CV i PDF eller Word: hvilket format skal du sende?

Nær slutningen af en online jobansøgning er der som regel et felt til upload og under det en linje med småt, der viser, hvilke filer feltet tager imod. CV'et er sandsynligvis skrevet i Word eller Google Docs, og begge programmer kan gemme det som en Word-fil eller som en PDF på få sekunder. Formularen tager imod begge dele og siger ikke, hvad den helst vil have.

Råd om valget er lette at finde og svære at få til at hænge sammen. Den ene side siger, at en PDF er den eneste måde at være sikker på, at siden kommer frem, som den så ud, da den blev sendt. Den anden siger, at man ikke kan stole på, at et ATS (rekrutteringssystem), den software, arbejdsgivere bruger til at samle og sortere ansøgninger, kan læse en PDF, så en Word-fil er det sikre valg.

Den anden påstand stod på tryk allerede i 2012. Alle de systemer, hvis dokumentation blev læst til denne artikel, tager i dag imod PDF, og det amerikanske føderale jobsite anbefaler formatet. Resten af artiklen følger advarslen tilbage til det år, gennemgår, hvad producenterne af systemerne siger om filtyper, og peger på den ene slags PDF, der faktisk fejler, og de situationer, hvor Word stadig er den rigtige fil. Det korte svar: Hvis jobopslaget eller rekruttereren nævner et format, så send det. Send ellers en PDF, der er gemt direkte fra det program, CV'et blev skrevet i, og behold Word-versionen til den rekrutterer, der beder om den.

Hvor frygten for PDF kommer fra

En tidlig udgave af advarslen kan dateres. Den 1. marts 2012 bragte fagbladet CIO fem tips til at få et CV igennem et ATS. De kom fra Jon Ciampi, administrerende direktør i Preptel, en startup, der solgte en tjeneste til at tilpasse CV'er til disse systemer. Det første tip lød ”Send aldrig dit CV som PDF”, og begrundelsen var én sætning lang: ”Fordi rekrutteringssystemer mangler en standardmåde at strukturere PDF-dokumenter på, bliver de let læst forkert, siger Ciampi.” Den samme artikel bragte tallet, der er blevet gentaget lige siden, om at systemerne koster 75 % af kandidaterne chancen for en jobsamtale, et tal, artiklen angav uden stikprøve eller metode.

Hvad filtyper angår, lå tippet dog tæt på det, en leverandør fortalte kandidater to år senere. Workable, der laver et ATS, udgav en guide i januar 2014, som stadig er online, og hvor der stod: ”Indsend dit CV i et tekstformat, helst .doc eller .docx.” En PDF var acceptabel på én betingelse: at kandidaten skulle ”eksportere den fra dit tekstbehandlingsprogram” og ikke scanne en udskrevet side.

Advarslen lever videre som et forbehold, og guiderne er ikke længere enige om, hvilket format den gælder. Af tre guider, der blev åbnet til denne artikel, alle udgivet af virksomheder, der sælger software til CV'er eller jobsøgning, indrømmer én, at de fleste nuværende systemer kan læse en PDF, men kalder Word-filer ”et sikrere valg”, én siger, at dens egne tests viste, at de fleste systemer læste PDF'er mere præcist, og den tredje siger, at arbejdsgivere med ældre systemer ”kan have svært ved Word-filer”. Ingen af dem nævner et system, der fejler, og den, der henviser til tests, offentliggør dem ikke.

Hvad ATS-leverandørerne siger om PDF og Word

De organisationer, der modtager CV'er, offentliggør listen over de filer, de tager imod, og PDF står på alle de lister, der blev åbnet til denne artikel.

Textkernel, der sælger software til CV-parsing, som andre virksomheder bygger ind i deres produkter, nævner ligeledes både Word og PDF blandt de formater, dens parser tager imod.

Den føderale regering går længere end at acceptere PDF. En vejledning fra 2025 fra Office of Personnel Management (den føderale personalestyrelse) giver den ordlyd, som USAJOBS, det føderale jobsite, viser ansøgerne: ”Vi anbefaler, at du gemmer og uploader dit CV som PDF for at bevare formateringen og antallet af sider.”

