PDF eller Word: i vilket format ska du skicka ditt CV?

Mot slutet av en jobbansökan på nätet finns det oftast en ruta för uppladdning, och under den en rad med finstilt text som räknar upp vilka filer som tas emot. CV:t är troligen skrivet i Word eller Google Docs, och båda programmen sparar det som en Word-fil eller en PDF på några sekunder. Formuläret tar emot båda och säger inte vilken det helst vill ha.

Råd om valet är lätta att hitta och svåra att få ihop. Enligt den ena sidan är PDF det enda sättet att vara säker på att sidan kommer fram med samma utseende som när den skickades. Enligt den andra går det inte att lita på att rekryteringssystem (ATS), den programvara som arbetsgivare använder för att samla in och sortera ansökningar, kan läsa en PDF, så en Word-fil är det säkra valet.

Det andra påståendet fanns i tryck redan 2012. Alla system vars dokumentation lästes inför den här artikeln tar i dag emot PDF, och den federala jobbsajten i USA rekommenderar formatet. Texten nedan följer varningen tillbaka till det året, redovisar vad tillverkarna av systemen säger om filtyper och pekar ut den enda sortens PDF som faktiskt inte fungerar och de situationer där Word fortfarande är rätt fil. Det korta svaret: om annonsen eller rekryteraren anger ett format, skicka det. Skicka annars en PDF som sparats direkt från programmet som CV:t skrevs i, och behåll Word-versionen till den rekryterare som ber om den.

Var rädslan för PDF kommer ifrån

En tidig version av varningen går att datera. Den 1 mars 2012 publicerade branschtidningen CIO fem tips för att få ett CV genom ett ATS. De kom från Jon Ciampi, vd för Preptel, ett nystartat företag som sålde en tjänst för att anpassa CV:n till de här systemen. Det första tipset var ”Skicka aldrig ditt CV som PDF”, och skälet som angavs var en enda mening långt: ”Eftersom rekryteringssystem saknar ett standardiserat sätt att strukturera PDF-dokument blir de lätt feltolkade, säger Ciampi.” Samma artikel innehöll siffran, upprepad sedan dess, att systemen kostar 75 procent av kandidaterna deras chans till en intervju, en siffra som artikeln angav utan urval eller metod.

När det gäller filtyper låg tipset dock nära det som en leverantör sa till kandidater två år senare. Workable, som utvecklar ett ATS, publicerade en guide i januari 2014, som fortfarande finns kvar på nätet, där det stod: ”Skicka in ditt CV i ett textformat, helst .doc eller .docx.” En PDF var godtagbar på ett villkor: att kandidaten ”exporterar den från ordbehandlingsprogrammet” och inte skannar en utskriven sida.

Varningen lever kvar som en gardering, och guiderna är inte längre överens om vilket format den gäller. Av tre guider som lästes inför den här artikeln, alla publicerade av företag som säljer program för CV:n eller jobbsökande, medger en att de flesta system i dag kan läsa en PDF men kallar Word-filer ”ett säkrare kort”, en säger att dess egna tester visade att de flesta system tolkade PDF:er mer korrekt, och den tredje säger att arbetsgivare med äldre system ”kan ha svårt med Word-filer”. Ingen av dem namnger ett system som misslyckas, och den som hänvisar till tester publicerar dem inte.

Vad ATS-leverantörerna säger om PDF och Word

De organisationer som tar emot CV:n publicerar listor över vilka filer de accepterar, och PDF finns med på varje lista som lästes inför den här artikeln.

Textkernel, som säljer programvara för CV-tolkning som andra företag bygger in i sina produkter, listar på samma sätt både Word och PDF bland de format som dess tolkare tar emot.

Den federala regeringen går längre än att bara ta emot PDF. I en vägledning från 2025 anger Office of Personnel Management den formulering som USAJOBS, den federala regeringens jobbsajt, visar för sökande: ”Vi rekommenderar att du sparar och laddar upp ditt CV som PDF för att behålla formateringen och antalet sidor.”

En leverantör avråder fortfarande från formatet. Textkernels dokumentation för utvecklare säger: ”Om du vill minimera konverteringsproblem, använd inte PDF-dokument.” Sedan smalnar invändningen av. ”Många PDF:er konverteras och tolkas utan problem”, fortsätter sidan, och de flesta felrapporter som företaget får om dokument som inte tolkades korrekt visar sig gälla ”en skadad PDF-fil”. Invändningen gäller alltså filer vars underliggande text är skadad, och kontrollen som beskrivs längre fram i artikeln är ett sätt att ta reda på om en fil är en av dem.

Adobe, som uppfann PDF-formatet och därför har ett intresse i frågan, säger samma sak mer rakt ut: ”Ingen källa visar att filändelsen avgör om tolkningen lyckas. Den verkliga variabeln är om det finns ett textlager.” Ett karriärcenter utan något att sälja håller med. MIT:s råd till sina studenter är att det, om inte annonsen säger något annat, ”oftast är ganska säkert att använda antingen filtypen .doc/.docx eller .pdf”.

