Patří reference do životopisu?

Životopis se obvykle dokončuje shora dolů a poslední rozhodnutí se týká spodní části stránky. Starší šablony a životopisy, které někdo naposledy upravoval před deseti lety, často končí sekcí s nadpisem Reference nebo jedinou větou: „Reference na vyžádání“. Uchazeč musí zvolit, jestli sekci zaplní jmény a telefonními čísly, větu ponechá, nebo smaže obojí.

U přihlášky do zaměstnání ve Spojených státech zní odpověď: smazat obojí. Zaměstnavatelé reference obvykle kontaktují na konci výběrového řízení, dlouho poté, co životopis odvedl svou práci, a o jména si řeknou, až je budou chtít. Seznam cizích kontaktů nikomu při prvním třídění nepomůže a věta, která ho slibuje, zaměstnavateli neřekne nic, co by už nepředpokládal.

Existují výjimky: inzerát, který reference žádá, akademické CV a několik zemí, kde je věta o referencích stále zvykem. Následující části ukazují, jak tato zvyklost vypadá dnes, kdy zaměstnavatelé reference ověřují a co s nimi dělají, kdy platí výjimky a jak připravit samostatný seznam referencí, který sekci nahradil.

Věta, která nic neříká

Tahle formulace mizí už dlouho. Průvodce psaním životopisů, který v roce 2009 vydal americký statistický úřad Bureau of Labor Statistics, už popisoval rozkol. Někteří autoři podle něj končili větou „Reference na vyžádání“, zatímco jiní „předpokládají, že dostupnost referencí je samozřejmá, a místo využijí pro důležitější informace“. Vzorové životopisy v průvodci tuto větu ještě nesly, u jednoho však byla vytištěna poznámka: „Věta se někdy vynechává“. V širší otázce byl průvodce už tehdy jednoznačný: „Životopisy obvykle neobsahují jména osob, které poskytují reference“.

Od té doby se rady přitvrdily. Kariérní centrum Harvardovy univerzity vede krátký seznam toho, co do životopisu nepatří, a jedna položka má dvě slova: „Uvádět reference“. Kanadský vládní pracovní portál radí uchazečům mít reference na samostatném listu a poskytnout je „jen tehdy, když o ně někdo výslovně požádá“.

Zdůvodnění je krátké. Od každého uchazeče se předpokládá, že reference doložit umí, takže věta o tom nikoho od ostatních neodliší. Samotná jména stojí víc. Tři reference s pozicemi a kontakty zaberou šest až devět řádků, což je na jednostránkovém životopise místo pro celé jedno zaměstnání.

Populární příručky k životopisům často přidávají další dvě výtky: že věta svádí k diskriminaci kvůli věku a že blok referencí mate software, který životopisy zpracovává. Příručky prostudované pro tento článek nenabídly k žádnému z těchto tvrzení studii ani test. Prostší námitka, že místo se dá využít lépe, stačí.

Kdy zaměstnavatelé reference ověřují

Silnější argument se týká načasování. Office of Personnel Management (OPM), úřad, který určuje pravidla náboru pro americkou federální vládu, popisuje ověřování referencí jako krok „obvykle prováděný ke konci výběrového procesu“, kdy už zbývá jen několik uchazečů. Workable, výrobce systémů ATS, radí svým zákazníkům totéž: ověřovat reference „v závěrečné fázi náboru před předložením nabídky zaměstnání“. Kanadský Job Bank to podává z pohledu uchazeče: „Zaměstnavatel chce reference jen tehdy, když vážně zvažuje, že vás přijme.“

Kdo tedy čte životopis ve fázi prvního třídění, rozhoduje o tom, koho pozve na pohovor, a telefonní číslo bývalého nadřízeného k ničemu nepotřebuje. Ve chvíli, kdy ho někdo opravdu chce, už zaměstnavatel uchazeče zná a může se prostě zeptat.

Samotné ověření je formálnější, než mnoho uchazečů čeká. Podle OPM se reference obvykle sbírají po telefonu ve strukturovaném rozhovoru, který trvá asi 20 minut na jednu osobu, a doporučuje se oslovit nejméně tři. Otázky jdou dál než jen k potvrzení dat. V průzkumu personální agentury Accountemps, kterou vlastní Robert Half, z roku 2019 uvedlo více než 2 800 vyšších manažerů, že od reference nejvíc chtějí pohled na silné a slabé stránky uchazeče (38 %), a dále popis jeho dřívějších povinností (22 %).

