusja o [konkretny temat].
Po rozmowie przyszedł mi do głowy jeszcze jeden istotny szczegół, który chcę
dodać do odpowiedzi na pytanie o [pytanie]. W ramach [stanowisko lub projekt]
udało mi się [zwięzły przykład]. To doświadczenie nauczyło mnie [krótka myśl
związana ze stanowiskiem].
Miło było się poznać, a stanowisko wciąż bardzo mnie interesuje. Dziękuję za
możliwość uzupełnienia tej odpowiedzi.
Pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
Jeden przydatny przykład może wzmocnić obraz kandydata. Długa obrona własnych odpowiedzi może za to wywołać napięcie wokół kwestii, którą osoba prowadząca rozmowę już uznała za zamkniętą.
Gdy minął zapowiedziany termin
Opóźnienie w rekrutacji często nie ma z tobą wiele wspólnego. Twoje pytanie może być bezpośrednie i uprzejme.
Temat: Rozmowa na stanowisko [stanowisko]: pytanie o dalsze kroki
Dzień dobry [Pani/Panie + imię],
mam nadzieję, że tydzień mija dobrze. Piszę w sprawie stanowiska [stanowisko]
po naszej rozmowie [data]. Podczas rozmowy padła informacja, że zespół chce
przekazać decyzję około [termin], dlatego chcę zapytać, czy harmonogram się
zmienił.
Ta oferta wciąż bardzo mnie interesuje, zwłaszcza po rozmowie o [konkretny
szczegół z rozmowy]. Proszę dać znać, jeśli na dalszym etapie mogę przesłać
coś jeszcze.
Z wyrazami szacunku
[Imię i nazwisko]
Zdanie o zmianie harmonogramu daje odbiorcy łatwy sposób na odpowiedź. Utrzymuje też rzeczowy ton. Prosisz o informację, a masz do tego pełne prawo.
Ostatnie pytanie o decyzję
Gdy jedno pytanie o status zostało bez odpowiedzi, ostatnia wiadomość może zamknąć sprawę bez urażonego czy roszczeniowego tonu.
Temat: Ostatnie pytanie o stanowisko [stanowisko]
Dzień dobry [Pani/Panie + imię],
chcę jeszcze raz zapytać o stanowisko [stanowisko]. Oferta wciąż mnie
interesuje i chętnie poznam informacje o dalszych krokach, gdy tylko będą
dostępne.
Dziękuję za czas, który zespół poświęcił na tę rekrutację. Jeśli harmonogram
się przesunął, w pełni to rozumiem i z przyjemnością przeczytam odpowiedź,
gdy okoliczności na to pozwolą.
Serdecznie pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
Po wysłaniu tej wiadomości ruch należy do pracodawcy. Dalsze szukanie pracy pozwala utrzymać tempo i daje konstruktywne ujście nerwowej energii, którą rodzi czekanie.
Gdy masz inną propozycję pracy
Poinformuj pracodawcę od razu i podaj dokładny termin odpowiedzi. To przydatna informacja przy planowaniu, a spokojny ton sprawi, że nie zabrzmi jak próba nacisku.
Temat: Harmonogram rekrutacji na stanowisko [stanowisko]
Dzień dobry [Pani/Panie + imię],
jeszcze raz dziękuję za możliwość udziału w rozmowach na stanowisko
[stanowisko]. Nadal bardzo chcę dołączyć do zespołu [nazwa firmy], zwłaszcza
dlatego, że [krótki, konkretny powód].
Mam inną propozycję pracy, na którą muszę odpowiedzieć do [data i godzina,
ze strefą czasową]. Chcę o tym poinformować na wypadek, gdyby zespół mógł
przekazać informacje o decyzji wcześniej.
Rozumiem, że rekrutacja ma własny harmonogram, i dziękuję za każdą
wskazówkę.
Z wyrazami szacunku
[Imię i nazwisko]
Wspominaj o innej propozycji tylko wtedy, gdy naprawdę ją masz. Zmyślony termin może podważyć zaufanie, a nawet skłonić firmę do zakończenia z tobą rekrutacji.
Po odmowie
Możesz odpowiedzieć, jeśli rozmowa była dla ciebie ważna albo naprawdę rozważasz inne stanowisko w tej organizacji. Niech wiadomość będzie życzliwa i krótka. Prośba o informację zwrotną jest rozsądna, choć niektórzy pracodawcy mają zasady, które ograniczają to, czym mogą się podzielić.
Temat: Dziękuję za informację
Dzień dobry [Pani/Panie + imię],
dziękuję za wiadomość. Oczywiście to dla mnie rozczarowanie, bo spotkanie
z zespołem i rozmowa o [konkretny aspekt pracy] były dla mnie bardzo
ciekawe. Doceniam też staranność, z jaką prowadzona była rekrutacja.
Jeśli to możliwe, chętnie dowiem się, co mogłoby wzmocnić moją kandydaturę
na podobne stanowisko. Z przyjemnością pozostanę też w kontakcie w sprawie
przyszłych ofert, które pasują do mojego doświadczenia w [trafny obszar].
Życzę wszystkiego dobrego, również całemu zespołowi.
Serdecznie pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
Zwrot „to dla mnie rozczarowanie” jest w pełni profesjonalny. Możesz nazwać swoje uczucia, nie obarczając nimi odbiorcy.
Niech szablon brzmi jak ty
Przeczytaj gotową wiadomość na głos. Jeśli zdanie w rodzaju „z ekscytacją myślę o synergii z Państwa dynamiczną organizacją” nigdy nie padłoby z twoich ust, usuń je. Prosty język brzmi pewnie, bo czytelnik nie musi go rozszyfrowywać.
Zostaw jeden lub dwa szczegóły z rozmowy. Użyj prawdziwego przykładu z własnej pracy. I na tym poprzestań. Dodatkowe przymiotniki, pochwały pod adresem firmy i powtarzane zapewnienia o entuzjazmie sprawiają zwykle, że szczery e-mail brzmi mniej osobiście.
Jeśli rozmowę online przerwał problem techniczny, wystarczy proste zdanie: „Dziękuję za cierpliwość podczas ponownego łączenia”. Nie trzeba długich przeprosin.
Przy rekrutacji wewnętrznej szanuj poufność i istniejące relacje. Podziękuj panelowi, połącz to, co wnosisz obecnie, z nowymi obowiązkami i zostaw przestrzeń na to, by współpraca dobrze się układała niezależnie od decyzji.
Nie zatrzymuj się w szukaniu pracy
Przemyślana wiadomość po rozmowie pozwala z klasą zamknąć ten etap. Wyślij ją, zapisz datę w narzędziu do śledzenia aplikacji i wróć do tych części szukania pracy, na które masz wpływ.
UseResume pomoże ci przygotować CV i list motywacyjny, dzięki którym do rozmowy w ogóle dochodzi. Po rozmowie te wzory dają prosty szkielet, w który wpiszesz wiadomość własnymi słowami.
Załóż konto w UseResume i przygotuj kolejną aplikację.
Czytaj dalej: poradniki o tym, jak napisać mocny list motywacyjny i jak zorganizować szukanie pracy przy napiętym grafiku.
