Kannattaako suosittelijat laittaa CV:hen?

CV viimeistellään yleensä ylhäältä alas, ja viimeiseksi jää päätös siitä, mitä sivun alaosalle tehdään. Vanhemmat CV-pohjat ja kymmenen vuotta sitten viimeksi päivitetyt CV:t päättyvät usein Suosittelijat-osioon tai yhteen riviin: ”Suosittelijat pyydettäessä”. Hakijan on valittava, täyttääkö hän osion nimillä ja puhelinnumeroilla, säilyttääkö rivin vai poistaako molemmat.

Yhdysvalloissa haettaessa vastaus on poistaa molemmat. Työnantajat ottavat yleensä yhteyttä suosittelijoihin rekrytoinnin lopussa, kauan sen jälkeen, kun CV on tehnyt tehtävänsä, ja ne kysyvät nimiä silloin, kun tarvitsevat niitä. Luettelo muiden ihmisten yhteystiedoista ei auta ketään hakemusten seulontavaiheessa, eikä sellaista lupaava rivi kerro työnantajalle mitään, mitä se ei olisi jo olettanut.

Poikkeuksiakin on: työpaikkailmoitus, jossa suosittelijoita pyydetään, akateeminen CV ja muutama maa, jossa suosittelijoista kertova rivi on yhä tavallinen. Seuraavissa osioissa käydään läpi, mikä käytäntö nykyään on, milloin työnantajat ottavat yhteyttä suosittelijoihin ja mitä ne tiedoilla tekevät, milloin poikkeukset pätevät ja miten laaditaan erillinen suosittelijaluettelo, joka on korvannut osion.

Rivi, joka ei kerro mitään

Fraasi on ollut katoamassa jo pitkään. Yhdysvaltain työtilastovirasto Bureau of Labor Statistics (BLS) kuvasi jakautunutta käytäntöä jo vuonna 2009 julkaisemassaan CV-oppaassa. Oppaan mukaan osa kirjoittajista päätti CV:n riviin ”Suosittelijat pyydettäessä”, kun taas toiset ”pitävät suosittelijoiden saatavuutta itsestään selvänä ja käyttävät tilan tärkeämpiin tietoihin”. Oppaan omissa esimerkki-CV:issä rivi oli vielä mukana, joskin yhden vieressä oli huomautus: ”Maininta jätetään joskus pois”. Laajempaan kysymykseen opas otti jo selvän kannan: ”Yleensä CV:ssä ei mainita suosittelijoiden nimiä”.

Sen jälkeen neuvot ovat tiukentuneet. Harvardin urapalveluilla on lyhyt lista asioista, joita CV:ssä ei pidä tehdä, ja yksi kohta on kahden sanan mittainen: ”Suosittelijoiden listaaminen”. Kanadan hallituksen työnhakusivusto neuvoo hakijoita pitämään suosittelijat erillisellä paperilla ja antamaan ne ”vain silloin, kun niitä erikseen pyydetään”.

Perustelu on lyhyt. Jokaisen hakijan oletetaan pystyvän nimeämään suosittelijoita, joten sen sanominen ei erota ketään muista. Itse nimistä on enemmän haittaa. Kolme suosittelijaa nimikkeineen ja yhteystietoineen vie kuudesta yhdeksään riviä, mikä yhden sivun CV:ssä on kokonaisen työpaikan verran tilaa.

Suositut CV-oppaat esittävät usein kaksi muutakin syytä: että rivi altistaa ikäsyrjinnälle ja että suosittelijalohko sekoittaa CV:itä jäsentävät ohjelmat. Tätä artikkelia varten läpi käydyissä oppaissa ei ollut kummankaan väitteen tueksi tutkimusta tai testiä. Yksinkertaisempi vastaväite riittää: tilalla on parempaakin käyttöä.

Milloin työnantajat ottavat yhteyttä suosittelijoihin

Vahvempi perustelu liittyy ajoitukseen. Liittovaltion rekrytointiohjeista vastaava Office of Personnel Management (OPM) kuvaa suosittelijoiden haastattelun ”tehtäväksi yleensä valintaprosessin loppuvaiheessa”, kun joukko on karsittu muutamaan hakijaan. Rekrytointijärjestelmiä (ATS) valmistava Workable antaa asiakkailleen saman neuvon: suosittelijoihin otetaan yhteyttä ”rekrytoinnin viimeisessä vaiheessa ennen työtarjouksen tekemistä”. Kanadan Job Bank sanoo saman hakijan näkökulmasta: ”Työnantaja tarvitsee suosittelijoita vain, jos se harkitsee vakavasti palkkaavansa sinut.”

