Sortiert das ATS Lebensläufe aus? Woher die 75 % stammen

Eine Bewerbung wird an einem Sonntagabend abgeschickt. Am Montagmorgen, bevor im Unternehmen irgendwer am Schreibtisch sitzt, liegt schon eine Absage im Postfach. Auf andere Bewerbungen kommt gar keine Antwort. Wer beides oft genug erlebt, landet meist bei derselben Erklärung: Niemand liest diese Lebensläufe, und eine Software sortiert sie aus.

Zu der Erklärung gehört eine Statistik. Bewerbermanagementsysteme (ATS), also die Software, mit der Arbeitgeber Bewerbungen sammeln und verwalten, sollen 75 % der Lebensläufe ablehnen, bevor ein Mensch sie sieht. Die Zahl stand in landesweiten Nachrichtenmedien der USA, und sie leistet zuverlässig Dienste im Marketing von Produkten, die versprechen, einen Lebenslauf an der Maschine vorbeizubringen.

Die Zahl lässt sich zurückverfolgen, und die Spur endet bei einem Unternehmen, das 2012 Lebenslaufoptimierung verkaufte. Eine Studie wurde nie gefunden. Was die Software tut, lässt sich leichter feststellen, weil ihre Hersteller Handbücher veröffentlichen. Ein ATS kann Bewerbende ohne menschliches Zutun ablehnen, doch in der Dokumentation der Anbieter selbst ist der Auslöser eine Antwort im Bewerbungsformular, nicht der Lebenslauf. Die besser belegten Gründe, warum ein Lebenslauf ins Leere läuft, sind banaler: zu viele Bewerbende, eine späte Bewerbung, eine Datei, die die Software nicht lesen konnte, oder ein Recruiter, der ihn gelesen und sich für jemand anderen entschieden hat.

Eine Zahl ohne Studie dahinter

Am 1. März 2012 veröffentlichte das Fachmagazin CIO einen Artikel von Meridith Levinson mit dem Titel „5 Insider Secrets for Beating Applicant Tracking Systems“ (fünf Insidertipps, um Bewerbermanagementsysteme zu überlisten). Die Adresse führt heute zu einem neueren Artikel, doch eine archivierte Kopie bewahrt das Original, darunter diesen Satz aus dem ersten Absatz:

Preptel war ein Start-up mit einem Produkt im Angebot. Sein Dienst ResumeterPro verglich einen Lebenslauf mit einer Stellenanzeige und schlug Änderungen vor, und ein am Vortag erschienener Testbericht von CIO nannte einen Preis von 24,95 Dollar im Monat. Der Geschäftsführer, Jon Ciampi, war zuvor General Manager bei SumTotal Systems gewesen, einem Hersteller von Bewerbermanagement-Software, und er lieferte die fünf Tipps des Artikels. Für die 75 % nannte der Artikel weder eine Stichprobe noch eine Methode, und sein einziger Link führte auf die Startseite von Preptel.

Einen Test beschrieb der Artikel allerdings, und zwar einen von anderer Art. 2011 schrieb das Analysehaus Bersin & Associates einen Lebenslauf für eine erfundene Person aus der klinischen Forschung, stimmte ihn auf eine Stellenanzeige ab und reichte ihn in einem System von Taleo ein. Die Software ließ eine Stelle komplett weg, weil das Datum vor dem Namen des Arbeitgebers stand, erkannte mehrere Abschlüsse nicht und bewertete den Lebenslauf mit 43 % Übereinstimmung. Als Vorführung dessen, was fehlerhaftes Auslesen anrichten kann, ist das berechtigt. Als Messung, wie viele Lebensläufe abgelehnt werden, ist ein einziger Lebenslauf ein dünner Beleg.

Preptel hielt sich nicht lange. Im August 2013 teilte das Unternehmen seinen Kunden mit, dass der Dienst am 30. August eingestellt werde. In der Mitteilung, die damals in einem Blog für professionelle Lebenslaufschreiber wiedergegeben wurde, hieß es, das Unternehmen schreibe „seit 3 Jahren rote Zahlen“.