En enkelt leverandør fraråder stadig formatet. Textkernels dokumentation til udviklere siger: ”Hvis du vil minimere konverteringsproblemer, så brug ikke PDF-dokumenter.” Derefter bliver klagen snævrere. ”Mange PDF'er konverteres/parses fint”, fortsætter siden, og de fleste af de fejlrapporter, virksomheden får om dokumenter, der ikke blev parset korrekt, viser sig at handle om ”en beskadiget PDF-fil”. Indvendingen gælder filer, hvor den underliggende tekst er beskadiget, og det tjek, der beskrives senere i artiklen, er en måde at finde ud af, om en fil er en af dem.

Adobe, der opfandt PDF og derfor har en interesse i sagen, siger det samme mere ligeud: ”Ingen kilde viser, at filtypen afgør, om parsingen lykkes. Den reelle variabel er, om der findes et tekstlag.” Et karrierecenter uden noget at sælge er enigt. MIT's råd til sine studerende er, at medmindre jobopslaget siger andet, ”er det som regel ret sikkert at bruge enten en .doc/.docx- eller en .pdf-fil”.

PDF'en, der i virkeligheden er et billede

Det er i tekstlaget, at den gamle advarsel stadig har noget på sig. En PDF kan rumme en side på to måder. I den ene, forklarer Adobe, er ”hvert tegn kodet som egentlige data”, som software kan markere, søge i og kopiere. I den anden er ”siden blot et billede af tekst, med pixels arrangeret, så de ligner bogstaver”. De to, tilføjer Adobe, ”ser identiske ud på skærmen”.

Et CV bliver til den anden slags, når det på et eller andet tidspunkt bliver lavet om til et billede på vejen til at blive en PDF. Adobes liste over de måder, det sker på, omfatter at scanne en udskrift, tage et skærmbillede, fotografere en side, gøre en PDF flad og konvertere tekst til konturer i et designprogram. Words egen eksport kan gøre det i ét tilfælde, nemlig når en skrifttype ikke kan indlejres i filen, og det er beskrevet i artiklen om skrifttyper til CV'et.

Hvad der sker med sådan en fil, afhænger af, hvordan arbejdsgiverens software er sat op. At læse bogstaver ud af et billede kræver optisk tegngenkendelse (OCR). Textkernels dokumentation behandler OCR som en funktion, kunderne selv slår til, mod en lille ekstrabetaling pr. dokument og med en grænse på 10 sider. ”I gennemsnit kræver cirka 5 % af dokumenterne OCR”, skriver virksomheden. For en konto, der ikke har slået funktionen til, forklares resultatkoden på én linje: ”Dokumentet er bare en billedfil.” Greenhouse nævner CV'er, der er ”uploadet som et billede i stedet for et dokument (såsom en .docx eller .pdf)”, blandt årsagerne til en mislykket parsing. Workable siger til gengæld, at de CV'er, kunderne uploader, bliver parset, ”også billedbaserede CV'er”. Selv hvor OCR kører, advarer Adobe om, at det ”kan medføre fejl”.

En ansøger kan ikke se udefra, hvilken af disse opsætninger en arbejdsgiver har. I Greenhouse fjerner en mislykket parsing ikke kandidaten: rekruttereren ser en besked om, at CV'et ”kun er blevet vedhæftet kandidaten”, og må selv taste oplysningerne ind. Den sandsynlige pris er en post med tomme felter.

En låst fil fejler på en enklere måde. Words PDF-eksport har en indstilling, der hedder ”Krypter dokumentet med en adgangskode”. Textkernels dokumentation beskriver, hvad deres software får ud af resultatet: ”Dokumentet er krypteret og kan ikke åbnes uden en adgangskode, som vi naturligvis ikke har!”