Seulontavaiheessa CV:tä lukeva siis päättää, kutsutaanko hakija haastatteluun, eikä hänellä ole käyttöä entisen esihenkilön puhelinnumerolle. Siinä vaiheessa, kun joku sitä tarvitsee, työnantaja on jo tavannut hakijan ja voi yksinkertaisesti kysyä.

Itse tarkistus on muodollisempi kuin moni hakija odottaa. OPM:n mukaan suosittelijoita haastatellaan tyypillisesti puhelimitse strukturoidussa haastattelussa, joka kestää noin 20 minuuttia henkeä kohden, ja suositus on haastatella vähintään kolmea. Kysymykset menevät pidemmälle kuin päivämäärien vahvistaminen. Robert Halfin omistaman henkilöstöpalveluyrityksen Accountempsin vuonna 2019 tekemässä kyselyssä yli 2 800 johtotehtävissä toimivaa kertoi haluavansa suosittelijalta eniten näkemyksen hakijan vahvuuksista ja heikkouksista (38 %) ja seuraavaksi eniten kuvauksen aiemmista työtehtävistä (22 %).

Samat johtajat kertoivat karsivansa noin kolmanneksen hakijoista (34 %) suosittelijoiden kuulemisen jälkeen, ja kyselyn Kanadan versiossa, johon vastasi yli 600 johtajaa, luku oli 32 %. Luvut ovat johtajien omia arvioita kyselystä, jonka teetti rekrytointipalveluja myyvä yritys, ja ne kannattaa lukea sen valossa. OPM:n maltillisemman arvion mukaan suosittelijoiden haastattelu ennustaa työsuoritusta paremmin kuin koulutus- tai kokemusvuodet mutta heikommin kuin kognitiivisten kykyjen testit.

Sillä, mitä suosittelija kertoo, on rajansa. OPM huomauttaa, että ”monet työnantajat kieltäytyvät antamasta kielteisiä tietoja entisistä työntekijöistä, koska pelkäävät kunnianloukkauskannetta”, ja Britanniassa hallituksen ohjeiden mukaan suositus voi olla lyhyt, ”esimerkiksi tehtävänimike, palkka ja työsuhteen ajankohta”. Silti suosittelijoilla on todellista painoa lopullisessa päätöksessä. Syy jättää ne pois CV:stä liittyy siihen, milloin niitä luetaan, eikä sillä ole mitään tekemistä sen kanssa, ovatko ne tärkeitä.

Milloin suosittelijat kuuluvat CV:hen

Sääntö joustaa neljässä tilanteessa.

Ensimmäinen on työnantaja, joka pyytää niitä. Jos ilmoituksessa pyydetään lähettämään suosittelijat hakemuksen mukana, ne lähetetään pyydetyssä muodossa. Usein se tarkoittaa niiden kirjoittamista hakulomakkeeseen CV:n sijaan: BLS:n opas mainitsee suosittelijat hakulomakkeen vakiokenttien joukossa ja pyytää ”kolmen tai neljän sinua suosittelemaan suostuneen ihmisen nimet, puhelinnumerot ja osoitteet”. Jos ilmoituksessa pyydetään asiakirjaa, erillinen sivu CV:n perässä toimii paremmin kuin CV:hen ahdettu osio.

Toinen on akateeminen maailma. Akateeminen CV noudattaa eri käytäntöjä kuin työelämän CV, ja Purduen yliopiston Online Writing Lab neuvoo hakijoita näin: ”Liitä mukaan myös suosittelijaluettelo joko osaksi CV:täsi tai erilliselle sivulle”.

Kolmas on tunnettu nimi. BLS:n opas myönsi, että jotkut arvioijat ehdottavat säännöstä poikkeamista, ”jos nimet ovat tunnettuja ammatissa tai alalla”. Suosittelija, jonka rekrytoiva esihenkilö jo tuntee ja jota hän arvostaa, kertoo jotain, mitä tuntematon nimi ei kerro.

Neljäs on maantiede. Britanniassa, Uudessa-Seelannissa ja Australiassa, joissa suosittelijoista käytetään englanniksi nimitystä referees, heistä kertova loppurivi hyväksytään yhä, ja Uudessa-Seelannissa sitä suositellaan. Ohjeet ovat kuitenkin varauksellisempia kuin tapa antaa ymmärtää, ja Australiassa asiasta kiistellään.