Die Zahl lebte ohne das Unternehmen weiter. 2014 hieß es in einer Ratgeberkolumne von Fortune auf eine Leserfrage, die Ablehnungsquote von 75 % „stamme wahrscheinlich aus einer Studie“ von Preptel. Bis 2019 war die Einschränkung verschwunden, und mit ihr die ursprüngliche Bedeutung:

In sieben Jahren war aus der Behauptung eines Anbieters über Chancen auf ein Vorstellungsgespräch eine Studie geworden, nach der kein Mensch drei von vier Lebensläufen ansieht. Der Artikel von CNBC erschien mehr als fünf Jahre nach der Schließung des Unternehmens und verlinkte keine Studie. 2020 suchte Christine Assaf, die den HR-Blog HRTact schreibt und in der Organisationspsychologie arbeitet, nach einer solchen Studie, auch in Fachzeitschriften, und kam zu dem Schluss, dass „es keine konkreten Quelldaten oder Forschungsergebnisse gibt, die die Aussage auch nur stützen“. Die Recherche für diesen Artikel fand ebenfalls keine.

Was ein ATS mit einer Bewerbung macht

Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Datenbank mit angeschlossenem Arbeitsablauf. Es speichert jede Bewerbung, liest den Lebenslauf in Felder wie Name, Arbeitgeber und Jobtitel ein (ein Schritt, der Parsing heißt), lässt Recruiter den Stapel durchsuchen und filtern und hält fest, wie weit jede Bewerbung vom Eingang bis zum Jobangebot gekommen ist. Ein eigener Leitfaden erklärt ausführlich, wie ATS-Software funktioniert. Hier geht es um die engere Frage, welcher dieser Schritte eine Bewerbung beenden kann, ohne dass ein Mensch beteiligt ist.

Dazu ist die Dokumentation der Anbieter eindeutig. Laut der Einrichtungsanleitung von Greenhouse werden Bewerbende mit der Funktion für automatische Absagen „anhand ihrer Antwort auf eine Frage automatisch als mögliche Kandidaten abgelehnt“. Solche Regeln „können nur konfiguriert werden“, wenn es um Ja/Nein-Fragen oder Fragen mit Einfach- oder Mehrfachauswahl im Bewerbungsformular geht. Das Beispiel der Anleitung ist eine Stelle als Fahrer eines Sattelzugs, bei der abgelehnt wird, wer die Frage nach einem Lkw-Führerschein mit Nein beantwortet. Workable beschreibt auf seiner Hilfeseite dieselbe Funktion, beschränkt auf Ja/Nein-Fragen, und ergänzt ein Detail, das Bewerbenden kaum gefallen dürfte: „Die Bewerbenden wissen nicht, dass sie ausgeschlossen wurden“.

Recruiter nennen das K.-o.-Fragen. Sie betreffen die Arbeitserlaubnis, erforderliche Lizenzen, den Wohnort und manchmal eine Mindestzahl an Jahren in einer Funktion. Der Lebenslauf spielt dabei keine Rolle.

Was den Lebenslauf betrifft, heißt es in einem Beitrag, den Greenhouse im Januar 2025 für Jobsuchende schrieb, dass „Bewerbungen in Greenhouse im Großen und Ganzen von echten Menschen geprüft werden, eine nach der anderen, in der Reihenfolge ihres Eingangs“. Derselbe Beitrag nennt zwei Ausnahmen: Regeln für automatische Absagen und gefragte Stellen, bei denen „Recruiter die Warteschlange filtern können“.

Recruiter schildern es ähnlich. Im Herbst 2025 hat Enhancv, ein Unternehmen, das Software zum Erstellen von Lebensläufen verkauft, 25 Recruiter in den USA befragt, die zusammen Workday, iCIMS, Greenhouse und mehrere andere Systeme nutzten. Dreiundzwanzig sagten, ihr ATS lehne Lebensläufe nicht automatisch wegen Formatierung, Inhalt oder Design ab. Die anderen beiden gaben an, ihr System sei so eingerichtet, dass es Bewerbende unterhalb einer Schwelle für Übereinstimmung oder Berufserfahrung ablehnt. Die Stichprobe ist klein, laut der Studie sind die Ergebnisse nicht landesweit repräsentativ, und der Herausgeber hat wie Preptel ein Produkt zu verkaufen. Aber die Methode ist offengelegt, und das ist mehr, als sich über die 75 % sagen lässt.

