Det kan kännas mer utsatt än väntat att fråga
När du ber någon att vara referens ber du personen att ställa sitt yrkesmässiga omdöme bredvid ditt namn. Även när relationen är god kan det kännas obekvämt att trycka på skicka. Du kanske undrar om personen minns ditt arbete tydligt, om det har gått tillräckligt lång tid eller om förfrågan skapar en förpliktelse.
Ett genomtänkt meddelande löser mycket av den spänningen. Påminn personen om hur ni arbetade tillsammans, berätta vart ditt jobbsökande är på väg och ge personen ett bekvämt sätt att tacka nej. Det du vill ha är ett entusiastiskt och välgrundat ja.
Välj någon som har sett ditt arbete
Den mest användbara referensen kan beskriva din insats med konkreta exempel. En känd titel eller en hög position betyder inte mycket om personen knappt känner till ditt arbete.
En tidigare chef kan tala om prestationer, utveckling, omdöme och pålitlighet. En mer erfaren kollega eller en samarbetspartner från en annan avdelning kan ge fler detaljer om samarbete och tekniska insatser. En kund kan vara värdefull när relationen och eventuella sekretessregler tillåter det. Nyexaminerade kan fråga en lärare, en forskningshandledare, en handledare från praktiken eller en rådgivare i en studentförening som har sett relevant arbete.
Tänk på vilken roll du söker. För en tjänst med personalansvar väljer du någon som har sett dig leda och utveckla andra. För en teknisk roll kan en person som arbetade nära dig i leveranserna ge de tydligaste beläggen. Förbered flera möjliga referenser från olika delar av din karriär, så att du kan välja de mest relevanta namnen när en arbetsgivare frågar.
Kontrollera företagets policy och sekretess
Vissa organisationer slussar referensförfrågningar via HR och begränsar vilken information de anställda får lämna. Din tidigare chef kan ändå vara villig att ställa upp som personlig referens, även om företagets policy kan styra vad chefen kan ta upp. Fråga öppet och respektera svaret.
Ett jobbsökande som berör din nuvarande arbetsgivare kräver extra försiktighet. Välj en kollega du litar på, säg att samtalet är konfidentiellt och använd privata kontaktuppgifter. Många kandidater väntar till ett sent skede i intervjuprocessen innan de involverar någon på sin nuvarande arbetsplats.
Arbetsgivare skiljer sig också åt i när och hur de tar referenser. Följ instruktionerna i ansökan. Dela en persons kontaktuppgifter först när du har fått tillåtelse.
Det här ska en bra förfrågan innehålla
Börja med relationen. Nämn teamet, kursen, projektet eller perioden som förbinder er. Framför sedan förfrågan tydligt: fråga om personen känner sig bekväm med att vara referens åt dig.
Lägg till en kort uppdatering om vilka roller du söker och förklara varför just personens syn på dig är relevant. Erbjud dig att skicka ditt aktuella CV och jobbannonsen. Avsluta med en enkel väg ut och ett uppriktigt tack.
Håll meddelandet personligt. En förfrågan om referens ska låta som en yrkesperson som skriver till en annan. Allmänna formuleringar som i ett massutskick försvagar kontakten.
Mejlmall till en tidigare chef
Ämne: Förfrågan om referens
Hej [namn],
Hoppas att allt är bra med dig. Jag tänker fortfarande ofta på tiden i [teamet] på [företaget], särskilt på vårt arbete med [specifikt projekt eller period].
Just nu söker jag tjänster som [typ av roll] med inriktning på [relevant område]. Skulle du kunna tänka dig att vara referens åt mig? Du hade direkt ansvar för mitt arbete med [specifikt ansvarsområde], så din bild av min [relevanta kompetens, insats eller utveckling] vore särskilt värdefull.
Jag skickar gärna mitt aktuella CV och jobbannonsen innan någon arbetsgivare kontaktar dig. Om din tid eller företagets policy gör det svårt har jag full förståelse för det.
Tack för att du funderar på det. Jag uppskattade ditt stöd när vi arbetade tillsammans, och jag skulle vara tacksam för din hjälp med nästa steg.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Privat telefonnummer]
[Privat e-postadress]
Det konkreta minnet i första stycket är viktigt. Det hjälper chefen att snabbt placera dig och ger förfrågan värme.
Konfidentiell mall till en nuvarande kollega
Ämne: Konfidentiell förfrågan om referens
Hej [namn],
Jag hör av mig i förtroende eftersom jag har börjat titta på möjligheter som [typ av roll]. Mitt jobbsökande är konfidentiellt i det här skedet, och jag vore tacksam om du höll det för dig själv.
Vi arbetade nära varandra med [projekt eller ansvarsområde], och du såg själv mitt bidrag till [specifikt område]. Skulle du kunna tänka dig att vara referens om jag kommer till ett sent skede hos en arbetsgivare?
Jag kan skicka mitt CV, den aktuella annonsen och information om processen innan jag lämnar ut dina kontaktuppgifter. Tacka gärna nej om det känns obekvämt medan vi båda arbetar på [företaget].
Tack för att du funderar på det och för att samtalet stannar mellan oss.
Hälsningar
[Ditt namn]
[Privat telefonnummer]
[Privat e-postadress]
Välj den här vägen bara när du litar på personen och förstår vilken risk det kan innebära på arbetsplatsen. Din trygghet och din ekonomiska stabilitet ska gå först.
Mall till en lärare eller akademisk handledare
Ämne: Förfrågan om referens från [ditt namn]: [kurs eller projekt]
Hej [namn],
Jag läste din kurs [kursnamn] under [termin och år], där jag genomförde [specifik uppgift, forskning eller projekt]. Jag arbetade också med dig genom [labb, examensarbete, assistenttjänst eller annan koppling].