Vaikka rivi säilyisi, nimet eivät usein säily. Sekä brittiläiset että uusiseelantilaiset ohjeet pitävät lähtökohtana mainintaa ”pyydettäessä”, ja suosittelijoiden tiedot annetaan vasta, kun työnantaja niitä pyytää.

Teini-ikäinen, joka vie ensimmäisen CV:nsä paikalliselle työnantajalle, on oma tapauksensa, koska työnantajalla ei ole tarkistettavaa työhistoriaa. Siitä kerrotaan oppaassa lukiolaisen ensimmäisestä CV:stä.

Muiden ihmisten puhelinnumerot

Suosittelijaosio on CV:n ainoa osa, joka koostuu jonkun toisen tiedoista. Britannian hallituksen ylläpitämä National Careers Service sanoo tämän suoraan: ”sinun ei pidä laittaa kenenkään muun yhteystietoja CV:hesi.” CV ei pysy siellä, minne se lähetetään. Se lisätään työpaikkasivustoille, tallennetaan työnantajien tietokantoihin ja rekrytoijat välittävät sitä eteenpäin, ja entisen esihenkilön matkapuhelinnumero kulkee sen mukana. Britannian tietosuojalainsäädännön mukaan tunnistettavaan henkilöön liittyvä tieto, kuten nimi yhdessä puhelinnumeron kanssa, on henkilötietoa. Sanoipa laki missä tahansa maassa mitä tahansa, kohteliaisuus on sama.

Toinen ongelma on hallinta. Kun nimet ovat CV:ssä, kuka tahansa sen haltija voi soittaa heille milloin tahansa. Liian aikainen yhteydenotto voi huolestuttaa silloinkin, kun työnantaja kysyy ensin. Eräässä Blind-palstan keskusteluketjussa vuodelta 2021 työntekijä kysyi, onko normaalia, että startup haluaa suosittelijat ennen kuin se lähettää työtarjouksen, koska työkavereiden nimeäminen tarkoittaisi, että heille pitäisi kertoa työnhausta. Headhunter Nick Corcodilos, joka on vastannut lukijoiden kysymyksiin Ask The Headhunter -palstallaan vuosia, sai vuonna 2011 kysymyksen, miksi rekrytoijat halusivat yksityiskohtaiset suosittelijatiedot ennen yhtäkään tapaamista. Hänen vastauksensa oli, että tietojen antaminen auliisti kuluttaa listalla olevat ihmiset loppuun: ”Suosittelijasi kyllästyvät puheluihin.” Vuonna 2020 hän meni pidemmälle: ”Rekrytoijien yleinen temppu on pyytää suosittelijat etukäteen”, hän kirjoitti, ja sitten lähestyä nimettyjä ihmisiä samasta tai muista tehtävistä. Joskus, hän lisäsi, tavoitteena ei ole lainkaan haastattelu.

Brittiläisiä työnantajia ohjataan välttämään aikaisia tarkistuksia. Työelämän käytännöistä neuvova julkinen elin Acas neuvoo niitä: ”Suositusta kannattaa pyytää rekrytointiprosessin viimeisessä vaiheessa, kun työtarjous tehdään.” Ennen kuin rekrytoiva työnantaja ottaa yhteyttä hakijan nykyiseen työnantajaan, sillä pitäisi Acasin mukaan olla hakijan lupa ja sen pitäisi olla tehnyt ehdollinen työtarjous. Amerikkalainen lainsäädäntö on niukempaa. Työnantajan, joka teettää taustatarkistuksen ulkopuolisella yrityksellä, on saatava hakijalta kirjallinen lupa Fair Credit Reporting Act -lain nojalla. Sääntö koskee taustatarkistusyrityksiä, eikä Yhdysvaltain kuluttajaviranomaisen Federal Trade Commissionin hakijoille suunnattu ohjeistus käsittele suosittelijoille soitettuja puheluita, jotka työnantaja tekee itse. Tämä on yleistä tietoa eikä oikeudellista neuvontaa.

Kun suosittelijat jätetään pois CV:stä, ajoitus palaa hakijan käsiin. Nimet annetaan, kun työnantaja on tosissaan, suosittelijoita voi varoittaa tulevasta puhelusta, eikä nykyinen esihenkilö saa puhelua yllätyksenä.