Wo ATS tatsächlich Lebensläufe ablehnen

Es wäre bequem, hier aufzuhören. Die Belege lassen das nicht zu.

Zunächst einmal können die Filter, die Arbeitgeber setzen, grob sein. Für einen Bericht aus dem Jahr 2021 befragten die Harvard Business School und Accenture 2.275 Führungskräfte in den USA, Großbritannien und Deutschland. 63 Prozent gaben an, ihr Unternehmen nutze ein Recruiting-System, und mehr als 90 % davon verließen sich darauf, um Bewerbende „vorauszuwählen oder in eine Rangfolge zu bringen“. Joseph Fuller, der Hauptautor des Berichts, schreibt, dass solche Systeme stark auf Ausschlussfilter setzen, etwa „Bewerbende ohne Hochschulabschluss ausschließen“. Jede dieser Regeln hat ein Mensch gewählt. Wer an einer davon hängen bleibt, wird trotzdem aussortiert oder in der Liste nach unten geschoben, bevor jemand den Lebenslauf gelesen hat.

Auch die Bewertung durch KI breitet sich aus. Der Greenhouse-Beitrag von 2025 räumte ein, dass „manche Unternehmen KI einsetzen, um Bewerbungen ohne jedes menschliche Zutun zu analysieren, zu bewerten und automatisch abzulehnen“, und betonte zugleich, das eigene Produkt tue das nicht. Greenhouse bietet inzwischen eine Funktion namens Talent Matching an, die Bewerbende in Kategorien von stark bis begrenzt einordnet, und laut ihrer Dokumentation „lehnt die Funktion keine Kandidaten automatisch ab und bringt auch keine automatisch weiter“. Umfragen der Society for Human Resource Management (des US-Fachverbands für Personalwesen) geben eine grobe Vorstellung davon, wie verbreitet solche Tools sind. Im Januar 2024 gaben unter 2.366 HR-Fachleuten 26 % an, ihre Organisation nutze KI für die Personalarbeit. Davon setzten 64 % sie im Recruiting ein, und etwa jede dritte Person aus dieser Gruppe nutzte sie, um Lebensläufe zu prüfen oder vorzusortieren. Ein Jahr später war der erste Wert auf 43 % gestiegen.

Die Frage beschäftigt auch die Gerichte. Im Verfahren Mobley v. Workday hat ein Bundesgericht in Kalifornien im Mai 2025 eine Klage wegen Altersdiskriminierung vorläufig als Kollektivklage zugelassen. Die Klagenden werfen Workday vor, dass seine Tools, mit denen sich Bewerbende „bewerten, sortieren, in eine Rangfolge bringen oder aussieben“ lassen, ältere Bewerbende benachteiligen. Der Beschluss entschied nicht darüber, ob die Software diskriminiert, und auch keine spätere Entscheidung hat das getan. Im November 2026 zeigte die Verfahrensakte des Gerichts einen im September eingereichten Antrag auf Zulassung als Sammelklage, über den noch nicht verhandelt worden war. Workday bestreitet die Vorwürfe, und ein Sprecher sagte CIO im Juni 2026, die Tools des Unternehmens „treffen keine Einstellungsentscheidungen und sind im Kern auf menschliche Aufsicht ausgelegt“.

Auch Gesetzgeber sind aktiv geworden. New York City setzt seit Juli 2023 ein Gesetz durch, das für automatisierte Einstellungstools eine Prüfung auf Verzerrungen (Bias-Audit) und eine Information der Bewerbenden vorschreibt. In der Europäischen Union gibt die DSGVO Menschen das Recht, keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, wenn diese sie erheblich beeinträchtigt, vorbehaltlich einiger Ausnahmen, und ihre Erwägungsgründe nennen „Online-Einstellungsverfahren ohne jegliches menschliche Eingreifen“ als Beispiel. Dies ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Software sortiert also manchmal Bewerbende aus, bevor jemand hinsieht. In den dokumentierten Fällen geschieht das nach einer Regel, die ein Mensch geschrieben hat, meist bezogen auf eine Antwort im Formular. Keine der für diesen Artikel gefundenen Quellen misst, wie oft das vorkommt, und keine stützt die 75 %.