Nu söker jag juniora tjänster inom [område eller roll]. Tjänsterna bygger på [relevanta kunskaper eller kompetenser], särskilt den erfarenhet jag fick genom [specifikt akademiskt arbete]. Skulle du kunna tänka dig att vara akademisk referens åt mig?
Jag kan skicka mitt CV, mitt studieintyg om det är relevant, en kopia av mitt arbete och jobbannonsen så att det blir lättare att bedöma förfrågan. Jag förstår att du kan ha mycket att göra, så tacka gärna nej om det inte passar.
Tack för att du överväger min förfrågan och för den vägledning du gav mig under [kurs eller projekt].
Med vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Telefonnummer]
[E-postadress]
Lärare undervisar många studenter. Kursdatum, namn på uppgifter och en kopia av arbetet kan hjälpa dem att minnas dig rätt.
Mall för en vänlig påminnelse
Skicka en kort påminnelse när det har gått rimligt lång tid. Tystnad kan bero på arbetsbörda, en gammal e-postadress eller osäkerhet. Betrakta frågan som obesvarad tills personen bekräftar.
Ämne: Påminnelse om min förfrågan om referens
Hej [namn],
Jag ville följa upp förfrågan om referens som jag skickade den [datum], ifall meddelandet har försvunnit i inkorgen.
Jag fortsätter att söka tjänster som [typ av roll] och skulle värdesätta din bild av vårt samarbete på [företaget eller organisationen]. Om tidpunkten är svår har jag full förståelse för det.
Tack igen för att du funderar på det.
Hälsningar
[Ditt namn]
Får du inget svar efter en påminnelse går du vidare till en annan person. En referens som vill ställa upp ska känna sig bekväm med att svara.
När personen säger ja
Tacka snabbt och bekräfta vilken e-postadress, vilket telefonnummer, vilken titel och vilken organisation personen vill att du uppger. Att uppgifterna blir rätt är en fråga om artighet.
Skicka ditt aktuella CV och den jobbannons det gäller när ansökan börjar bli på allvar. Påminn om två eller tre projekt ni genomförde tillsammans och förklara vilka delar av rollen som hänger ihop med det arbetet. Du friskar upp personens minne, men personen bestämmer helt själv vad som sägs.
Berätta vilket företag och vilken roll det gäller, hur långt rekryteringen har kommit, när kontakten troligen sker och hur. En kort förvarning innan en arbetsgivare ringer gör att personen kan svara med säkerhet. Om processen ändras eller om du drar dig ur, meddela personen.
Gör referenslistan tydlig
När en arbetsgivare ber om ett separat dokument med referenser använder du samma namn och kontaktuppgifter överst som i ditt CV. Ta med följande för varje person:
[Fullständigt namn]
[Nuvarande titel], [Organisation]
[Yrkesmässig relation, till exempel ”Tidigare närmaste chef på Företaget”]
[E-post]
[Telefon]
Följ arbetsgivarens önskemål om format och antal referenser. En rad som förklarar relationen hjälper läsaren att förstå varför du valde varje person.
Förbered personen utan att skriva svaret
Det är rimligt att ge bakgrund och påminna någon om arbete som personen har sett. Ett manus sätter er båda i en obekväm sits och kan låta konstlat under samtalet.
Ge din referens korrekt underlag: jobbannonsen, ditt CV, projekten ni hade gemensamt och eventuella resultat som är offentliga eller inte omfattas av sekretess. Låt personen själv avgöra vilka exempel som verkligen speglar hur det var att arbeta med dig.
Om en referens ifrågasätter något som står i ditt CV, ta det på allvar. Förtydliga formuleringen innan en arbetsgivare hittar samma brist.
Möt ett nej med vänlighet
En person kan tacka nej på grund av tidsbrist, regler på arbetsplatsen, att personen inte minns ditt arbete så väl eller obehag inför referenser i allmänhet. Tacka för svaret och låt relationen vara intakt. Du förtjänar en referensperson som kan tala med verklig övertygelse, och ett tydligt nej hjälper dig att hitta en sådan.
Om svaret känns tvekande, ge personen utrymme att dra sig ur. Entusiasm betyder mer än status.
Tacka och håll personen informerad
När någon har lämnat en referens skickar du ett personligt tack. Berätta när du tackar ja till en tjänst eller när processen är avslutad. Personen gav dig sin tid och sitt yrkesmässiga förtroende; att visa uppskattning för det stärker relationen.
Håll kontakten även efter jobbsökandet. Hör av dig med en uppdatering ibland, gratulera när personen har goda nyheter och erbjud din hjälp när du kan. Sunda yrkesrelationer går åt båda hållen.
Där UseResume kommer in
UseResume hjälper dig att förbereda dokumenten runt referensprocessen. Du kan ladda upp eller skapa ett CV, anpassa det efter en jobbannons, redigera utkastet, välja en mall, exportera en PDF och skapa ett personligt brev.
Hantering av referenser och kontakten med dem ligger utanför tjänsten. Håll ordning på tillstånd, kontaktuppgifter och uppdateringar i ett säkert system som du redan litar på.
Be om referensen med värme och tydlighet
En bra förfrågan om referens är rak, hänsynsfull och personlig. Välj någon som känner till arbetet. Ge personen användbar bakgrund. Respektera svaret och personens tid.
Det räcker. Du ber om stöd i arbetslivet från en person vars omdöme du värdesätter, och meddelandet får gärna låta precis så mänskligt.
Skapa ditt konto och förbered det anpassade CV:t och det personliga brev som du ska dela med dina referenser.
Läs vidare i guiden om att följa upp efter en intervju och i råden om att skriva ett uppsägningsbrev.