Det, en PDF beskytter

Argumentet for PDF hviler på, hvad der sker, når en person åbner filen. En PDF indeholder normalt sine skrifttyper og fastlåser placeringen af hver linje. En Word-fil bliver sat op på ny af det program, der åbner den. People with Energy, et britisk rekrutteringsbureau, der foretrækker at modtage Word-filer, beskriver resultatet ærligt: ”Word-dokumenter kan se forskellige ud i forskellige versioner af Microsoft Office, hvilket fører til overlappende tekstbokse, punkttegn, der ikke vises, og et CV, der er svært at læse.”

En forskydning i layoutet kan også ændre antallet af sider, og ét sted er det mere end et spørgsmål om udseende. Siden 27. september 2025 har USAJOBS begrænset CV'er til to sider, og den samme føderale vejledning siger, at en ansøger, hvis eneste CV er længere, ”ikke kan komme i videre betragtning”. Det forklarer ordlyden af anbefalingen, der foretrækker PDF ”for at bevare formateringen og antallet af sider”.

En Word-fil kan også rumme mere, end siden viser. Microsofts liste over, hvad et dokument kan indeholde, begynder: ”Kommentarer, revisionsmærker fra registrerede ændringer, versioner og håndskrevne anmærkninger”. Et CV, som en ven eller en betalt CV-skribent har rettet i, kan komme frem med rettelserne stadig i filen.

Om rekrutterernes præferencer blev der fundet én undersøgelse med en oplyst stikprøve. I juni 2024 offentliggjorde Adobe resultaterne af en undersøgelse blandt 502 fagfolk inden for rekruttering i USA: ”3 ud af 4 fagfolk inden for rekruttering siger, at PDF er deres foretrukne format til at modtage CV'er.” Diagrammet i samme indlæg siger ”Næsten 3 ud af 4”, og der står ingen præcis procentsats. Forbeholdene er tydelige nok. Adobe sælger PDF-software, indlægget reklamerer for virksomhedens konverteringsværktøjer, og det oplyser hverken spørgsmålets ordlyd eller, hvad resten valgte. Tallet er en indikation, fra en part med interesse i sagen, af, at de fleste, der læser CV'er, hellere vil modtage en PDF.

Greenhouses hjælpeside om filformater tilføjer en lille detalje. Den nævner i forbifarten, at systemet ”ikke indlæser eksternt linkede billeder, når et CV konverteres til PDF til forhåndsvisning”. I det system er forhåndsvisningen af et CV i hvert fald en PDF, som softwaren laver ud fra den uploadede fil.

Hvor et CV i Word stadig vinder

Det første tilfælde kræver ingen argumentation. Hvis jobopslaget eller formularen beder om Word, så send Word. MIT's karrierecenter siger til de studerende, at de skal ”være meget opmærksomme på den filtype, der efterspørges i ATS'et, og undgå andre typer, selv om platformen ikke forhindrer dig i at uploade dem”.

Det andet tilfælde er rekruttereren fra et bureau, og det er det, der bekymrer folk. På Workplace Stack Exchange, en side med spørgsmål og svar, spurgte en kandidat i 2021, om det var et dårligt tegn, at en rekrutterer havde bedt om et CV i et hvilket som helst format undtagen PDF. Svaret med flest stemmer sluttede med to ord: ”Helt normalt”. Et andet svar, fra en ansættende leder, kaldte forespørgslen ”et faresignal”.

Begge har en pointe. Dave Fecak, der har mere end 20 års erfaring med rekruttering, mest for tech-startups, og som driver et firma, der skriver CV'er, gennemgik i et indlæg fra 2018 grundene til, at bureauernes rekrutterere beder om Word. Bureauer tilføjer deres logo, fordi de ”vil sikre sig, at kunden ved præcis, hvilket bureau der sendte CV'et”. Nogle gange fjerner de navne og kontaktoplysninger. De importerer teksten i deres egen database. Og nogle gange kræver kunden det. People with Energy siger stort set det samme om sig selv: ”Vi foretrækker Word, primært så vi kan lave mindre ændringer i dit dokument, for eksempel rette slåfejl, fjerne personlige oplysninger af hensyn til privatlivet og tilføje vores logo i sidehovedet.”

