Słowa kluczowe w CV: czego szuka rekruter i skąd je wziąć

W jednej karcie przeglądarki otwarta jest oferta pracy, w drugiej CV. Serwisy o karierze zgodnie radzą, by w CV znalazły się właściwe słowa kluczowe. Znacznie mniej mówią o tym, które z kilkuset słów ogłoszenia nimi są, czy „koordynowanie” wystarczy tam, gdzie w ogłoszeniu stoi „koordynacja”, i ile razy dany termin musi się pojawić.

Na te pytania można odpowiedzieć nie tylko na wyczucie, bo firmy tworzące oprogramowanie rekrutacyjne publikują instrukcje dla rekruterów, którzy z niego korzystają. Instrukcje opisują, co rekruter może wpisać w okno wyszukiwania i co oprogramowanie z tym robi.

W praktyce słowo kluczowe w CV to termin, którego szuka rekruter albo który zespół rekrutacyjny podaje narzędziu do selekcji jako kryterium: nazwa stanowiska, umiejętność, narzędzie, certyfikat. Niektóre systemy dopasowują takie terminy dokładnie, inne dopuszczają odmiany, a kandydat nie wie, z którego korzysta dany pracodawca. Pewna metoda polega na tym, by wszystko, co jest prawdą o kandydacie, opisać sformułowaniami z ogłoszenia, zwykłym tekstem, z rozwiniętymi skrótami. Nic w instrukcjach nie nagradza powtarzania tego samego dwa razy.

Czym jest słowo kluczowe w CV

W instrukcjach słowem kluczowym jest wszystko, czego rekruter postanowi szukać. Greenhouse, producent systemu ATS (systemu do obsługi rekrutacji, w którym pracodawcy zbierają aplikacje i nimi zarządzają), radzi zespołom rekrutacyjnym, by zaczynały od „wyszukiwania nazw stanowisk, umiejętności, lokalizacji i innych słów kluczowych w pełnej treści CV i notatek wewnętrznych”. Konkurencyjny Workable podaje, że jego wyszukiwarka obejmuje „każdy termin, który można dopasować do profilu i CV kandydata, w tym poprzednie stanowisko, miejsce pracy lub wykształcenie”. Strona pomocy LinkedIn o wyszukiwaniu boolowskim, zamieszczona w centrum pomocy dla rekruterów, podaje jako przykład „accountant AND finance AND CPA” (księgowy, finanse, CPA): nazwę stanowiska, dziedzinę i certyfikat.

Zapytani o to rekruterzy opisują te same nawyki. Firma Jobscan, która sprzedaje oprogramowanie do porównywania słów kluczowych w CV z ofertą pracy, przeprowadziła w lutym i marcu 2025 roku ankietę wśród 384 rekruterów. Niemal wszyscy przyznali, że korzystają z filtrów w swoim systemie ATS lub podobnym narzędziu. Według raportu 76,4% filtruje kandydatów według umiejętności, 59,7% według wykształcenia, 55,3% według nazwy stanowiska, 50,6% według certyfikatów i licencji, a ponad 44% według lat doświadczenia. Ankietę przeprowadził dostawca, który ma interes w takiej, a nie innej odpowiedzi. Raport nazywa próbę losową, ale nie podaje, z jakiej populacji ją wylosowano ani jaki był odsetek odpowiedzi. Kategorie są jednak te same, które wymieniają instrukcje.

Narzędzia, które oceniają kandydatów za pomocą AI, konfiguruje się terminami tego samego rodzaju. Funkcja dopasowania w Greenhouse prosi zespół rekrutacyjny o „wymagane umiejętności, odpowiednie doświadczenie, nazwy stanowisk i (opcjonalnie) branżę”. Ashby, inny system ATS, radzi rekruterom, by każde kryterium wpisywane do oceny przez AI dotyczyło czegoś, co „można udowodnić na podstawie CV”. Jako przykład kryterium, którego należy unikać, podaje „ma dobry gust”, a proponowany zamiennik to „doświadczenie w kierowaniu projektowaniem konsumenckich produktów SaaS”.

Żadna z tych list nie wymienia cech osobistych, takich jak „dbałość o szczegóły” czy „umiejętność pracy w zespole”, a rada Ashby odwodzi rekruterów od kryteriów, których CV nie jest w stanie udowodnić. Takie słowa mogą mieć znaczenie dla osoby, która czyta CV, ale dokumentacja daje niewiele powodów, by sądzić, że rekruterzy ich szukają.