PDF:en som egentligen är en bild

Det är textlagret som gör att den gamla varningen fortfarande har viss tyngd. En PDF kan rymma en sida på två sätt. I det ena, förklarar Adobe, ”är varje tecken kodat som faktiska data” som program kan markera, söka i och kopiera. I det andra ”är sidan helt enkelt en bild av text, med pixlar ordnade så att de ser ut som bokstäver”. De två, tillägger Adobe, ”ser identiska ut på skärmen”.

Ett CV blir av det andra slaget när det någon gång på vägen till PDF görs om till en bild. Adobes lista över hur det kan hända omfattar att skanna en utskrift, ta en skärmbild, fotografera en sida, platta till en PDF och konvertera text till konturer i ett designprogram. Words egen export kan göra det i ett fall, när ett typsnitt inte går att bädda in i filen, vilket tas upp i artikeln om typsnitt för CV:t.

Vad som händer med en sådan fil beror på hur arbetsgivarens programvara är inställd. Att läsa ut bokstäver ur en bild kräver optisk teckenigenkänning (OCR). Textkernels dokumentation behandlar OCR som ett tillval som kunderna slår på, till en liten extra kostnad per dokument och med en gräns på 10 sidor. ”I genomsnitt behöver ungefär 5 % av dokumenten OCR”, skriver företaget. För ett konto där tillvalet inte är påslaget förklaras resultatkoden på en rad: ”Dokumentet är bara en bildfil.” Greenhouse nämner CV:n som ”laddats upp som en bild i stället för som ett dokument (till exempel .docx eller .pdf)” bland orsakerna till att en tolkning misslyckas. Workable säger däremot att de CV:n som kunderna laddar upp tolkas, ”även bildbaserade CV:n”. Även där OCR körs varnar Adobe för att tekniken ”kan ge upphov till fel”.

En sökande kan inte se utifrån vilken av de här lösningarna en arbetsgivare har. I Greenhouse leder en misslyckad tolkning inte till att kandidaten försvinner: rekryteraren ser ett meddelande om att CV:t ”endast har bifogats till kandidaten” och måste skriva in uppgifterna för hand. Den troliga kostnaden är en post med tomma fält.

En låst fil misslyckas på ett enklare sätt. Words PDF-export har ett alternativ för att ”kryptera dokumentet med ett lösenord”. Textkernels dokumentation beskriver vad programvaran gör av resultatet: ”Dokumentet är krypterat och kan bara öppnas med ett lösenord, som vi av förklarliga skäl inte har!”

Vad en PDF skyddar

Argumenten för PDF handlar om vad som händer när en människa öppnar filen. En PDF bär normalt med sig sina typsnitt och låser varje rads position. En Word-fil bryts om på nytt av det program som öppnar den. People with Energy, en brittisk rekryteringsbyrå som helst tar emot Word-filer, beskriver resultatet öppenhjärtigt: ”Word-dokument kan se olika ut i olika versioner av Microsoft Office, vilket leder till överlappande textrutor, punkter som inte visas och ett CV som blir svårt att läsa.”

En förskjuten layout kan också ändra antalet sidor, och på ett ställe är det mer än en fråga om utseende. Sedan den 27 september 2025 begränsar USAJOBS CV:n till två sidor, och samma federala vägledning säger att en sökande vars enda CV är längre ”inte längre kan komma i fråga”. Det förklarar formuleringen i rekommendationen, som förordar PDF ”för att behålla formateringen och antalet sidor”.

En Word-fil kan också innehålla mer än det som syns på sidan. Microsofts lista över vad ett dokument kan innehålla börjar med: ”Kommentarer, revisionsmarkeringar från spårade ändringar, versioner och pennanteckningar”. Ett CV som en vän eller en betald CV-skribent har kommenterat kan komma fram med anteckningarna kvar i filen.

När det gäller vad rekryterare föredrar hittades en undersökning med angivet urval. I juni 2024 publicerade Adobe resultaten av en enkät med 502 rekryteringsproffs i USA: ”3 av 4 rekryteringsproffs säger att PDF är det format de helst tar emot CV:n i.” Diagrammet i samma inlägg säger ”Nästan 3 av 4”, och någon exakt procentsats anges inte. Förbehållen är tydliga nog. Adobe säljer program för PDF, inlägget gör reklam för företagets konverteringsverktyg, och det redovisar varken hur frågan var formulerad eller vad övriga svarade. Siffran är en indikation, från en part med egna intressen, på att de flesta som läser CV:n hellre tar emot en PDF.

Greenhouses hjälpsida om filformat tillför en liten detalj. Där nämns i förbigående att systemet ”inte laddar externt länkade bilder när ett CV konverteras till PDF för förhandsvisning”. Åtminstone i det systemet är förhandsvisningen av ett CV alltså en PDF som programvaran skapar av den uppladdade filen.

När ett CV i Word fortfarande vinner

Det första fallet behöver ingen motivering. Om annonsen eller formuläret ber om Word, skicka Word. MIT:s karriärcenter uppmanar studenterna att ”vara noga med vilken filtyp som efterfrågas i ATS:et och undvika andra typer även om plattformen inte hindrar dig från att ladda upp dem”.