Was einen Lebenslauf verschwinden lässt

Die besser belegten Ursachen sind gewöhnlicher. Eine ist die Menge. Ashby, ein weiterer ATS-Anbieter, analysierte mehr als 109 Millionen Bewerbungen auf 247.000 Stellen zwischen Januar 2021 und März 2026. Für eine Einstellung brauchte es Anfang 2021 rund 100 Bewerbungen, nach den neuesten Zahlen 291. Im selben Zeitraum sank der Anteil der Bewerbungen, die zu einem Vorstellungsgespräch führten, von 7 bis 8 % auf 3,6 bis 4,7 %. Bei dieser Quote würde selbst ein Recruiter, der jeden Lebenslauf sorgfältig liest, mehr als 95 von 100 ablehnen.

Auch der Zeitpunkt zählt. Ein Arbeitspapier des National Bureau of Economic Research (eines US-Instituts für Wirtschaftsforschung) ordnete 125 Millionen Bewerbungen Stellenanzeigen auf Dice.com zu, einer Jobbörse für technische Berufe. Es ergab, dass Anzeigen kurzlebig sind, „oft nur zwei oder drei Tage, im Median sieben Tage“, und dass fast die Hälfte aller Bewerbungen auf Stellen ging, die in den vorangegangenen 48 Stunden ausgeschrieben worden waren. Wenn Bewerbungen in der Reihenfolge des Eingangs gelesen werden, wie es laut Greenhouse bei den meisten der Fall ist, stellt sich ein starker Lebenslauf, der in der zweiten Woche eintrifft, am Ende einer langen Schlange an. Etwa die Hälfte der von Enhancv befragten Recruiter (52 %) sagte, eine frühe Bewerbung verbessere die Chancen.

Dann ist da das Parsing, der Teil des Artikels von 2012, der Bestand hat. Die Seite zur Fehlerbehebung von Greenhouse, geschrieben für Einstellungsteams, die Lebensläufe in das System hochladen, listet auf, woran der Parser scheitern kann: eine Datei über 2,5 MB, ein als Bild hochgeladener Lebenslauf, „Grafiken, Fotos oder WordArt“, „ein Layout mit Spalten“ sowie Name und Kontaktdaten „in der Kopfzeile, Fußzeile oder einem Textfeld“. Ein gescheitertes Parsing lehnt niemanden ab. Laut der Seite wird die Datei an das Profil der Person angehängt, und die Angaben müssen dann von Hand eingetippt werden. Die wahrscheinlichen Kosten, die die Seite nicht ausdrücklich nennt, entstehen später. Bei mehreren Hundert Bewerbenden in der Warteschlange suchen und filtern Recruiter, und ein Lebenslauf, dessen Text die Software nicht lesen konnte oder in die falschen Felder eingelesen hat, taucht dann womöglich nicht auf. In einem System, das Recruitern die ausgelesenen Felder anzeigt, wie es Taleo in Bersins Test tat, erscheint die Person ohne eine ihrer Stellen und ohne mehrere Abschlüsse.

Was die Belege nahelegen

Am Anfang steht das Formular, denn dort passieren die dokumentierten automatischen Absagen. Das Beispiel von Greenhouse selbst für eine solche Regel ist ein Nein auf die Frage „Darfst du in diesem Land legal arbeiten?“. Die Handbücher der Anbieter nennen weitere:

Ein falscher Klick bei einer solchen Frage beendet die Bewerbung, und zumindest bei Workable erfahren die Bewerbenden davon nichts. Es lohnt sich, jede dieser Fragen zweimal zu lesen und wahrheitsgemäß zu beantworten. Wo die ehrliche Antwort Nein lautet, ändert auch ein besserer Lebenslauf nichts am Ergebnis.

Wo es möglich ist, lohnt sich eine Bewerbung in den ersten Tagen nach Erscheinen einer Anzeige. Die Dice-Daten zeigen, wie schnell eine Anzeige verschwinden kann und wie rasch sich die Schlange bildet, und etwa die Hälfte der von Enhancv befragten Recruiter sagte, eine frühe Bewerbung helfe. Eine Empfehlung hilft aus einem verwandten Grund: Greenhouse merkt an, dass viele Unternehmen „zuerst nach Empfehlungen oder internen Kandidaten filtern“.