Titíž manažeři uvedli, že po ověření referencí vyřadili zhruba třetinu uchazečů (34 %), a kanadská verze průzkumu, která zahrnula více než 600 vyšších manažerů, dospěla k 32 %. Jde o vlastní odhady manažerů z průzkumu, který si objednala firma prodávající náborové služby, a podle toho je třeba je číst. Střízlivější hodnocení OPM říká, že ověření referencí předpovídá pracovní výkon lépe než počet let vzdělání nebo praxe, ale hůř než testy kognitivních schopností.

To, co reference řekne, má své meze. OPM upozorňuje, že „mnoho zaměstnavatelů odmítá poskytovat negativní informace o bývalých zaměstnancích ze strachu před žalobou pro pomluvu“, a britská vláda ve svých pokynech uvádí, že reference může být stručná, „například pozice, plat a doba zaměstnání“. I tak mají reference v konečném rozhodnutí skutečnou váhu. Důvod, proč je do životopisu nepsat, souvisí s tím, kdy se čtou, nikoli s tím, zda na nich záleží.

Kdy reference do životopisu patří

Pravidlo ustupuje ve čtyřech situacích.

První je zaměstnavatel, který o ně požádá. Pokud inzerát žádá poslat reference spolu s přihláškou, pošlete je v požadované podobě. Často to znamená vyplnit je do formuláře přihlášky místo do životopisu: průvodce BLS uvádí reference mezi běžnými poli žádosti o práci, kde se žádají „jména, telefonní čísla a adresy tří nebo čtyř lidí, kteří souhlasili, že vás doporučí“. Pokud inzerát žádá dokument, poslouží lépe samostatná stránka za životopisem než sekce do něj vtěsnaná.

Druhou je akademická sféra. Akademické CV se řídí jinými zvyklostmi než životopis a Online Writing Lab univerzity Purdue radí uchazečům, že „by měli přiložit také seznam referencí, buď jako součást CV, nebo na samostatné stránce“.

Třetí je známé jméno. Průvodce BLS připustil, že někteří hodnotitelé doporučují pravidlo porušit, „pokud jsou jména v daném povolání nebo oboru známá“. Reference od někoho, koho budoucí nadřízený zná a váží si ho, je informací, kterou neznámé jméno není.

Čtvrtou je zeměpis. Ve Velké Británii, na Novém Zélandu a v Austrálii, kde se lidem poskytujícím reference říká referees, je závěrečná věta o nich stále přijatelná a na Novém Zélandu dokonce doporučená. Rady jsou ale chladnější, než by zvyk napovídal, a v Austrálii se o nich vedou spory.

I tam, kde věta přežívá, jména často ne. Britské i novozélandské rady berou „na vyžádání“ jako výchozí stav a údaje o osobách poskytujících reference se dodávají až na žádost zaměstnavatele.

Teenager, který podává první životopis místnímu zaměstnavateli, je zvláštní případ, protože nemá pracovní historii, kterou by zaměstnavatel mohl ověřit. Věnuje se mu článek o prvním životopisu středoškoláka.

Cizí telefonní čísla

Sekce referencí je jediná část životopisu, kterou tvoří informace o někom jiném. National Careers Service, provozovaná britskou vládou, je v tom přímočará: „do CV byste neměli psát kontaktní údaje jiné osoby.“ Životopis nezůstane tam, kam byl poslán. Nahrává se na pracovní portály, ukládá do databází zaměstnavatelů a personalisté ho přeposílají, a mobilní číslo bývalého nadřízeného cestuje s ním. Podle britského zákona o ochraně údajů jsou informace, které se týkají identifikovatelné osoby, jako jméno s telefonním číslem, osobními údaji. Ať zákon v dané zemi říká cokoli, zdvořilost velí totéž.

Druhým problémem je kontrola. Jakmile jsou jména v životopise, kdokoli, kdo ho má, je může kdykoli obvolat. Předčasný kontakt může dělat starosti, i když se zaměstnavatel nejdřív zeptá. V jednom vlákně na Blindu z roku 2021 se zaměstnanec ptal, jestli je normální, že startup chce reference ještě před zasláním nabídky, protože jmenovat kolegy by znamenalo prozradit jim, že hledá práci. Nicka Corcodilose, headhuntera, který léta odpovídá na dotazy čtenářů ve svém sloupku Ask The Headhunter, se v roce 2011 někdo zeptal, proč personalisté chtějí podrobné reference ještě před jakoukoli schůzkou. Odpověděl, že když je uchazeč rozdává volně, lidi na seznamu tím vyčerpá: „Vaše reference budou mít telefonátů po krk.“ V roce 2020 zašel dál: „Je to běžný trik, že si personalista vyžádá reference předem“, napsal, a pak oslovuje jmenované kvůli téže pozici nebo jiným. Někdy prý cílem vůbec není pohovor.