Miten suosittelijaluettelo laaditaan

Osion on korvannut erillinen asiakirja, joka laaditaan etukäteen ja lähetetään pyydettäessä. BLS:n opas kuvasi sen vuonna 2009, eikä muoto ole juuri muuttunut: ”Suosittelijaluettelossa luetellaan kolmesta viiteen osaamisesi tuntevaa ihmistä: heidän nimensä, nimikkeensä, työpaikkansa osoite ja puhelinnumeronsa.” Ylimpänä ovat hakijan omat nimi ja yhteystiedot samassa muodossa kuin CV:ssä. Käytännössä sähköpostiosoite on korvannut työpaikan osoitteen, ja suhdetta kuvaava rivi kannattaa lisätä, koska soittajan pitää tietää, miten kukin suosittelija tuntee hakijan työn.

Kolme nimeä on turvallinen määrä: OPM suosittaa, että työnantaja ottaa yhteyttä vähintään kolmeen, ja BLS:n opas ehdottaa kolmesta viiteen. Hyödyllisimpiä ovat ihmiset, jotka ovat toimineet hakijan esihenkilöinä, ja OPM:n määritelmään suosittelijasta kuuluvat myös kollegat ja alaiset, ”jotka ovat tunteneet hakijan ja työskennelleet hänen kanssaan”. Hakija, jonka nykyinen työnantaja ei tiedä työnhausta, voi jättää nykyisen esihenkilönsä pois ja kertoa sen.

Jokaisen luettelossa olevan pitää olla suostunut siihen, kuten BLS:n opaskin toteaa, ja UseResumella on erillinen opas siitä, miten pyytää jotakuta suosittelijaksi, sekä valmiita sanamuotoja pyyntöön. Kun työnantaja pyytää luettelon, kannattaa kertoa siitä jokaiselle suosittelijalle samana päivänä ja lähettää heille työpaikkailmoitus ja ajantasainen CV, jotta se, mitä he kertovat, vastaa sitä, mitä työnantaja on lukenut.

Tila sivun alaosassa

Jäljelle jää CV:n alaosa, josta kysymys alkoi. Rivi voi lähteä, ja sen tilalle kannattaa laittaa jotain, mistä työnantajalle on hyötyä: sertifikaatti, kielitaito tai vielä yksi tulos viimeisimmästä työpaikasta. Opas siihen, mitä kuhunkin CV:n osioon kuuluu, on parempi ideoiden lähde näille riveille kuin vanha CV-pohja.

Yhdysvalloissa hakevan CV:stä jäävät siis pois sekä nimet että lupaus niistä. Poikkeuksia ovat ilmoitus, jossa niitä pyydetään, akateeminen CV, lukijalle tuttu nimi ja maat, joissa suosittelijoista kertovaa riviä yhä odotetaan. Varsinainen valmistautuminen tapahtuu joka tapauksessa muualla: kolme ihmistä, jotka ovat lupautuneet suosittelijoiksi, lähetysvalmis luettelo ja viesti jokaiselle heistä, kun pyyntö tulee. Työnantajat pyytävät suosittelijoita, kun ne ovat lähellä päätöstä, ja silloin on oikea hetki antaa ne.

Näin UseResume auttaa

Suosittelijaosion poistaminen vapauttaa muutaman rivin, ja vaikeampi osa on täyttää ne jollain paremmalla. Toisin kuin yleiskäyttöinen chatbot, UseResume on tehty juuri tähän yhteen tehtävään. Voit tuoda vanhan CV:n PDF- tai Word-tiedostona, ja tekoälyä käyttävä CV-työkalu kirjoittaa profiilitekstin, luettelokohdat ja taidot uudelleen CV-pohjaan, jossa on vakio-otsikot. Liitä mukaan työpaikkailmoitus, niin työkalu räätälöi CV:n ilmoitukseen ja näyttää, mitkä ilmoituksen avainsanat löytyvät ja mitkä puuttuvat.

Sen jälkeen CV-tarkistin pisteyttää tuloksen 37 tarkistuksen perusteella asteikolla 0–100 ja kertoo, mitä kannattaa korjata ensin. Voit tallentaa jokaisen version erikseen, yhden jokaista haettua työpaikkaa kohden, ja ladata PDF-tiedostona.

Luo tili ja ota tila parempaan käyttöön.