Dann sollte die Datei leicht lesbar sein. Das heißt: Text, der sich in der vorgesehenen Lesereihenfolge aus der Datei kopieren lässt, Kontaktdaten im Textkörper der Seite, schlichte Abschnittsüberschriften und eine PDF- oder Word-Datei, die aus einem Textverarbeitungsprogramm exportiert wurde, kein Scan. Auf der Liste von Greenhouse stehen außerdem gesperrt geschriebene Buchstaben, Firmennamen ohne „Inc., Co., LTD oder LLC“ und unvollständige Jobtitel. Das Beispiel von Greenhouse für einen unvollständigen Titel ist das folgende.

Zuletzt gilt es, für Fähigkeiten, die wirklich vorhanden sind, die Wörter der Anzeige selbst zu verwenden. Es geht dabei nicht darum, Keywords anzuhäufen. Recruiter durchsuchen die Warteschlange, und laut den Anleitungen, die Greenhouse für sie schreibt, „muss das Keyword aus deiner Suche exakt mit dem Keyword in der Bewerbung übereinstimmen“. Der Greenhouse-Beitrag für Jobsuchende ergänzt, dass die Software Recruitern verwandte Begriffe und Synonyme für die Suche vorschlägt. Trotzdem taucht ein Lebenslauf, in dem „Kunden-Onboarding“ steht, bei einer Suche nach „Kundenimplementierung“ womöglich nicht auf, obwohl die Arbeit dieselbe war. Der Leitfaden dazu, wie man einen Lebenslauf an die Stellenanzeige anpasst, zeigt, wie das geht, ohne die Anzeige abzuschreiben.

Bleibt die Absage, die am Montagmorgen im Postfach wartet. Der dokumentierte Weg, auf dem sie so schnell ankommen kann, ist eine Regel, die ein Recruiter geschrieben hat, ausgelöst durch eine Antwort im Formular, und eine solche Regel kann Bewerbende ablehnen und die E-Mail verschicken, ohne dass jemand am Schreibtisch sitzt. Mit dem Lebenslauf hatte das nichts zu tun. Das wochenlange Schweigen aller anderen hat vermutlich einen langweiligeren Grund: Ein paar Hundert andere haben sich ebenfalls beworben, und viele von ihnen früher.

Die Frage im Titel hat eine kurze Antwort. Ein ATS lehnt manchmal Bewerbende ab, nach Regeln, die Menschen festgelegt haben, und nach allem, was bekannt ist, häufiger wegen einer Antwort im Formular als wegen irgendetwas im Lebenslauf. Wie oft, hat offenbar niemand gemessen. Die Zahl von 75 % stammt von einem Unternehmen, das etwas zu verkaufen hatte, sie beschrieb etwas anderes als das, was sie heute belegen soll, und das Unternehmen gibt es seit 2013 nicht mehr.

So hilft UseResume

UseResume ist ein KI-Lebenslauf-Generator, der speziell für Lebensläufe gebaut ist, während ChatGPT und Claude für alles gebaut sind. Bei den oben beschriebenen Problemen zählt vor allem die Seite, die dabei entsteht. Du erstellst deinen Lebenslauf in ATS-freundlichen Vorlagen, in denen du Schriftart, Farben, Layout und Reihenfolge der Abschnitte anpassen kannst, und lädst ihn als PDF herunter. Einen vorhandenen Lebenslauf kannst du aus einem PDF, einer Word-Datei oder einem LinkedIn-Profil importieren, sodass du ihn für ein schlichteres Layout nicht neu abtippen musst.

Füge eine Stellenanzeige ein, und der Generator passt den Lebenslauf an die Stelle an und zeigt, welche Keywords aus der Anzeige gefunden wurden und welche fehlen. Jeden Vorschlag kannst du bearbeiten, und für jede Stelle lässt sich eine eigene Version speichern, was hilft, wenn du dich innerhalb von ein, zwei Tagen bewerben willst. Der Lebenslauf-Check bewertet einen Lebenslauf mit 0 bis 100 Punkten anhand von 37 Prüfpunkten in 8 Kategorien.

Erstelle dein Konto und prüfe, wie sich dein eigener Lebenslauf liest.