Britským zaměstnavatelům úřední rady předčasné ověřování nedoporučují. Acas, veřejný orgán, který radí v pracovněprávní praxi, jim říká: „Nejlepší je požádat o reference v závěrečné fázi náboru, když předkládáte nabídku zaměstnání.“ Než nový zaměstnavatel osloví současného zaměstnavatele uchazeče, měl by podle Acas mít jeho souhlas a předložit podmíněnou nabídku. Americké právo je skoupější. Zaměstnavatel, který si na prověrku najme externí firmu, musí mít podle zákona Fair Credit Reporting Act písemný souhlas uchazeče. Toto pravidlo se týká firem provádějících prověrky a pokyny Federal Trade Commission (Federální obchodní komise) pro uchazeče se telefonáty, které zaměstnavatel vede sám, nezabývají. Jde o obecné informace, nikoli o právní radu.

Když reference v životopise nejsou, načasování se vrací do rukou uchazeče. Jména dostane zaměstnavatel, až to myslí vážně, osoby poskytující reference lze předem upozornit, že jim někdo zavolá, a současného nadřízeného telefonát nezaskočí.

Jak připravit seznam referencí

Sekci nahradil samostatný dokument, připravený předem a posílaný na vyžádání. Průvodce BLS ho popsal v roce 2009 a formát se od té doby téměř nezměnil: „Seznam referencí uvádí jméno, pozici, adresu pracoviště a telefonní číslo tří až pěti lidí, kteří znají vaše schopnosti.“ Nahoru patří jméno a kontaktní údaje samotného uchazeče ve stejném formátu jako v životopise. V praxi adresu pracoviště nahradil e-mail a vyplatí se přidat řádek o vztahu, protože ten, kdo volá, potřebuje vědět, odkud daná osoba uchazečovu práci zná.

Tři jména jsou bezpečný počet: OPM doporučuje, aby zaměstnavatel oslovil nejméně tři, a průvodce BLS navrhuje tři až pět. Nejužitečnější jsou lidé, kteří uchazečovu práci řídili, a definice reference podle OPM zahrnuje i kolegy a podřízené, „kteří uchazeče znají a pracovali s ním“. Uchazeč, jehož současný zaměstnavatel o hledání nové práce neví, může současného nadřízeného vynechat a říct to.

Každý člověk na seznamu by měl souhlasit, že na něm bude, což zdůrazňuje i průvodce BLS, a UseResume má samostatný návod, jak někoho požádat o referenci, včetně znění žádosti. Když zaměstnavatel o seznam opravdu požádá, pomůže dát každé osobě vědět ještě týž den a poslat jí inzerát a aktuální životopis, aby to, co řekne, odpovídalo tomu, co zaměstnavatel četl.

Místo na konci stránky

Zbývá spodní část životopisu, kde celá otázka začala. Věta může zmizet a to, co ji nahradí, by mělo být něco, co zaměstnavatel využije: certifikát, jazyk, další výsledek z posledního zaměstnání. Článek o tom, co má obsahovat každá sekce životopisu, je pro tyto řádky lepším zdrojem nápadů než stará šablona.

Pro uchazeče ve Spojených státech tedy platí, že jména do životopisu nepatří a slib, že je dodá, také ne. Výjimkami jsou inzerát, který o ně žádá, akademické CV, jméno, které čtenář pozná, a země, kde se věta o referencích stále očekává. Ve všech případech se skutečná příprava odehrává jinde: tři lidé, kteří souhlasili, že se za uchazeče přimluví, seznam připravený k odeslání a zpráva každému z nich, jakmile žádost přijde. Zaměstnavatelé si o reference řeknou, až budou blízko rozhodnutí, a to je správná chvíle je dodat.

Jak pomáhá UseResume

Smazáním sekce referencí se uvolní pár řádků a těžší je zaplnit je něčím lepším. UseResume je na rozdíl od univerzálního chatbota vytvořený právě pro tuto práci. Starý životopis lze importovat jako PDF nebo soubor Wordu a AI tvůrce životopisů přepíše profesní profil, odrážky a dovednosti v šabloně se standardními nadpisy. Vložte popis pozice a nástroj přizpůsobí životopis inzerátu a ukáže, která klíčová slova z inzerátu jsou pokrytá a která chybějí.

Kontrola životopisu pak výsledek ohodnotí od 0 do 100 v 37 kontrolách a vypíše, co opravit nejdřív. Každou verzi lze uložit zvlášť, pro každou pozici jednu, a stáhnout jako PDF.

Vytvořte si účet a využijte to místo lépe.