Jak rekruterzy szukają słów kluczowych

Rekruterzy nie zawsze korzystają z wyszukiwarki. W styczniu 2025 roku Greenhouse wyjaśnił osobom szukającym pracy, że aplikacje w jego systemie są w większości czytane po kolei, w kolejności wpływu, a wyszukiwanie i filtrowanie pojawiają się wtedy, gdy na stanowisko zgłaszają się setki lub tysiące kandydatów. Osobny artykuł opisuje, co system ATS robi z aplikacją i kiedy ją odrzuca.

Gdy rekruterzy już szukają, często korzystają z wyszukiwania boolowskiego, w którym terminy łączy się operatorami AND, OR i NOT. Artykuł z 2016 roku opublikowany przez Society for Human Resource Management (SHRM, amerykańskie stowarzyszenie specjalistów HR) wyjaśniał tę logikę członkom organizacji. Wyszukiwania z AND „należy stosować, by wskazać konkretne umiejętności, technologie i stanowiska, które są niezbędne w danej pracy”, natomiast wyszukiwania z OR „służą do poszerzenia wyszukiwania”. Greenhouse ujmuje tę samą logikę w dwóch etykietach. Słowa kluczowe oznaczone jako Required (wymagane) muszą pojawić się w aplikacji wszystkie, by system ją wyświetlił. Spośród oznaczonych jako Preferred (preferowane) wystarczy jedno.

W systemie, który dopasowuje frazy dokładnie, CV pojawi się w wynikach tego wyszukiwania tylko wtedy, gdy zawiera wszystkie jego elementy. CV z frazą „comiesięczne zamykanie ksiąg” się nie pojawi, choć chodzi o tę samą pracę.

Dla kandydata ważne są dwie cechy opisane w instrukcjach. Pierwsza: wyszukiwanie sprawdza, czy dany termin w ogóle występuje. Strony Greenhouse i Workable oraz strona Ashby o wyszukiwaniu kandydatów opisują terminy, które aplikacja albo zawiera, albo nie. Żadna nie opisuje wyniku, który poprawia się po powtórzeniu terminu. Trzy instrukcje to jednak nie wszystkie systemy. Żadna z nich nie mówi, jak szeregowane są wyniki, a artykuł SHRM zauważa, że w niektórych systemach wyniki „można sortować według daty znalezienia lub trafności”. Dopasowanie przez AI w Greenhouse opisano w tym samym duchu. Instrukcja podaje, że „wiele terminów może odpowiadać tej samej skalibrowanej umiejętności”, więc „dłuższa lista dopasowanych terminów nie zawsze oznacza wyższy wynik dopasowania”.

Druga cecha dotyczy tego, skąd biorą się terminy rekrutera. Greenhouse proponuje rekruterom „sugerowane słowa kluczowe wygenerowane na podstawie publicznego ogłoszenia”. Przynajmniej w tym systemie ogłoszenie, które czyta kandydat, i lista terminów, którą dostaje rekruter, mają to samo źródło.

Dokładne dopasowanie, synonimy i skróty

To, czy sformułowanie musi się zgadzać co do słowa, zależy od oprogramowania, a instrukcje nie są tu zgodne.

Tryby tolerancyjne są mniej tolerancyjne, niż się wydaje. Najluźniejsze ustawienie Ashby, jak ostrożnie ujmuje to sama instrukcja, przy wyszukiwaniu słowa localization „może zwrócić CV zawierające localized lub localize”. Przykład dopasowania przybliżonego w Workable dotyczy imienia: wyszukiwanie Tom może zwrócić także Tim. To, czy „koordynowanie” spełni warunek wyszukiwania „koordynacja”, zależy więc od ustawienia, którego kandydat nigdy nie widzi.

Greenhouse łagodzi dokładne dopasowanie w inny sposób. Według wpisu dla osób szukających pracy oprogramowanie podsuwa „trafne słowa kluczowe i ich synonimy, których rekruterzy mogą użyć w wyszukiwaniu”, więc ogłoszenie, w którym pada JavaScript, może skłonić do wyszukania React lub TypeScript. Podpowiedzi poszerzają to, co wpisuje rekruter. Nie zmieniają sposobu dopasowania wpisanego terminu: rekruterzy, jak podaje wpis, „znajdą dokładne dopasowania w aplikacjach kandydatów”.