Risikoen er, at ændringerne ikke er små. Fecak skriver, at ”nogle rekrutterere har været kendt for at ændre indholdet væsentligt”, nogle gange uden kandidatens samtykke. At holde Word-filen tilbage beskytter ikke ret meget, for Word kan åbne en PDF og ”konvertere indholdet til et format, som Word kan vise”, klar til redigering. Hans råd er i stedet at stille betingelser: ”bed altid rekrutterere om at spørge om lov, før de redigerer indholdet af dit CV på nogen måde”. Et svar som dette gør netop det.

En Word-fil, der skal sendes, fortjener et minuts forberedelse. Accepter eller afvis alle registrerede ændringer, og slet kommentarerne; Words kommando Undersøg dokument (Inspect Document) under Filer og derefter Oplysninger finder det, der er tilbage. Hold navn og kontaktoplysninger i selve sidens tekst, da Greenhouses liste over parsingfejl omfatter CV'er, der har dem ”i sidehovedet, sidefoden eller en tekstboks”. Og brug en skrifttype, som modtagerens computer sandsynligvis har.

Sådan tjekkes PDF'en, og hvad filen skal hedde

At lave den rigtige slags PDF betyder at gemme dokumentet som PDF, ikke at udskrive og scanne det. I Word lyder Microsofts vejledning på at vælge Gem som eller Gem en kopi og vælge PDF på listen over filtyper. I Google Docs er det Filer og derefter Download. To af Words eksportindstillinger skal tjekkes. Den, der hedder Udgiv hvad, skal stå på Dokument, ikke Dokument med markeringer, ellers kommer registrerede ændringer med i PDF'en. Indstillingen med adgangskode skal være slået fra.

Tjekket tager et minut. Åbn PDF'en, og træk markøren hen over en linje. Adobes regel er kort: ”Hvis teksten kan markeres, har den et tekstlag.” Marker derefter alt, kopier det, sæt det ind i en ren teksteditor, og læs det oppefra. Ordene skal stå der én gang, hele og i samme rækkefølge som på siden. Workables guide viser, hvordan en kandidats navn kan se ud, når de ikke gør:

MIT foreslår en lignende test, nemlig at gemme CV'et som en ren tekstfil, og nævner de to ting, man skal kigge efter: manglende tekst og tekst i forkert rækkefølge. En længere udgave af tjekket, med eksempler på et CV, der består, og et, der dumper, findes i artiklen om CV'er med to kolonner.

Størrelsen kræver sjældent opmærksomhed: en fil under 2 MB overholder alle grænserne i tabellen ovenfor. Tilbage er navnet. Workables guide slutter sin liste over formateringsregler med ”Skriv dit navn i filnavnet på dit CV”, og People with Energy giver grunden: det ”gør det let for rekrutterere at finde den rigtige fil”.

Tilbage til uploadfeltet. Hvis det med småt eller jobopslaget beder om ét format, er det det, der skal sendes. Hvis begge står på listen, er den fil, der skal uploades, en PDF gemt direkte fra tekstbehandlingsprogrammet, med tekst, der kan markeres og kopieres ud i den rigtige rækkefølge. Word-filen bliver på computeren til det bureau, der vil tilføje sit logo, på betingelse af, at intet andet ændres uden tilladelse.

Sådan hjælper UseResume

Word og Google Docs er værktøjer til alt muligt, og det samme er ChatGPT og Claude: hver af dem kan lave et CV, men ingen af dem er bygget til det. UseResume er en CV-generator med AI, der er lavet til netop det ene dokument, og filen er en del af opgaven. CV'er bygges i ATS-venlige skabeloner med standardoverskrifter til sektionerne, og skrifttyper, farver, layout og rækkefølgen af sektionerne kan tilpasses. CV'et downloades som PDF.

Har du kun dit CV som en gammel Word-fil eller PDF, kan du importere det, så du ikke skal taste noget ind igen. CV-tjekket giver det derefter en score fra 0 til 100 ud fra 37 tjek i 8 kategorier og viser, hvad du skal rette først, og du kan gemme en separat version til hvert job.

Opret din konto, og start med det CV, du allerede har.