Det andra fallet är rekryteraren på en rekryteringsbyrå, och det är det som oroar folk. På Workplace Stack Exchange, en webbplats för frågor och svar, frågade en kandidat 2021 om det fanns skäl till oro när en rekryterare bett om ett CV i vilket format som helst utom PDF. Svaret med flest röster slutade med två ord: ”Helt normalt”. Ett annat, från en rekryterande chef, kallade begäran ”en varningssignal”.

Båda har en poäng. Dave Fecak, som har mer än 20 års erfarenhet av rekrytering, främst för nystartade teknikföretag, och som driver en firma som skriver CV:n, listade skälen till att rekryterare på byråer ber om Word i ett inlägg från 2018. Byråerna lägger till sin logotyp, eftersom de ”vill vara säkra på att kunden vet exakt vilken byrå som skickade CV:t”. Ibland tar de bort namn och kontaktuppgifter. De importerar texten till sin egen databas. Och ibland kräver kunden det. People with Energy säger ungefär detsamma om sig själv: ”Vi föredrar Word, främst för att vi ska kunna göra mindre ändringar i ditt dokument, till exempel rätta stavfel, ta bort personuppgifter av integritetsskäl och lägga till vår logotyp i sidhuvudet.”

Risken är att ändringarna inte är små. Fecak konstaterar att ”det har hänt att rekryterare har ändrat innehållet på väsentliga punkter”, ibland utan kandidatens samtycke. Att hålla inne med Word-filen är inget vidare skydd, eftersom Word kan öppna en PDF och ”konvertera innehållet till ett format som Word kan visa”, redo att redigeras. Hans råd är att i stället ställa villkor: ”be alltid rekryterare att fråga om lov innan de ändrar något över huvud taget i innehållet i ditt CV”. Ett svar i den här stilen gör just det.

En Word-fil som ska skickas är värd en minuts förberedelse. Godkänn eller avvisa alla spårade ändringar och ta bort kommentarerna; kommandot Granska dokument i Word, under Arkiv och sedan Info, hittar det som finns kvar. Ha namn och kontaktuppgifter i själva sidans brödtext, eftersom Greenhouses lista över orsaker till misslyckad tolkning omfattar CV:n som har dem ”i sidhuvudet, sidfoten eller en textruta”. Och använd ett typsnitt som mottagarens dator sannolikt har.

Så kontrollerar du en PDF och döper filen

För att få rätt sorts PDF ska dokumentet sparas som PDF, inte skrivas ut och skannas. I Word är Microsofts instruktioner att välja Spara som eller Spara en kopia och välja PDF i listan över filtyper. I Google Docs är det Arkiv och sedan Ladda ner. Två av Words exportalternativ är värda en titt. Alternativet för vad som ska publiceras ska stå på Dokument, inte Dokument med markeringar, annars hamnar spårade ändringar i PDF:en. Lösenordsalternativet ska vara avslaget.

Kontrollen tar en minut. Öppna PDF:en och dra markören över en rad. Adobes regel är kort: ”Om texten går att markera har den ett textlager.” Markera sedan allt, kopiera det, klistra in det i en enkel textredigerare och läs från början. Orden ska stå där en gång, hela och i samma ordning som på sidan. Workables guide visar hur en kandidats namn kan se ut när de inte gör det:

MIT föreslår ett liknande test, att spara CV:t som en ren textfil, och nämner de två saker som ska letas efter: text som saknas och text i fel ordning. En längre version av kontrollen, med exempel på ett godkänt och ett underkänt resultat, finns i artikeln om CV i två kolumner.

Storleken behöver sällan någon uppmärksamhet: en fil under 2 MB klarar alla gränser i tabellen ovan. Kvar är namnet. Workables guide avslutar sin lista över formateringsregler med ”Skriv ditt namn i filnamnet på ditt CV”, och People with Energy ger skälet: det ”gör det lätt för rekryterare att hitta rätt fil”.

Så, tillbaka till uppladdningsrutan. Om den finstilta texten eller annonsen ber om ett visst format är det det som ska skickas. Om båda räknas upp är filen som ska laddas upp en PDF som sparats direkt från ordbehandlingsprogrammet, med text som går att markera och kopiera ut i rätt ordning. Word-filen stannar på datorn för den byrå som vill lägga till sin logotyp, på villkor att inget annat ändras utan lov.

Så hjälper UseResume

Word och Google Docs är allmänna verktyg, och det är ChatGPT och Claude också: alla kan ta fram ett CV, men inget av dem är byggt för det. UseResume är en CV-byggare med AI som är gjord för just det dokumentet, och filen är en del av uppgiften. CV:n byggs i ATS-vänliga mallar med standardrubriker och med typsnitt, färger, layout och ordning på avsnitten som du kan justera, och de laddas ner som PDF.

Har du ett CV som bara finns som en gammal Word-fil eller PDF kan du importera det, så att du inte behöver skriva in något igen. CV-granskningen ger det sedan poäng från 0 till 100 utifrån 37 kontroller i 8 kategorier och listar vad du bör åtgärda först, och du kan spara en separat version för varje jobb.

Skapa ditt konto och utgå från det CV du redan har.