Skróty nie są traktowane bardziej konsekwentnie. W liczącym już dziesięć lat artykule SHRM Irina Shamaeva, ówczesna szefowa sourcingu w firmie headhunterskiej Brain Gain Recruiting, mówiła, że niektóre systemy rozumieją skróty. LinkedIn wtedy ich nie rozumiał: wyszukiwanie „chief financial officer” (dyrektor finansowy) i wyszukiwanie CFO dawały różne wyniki. Rekruter może objąć oba warianty, łącząc je operatorem OR, ale rekruter w pośpiechu może tego nie zrobić.

Koszty niedopasowania opisano, choć ich nie zmierzono. W raporcie z 2021 roku przygotowanym przez Harvard Business School i Accenture autorzy napisali, że pracownicy, którzy „opisują część umiejętności lub doświadczenia innym językiem niż ten użyty w ogłoszeniu, odpadają z procesu”. Ten sam raport podaje liczbę często cytowaną w poradach o słowach kluczowych: 88% ankietowanych pracodawców stwierdziło, że wykwalifikowani kandydaci o wysokich kompetencjach byli odsiewani, bo nie spełniali „dokładnych kryteriów określonych w ogłoszeniu”. Ankieta objęła na początku 2020 roku 2275 menedżerów wyższego szczebla w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii i Niemczech, a pytanie zadano tylko tym, których firmy korzystały z systemu rekrutacyjnego. Jako przykład kryterium sam raport podawał doświadczenie zawodowe. Liczba ta mierzy więc ogólnie surowe filtrowanie, a sformułowania są tylko jednym z jego elementów.

Skoro kandydat nie widzi, jaki system i jaki tryb są w użyciu, rozsądnie jest pisać pod najbardziej rygorystyczny. Oznacza to używanie każdego terminu w formie z ogłoszenia i podawanie przy pierwszym użyciu skrótu razem z pełną nazwą. Biuro karier Massachusetts Institute of Technology radzi podobnie: „Unikaj skracania istotnych słów kluczowych, bo system ATS może ich prawidłowo nie uwzględnić”.

Ta sama zasada dotyczy pisowni. Dla wyszukiwania dokładnego „optimisation” i „optimization” to różne słowa, więc kandydat aplikujący do brytyjskiego pracodawcy powinien pisać tak jak w ogłoszeniu. To samo dotyczy brytyjskiego kandydata, który aplikuje w Stanach Zjednoczonych.

Jak znaleźć słowa kluczowe w ofercie pracy

Za przykład niech posłuży wymyślone ogłoszenie dla starszego księgowego w firmie programistycznej.

Podkreślone terminy to rzeczowniki: nazwa stanowiska, zadania, narzędzia, standardy i kwalifikacje. Pogrupowane według rodzaju tworzą krótką listę.

Ostatni wiersz ogłoszenia nie wnosi do listy niczego. Warto natomiast zwrócić uwagę na słowa „Wymagane” i „Mile widziane”, bo odpowiadają etykietom Required i Preferred, które Greenhouse daje rekruterom do oznaczania wyszukiwanych terminów. Termin wymagany w ogłoszeniu jest prawdopodobnym kandydatem do pierwszej etykiety, choć instrukcja nie mówi, jak rekruterzy dokonują wyboru.

Każdy termin z listy przechodzi potem jeden test: czy jest prawdą w przypadku kandydata. Terminy, które go przejdą, trafiają do CV w formie z ogłoszenia. Wyodrębnieniem ich zajmie się darmowy generator słów kluczowych do CV, a poradnik o dopasowaniu CV do oferty pracy omawia dalsze przeredagowanie.

Niektóre ogłoszenia są zbyt ubogie, by dało się z nich ułożyć listę, a niektórzy kandydaci znają swoją pracę tylko pod nazwą używaną wewnętrznie przez pracodawcę. W obu przypadkach przydaje się baza O*NET prowadzona przez amerykański Departament Pracy. Jej strona dla księgowych i audytorów wymienia zadania w standardowym brzmieniu, na przykład „Przegląd kont pod kątem rozbieżności i uzgadnianie różnic”, oraz oprogramowanie używane w zawodzie. Jako In Demand (poszukiwane) oznacza umiejętności, które „często pojawiają się w ogłoszeniach pracodawców dla tego zawodu”. Ten sam cel spełnia lektura dwóch lub trzech innych ogłoszeń na to samo stanowisko.

Gdzie umieścić słowa kluczowe w CV

Dla wyszukiwarki położenie terminu ma niewielkie znaczenie. Greenhouse przeszukuje „pełną treść CV”. Workable zwraca wynik, jeśli słowa kluczowe znajdują się „w dowolnej sekcji profilu kandydata, takiej jak plik CV, doświadczenie zawodowe, umiejętności”. Ashby wyszukuje kandydatów „na podstawie tekstu w ich CV”. Termin liczy się bez względu na to, gdzie stoi, pod warunkiem że oprogramowanie w ogóle poradzi sobie z plikiem, a to zależy od tego, jak system ATS odczytuje CV.

Położenie ma za to znaczenie dla osoby, która otwiera CV, gdy wyszukiwarka już je znalazła. Termin na liście umiejętności pokazuje, że kandydat deklaruje daną umiejętność. Ten sam termin w punkcie pokazuje, gdzie ją wykorzystał i co z tego wynikło. W przykładzie kandydat na stanowisko księgowego wykonywał już tę pracę, ale opisał ją językiem poprzedniego biura.

Podsumowanie zawodowe i sekcja umiejętności mieszczą terminy, które nie pasują naturalnie do żadnego punktu: nazwę stanowiska, certyfikat, narzędzia.

Nazwa stanowiska powinna trafić do podsumowania tylko wtedy, gdy uczciwie opisuje pracę kandydata. Ponad połowa rekruterów w ankiecie Jobscan przyznała, że filtruje według nazwy stanowiska, więc warto zadbać o ten termin.

Dopasowanie a upychanie słów kluczowych

Dopasowanie polega na nazwaniu czegoś, co kandydat rzeczywiście robił, słowem z ogłoszenia. Upychanie to dodawanie terminów, które niczego nie opisują, albo powtarzanie jednego terminu w nadziei, że będzie się bardziej liczył.

Powtórzenia nic nie dają w wyszukiwaniu, które sprawdza tylko obecność terminu, a instrukcja dopasowania w Greenhouse mówi, że dłuższa lista dopasowanych terminów nie zawsze podnosi wynik. O przekonaniu, że aplikację trzeba naszpikować słowami kluczowymi, by pojawiła się w wynikach wyszukiwania rekrutera, wpis Greenhouse dla osób szukających pracy mówi: „W przypadku Greenhouse tak nie jest.” Certyfikat to problem innego rodzaju. Wyszukiwanie CPA znajdzie to CV, a rekruter, który je otworzy, przekona się, że kandydat tego tytułu nie ma. Uczciwa forma opisuje stan faktyczny, na przykład „w trakcie egzaminów CPA”.

Biuro karier MIT ujmuje tę granicę w jednym zdaniu: „Nadal musisz umieć wyjaśnić wszystko, co znajduje się w twoim CV.” Ukrycie dodatkowych terminów białą czcionką nie pozwala obejść tej granicy, a osobny artykuł wyjaśnia, co dzieje się z ukrytymi słowami kluczowymi po odczytaniu pliku przez system.

Pozostają dwie karty przeglądarki. Słowa kluczowe w ogłoszeniu to jego rzeczowniki: nazwa stanowiska, zadania, narzędzia i kwalifikacje. Te, które są prawdą w przypadku kandydata, trafiają do CV w pisowni z ogłoszenia, a obok skrótów stoją ich pełne nazwy. Jeśli wierzyć instrukcjom, do wyszukiwania wystarczy jedno wystąpienie. Drugie, w podsumowaniu lub na liście umiejętności, jest dla osoby, która przeczyta CV później. Resztę słownictwa z ogłoszenia można zostawić w drugiej karcie.

Jak pomaga UseResume

Ogólny chatbot, taki jak ChatGPT czy Claude, potrafi wypisać terminy z ogłoszenia, ale potem trzeba ręcznie wpleść je do dokumentu. UseResume to kreator CV z AI, stworzony z myślą o tym jednym dokumencie. Wklej treść oferty, a UseResume dopasuje CV do oferty i pokaże, które słowa kluczowe z ogłoszenia już pasują, a których brakuje. Każdą sugestię możesz edytować, dzięki czemu w CV nie znajdzie się termin, pod którym nie możesz się uczciwie podpisać.

CV powstaje w szablonie zgodnym z ATS, ze standardowymi nagłówkami sekcji, i pobierasz je jako PDF. Dla każdej oferty możesz zapisać osobną wersję, dzięki czemu słownictwo z jednego ogłoszenia nie trafi do kolejnej aplikacji.

Załóż konto i dopasuj CV do kolejnego ogłoszenia.