Det kan føles mer sårbart enn ventet å spørre
En forespørsel om referanse ber noen om å sette sin faglige vurdering ved siden av navnet ditt. Selv når forholdet er godt, kan det føles kleint å trykke på send. Du lurer kanskje på om personen husker arbeidet ditt godt, om det har gått nok tid, eller om forespørselen skaper en forpliktelse.
En gjennomtenkt melding løser mye av den spenningen. Minn personen på hvordan dere jobbet sammen, forklar hvilken retning jobbsøkingen din tar, og gjør det enkelt å si nei. Det du er ute etter, er et entusiastisk og velinformert ja.
Velg noen som har sett arbeidet ditt
Den mest nyttige referansen kan beskrive bidraget ditt med konkrete eksempler. En kjent tittel eller en høy stilling er lite verdt når personen knapt kjenner arbeidet ditt.
En tidligere leder kan snakke om innsats, utvikling, dømmekraft og pålitelighet. En erfaren kollega eller en samarbeidspartner fra en annen avdeling kan gi flere detaljer om samarbeid og faglige bidrag. En kunde kan være verdifull når forholdet og eventuelle regler om konfidensialitet tillater det. Nyutdannede kan spørre en professor, en veileder fra et forskningsprosjekt, en praksisveileder eller en kontaktperson i en studentforening som har sett relevant arbeid.
Tenk på stillingen du søker. Til en lederstilling med personalansvar bør du velge noen som har sett deg lede og utvikle andre. Til en teknisk stilling kan en person som jobbet tett med deg om leveransene, gi det tydeligste bildet. Ha flere mulige referanser fra ulike deler av karrieren klare, slik at du kan velge de mest relevante navnene når en arbeidsgiver spør.
Sjekk interne regler og konfidensialitet
Noen organisasjoner sender referanseforespørsler gjennom HR og begrenser hva de ansatte kan si. En tidligere leder kan likevel være villig til å gi en personlig faglig referanse, selv om selskapets regler kan påvirke hva vedkommende kan snakke om. Spør åpent og respekter svaret.
En jobbsøking som involverer den nåværende arbeidsgiveren din, krever ekstra varsomhet. Velg en kollega du stoler på, si tydelig at samtalen er fortrolig, og bruk private kontaktopplysninger. Mange kandidater venter til de er langt ut i intervjuprosessen før de involverer noen på den nåværende arbeidsplassen.
Arbeidsgivere er også ulike når det gjelder når og hvordan de innhenter referanser. Følg instruksjonene i søknaden. Del kontaktopplysningene til en person først når du har fått lov.
Dette bør en god forespørsel inneholde
Begynn med forholdet dere imellom. Nevn teamet, kurset, prosjektet eller perioden som knytter dere sammen. Still så spørsmålet tydelig: spør om personen kan tenke seg å være faglig referanse for deg.
Legg til en kort oppdatering om stillingene du søker, og forklar hvorfor personens perspektiv er relevant. Tilby å sende den nåværende CV-en din og stillingsannonsen. Avslutt med en enkel vei ut og en oppriktig takk.
Hold meldingen personlig. En forespørsel om referanse bør høres ut som én fagperson som skriver til en annen. Generelt språk fra masseutsendelser svekker forbindelsen.
E-postmal til en tidligere leder
Emne: Forespørsel om referanse
Hei [navn],
Jeg håper alt står bra til. Jeg tenker fortsatt ofte på tiden min i [team] hos [selskap], særlig arbeidet vårt med [konkret prosjekt eller periode].
Jeg søker for tiden stillinger som [type stilling] med vekt på [relevant område]. Kan du tenke deg å være faglig referanse for meg? Du var direkte leder for arbeidet mitt med [konkret ansvarsområde], så ditt syn på [relevant ferdighet, bidrag eller utvikling] vil være spesielt nyttig.
Jeg sender gjerne den nåværende CV-en min og stillingsannonsen før en arbeidsgiver tar kontakt med deg. Hvis timeplanen din eller selskapets regler gjør dette vanskelig, har jeg full forståelse for det.
Takk for at du vurderer det. Jeg satte pris på støtten din da vi jobbet sammen, og jeg vil være takknemlig for hjelpen din med dette neste steget.
Vennlig hilsen
[Navnet ditt]
[Privat telefonnummer]
[Privat e-post]
Det konkrete minnet i første avsnitt betyr noe. Det hjelper lederen med å plassere deg raskt og gir forespørselen varme.
Fortrolig mal til en nåværende kollega
Emne: Fortrolig forespørsel om referanse
Hei [navn],
Jeg tar kontakt privat fordi jeg har begynt å se etter muligheter som [type stilling]. Jobbsøkingen min er fortrolig foreløpig, og jeg setter pris på om du holder det for deg selv.
Vi jobbet tett sammen om [prosjekt eller ansvarsområde], og du så bidraget mitt til [konkret område] på nært hold. Kan du tenke deg å være referanse hvis jeg kommer langt i prosessen hos en arbeidsgiver?
Jeg kan sende CV-en min, den aktuelle stillingsannonsen og detaljer om prosessen før jeg deler kontaktopplysningene dine. Si gjerne nei hvis situasjonen føles ubehagelig så lenge vi begge jobber i [selskap].
Takk for at du vurderer dette, og for at samtalen blir mellom oss.
Hilsen
[Navnet ditt]
[Privat telefonnummer]
[Privat e-post]
Velg denne veien bare når du stoler på personen og forstår den mulige risikoen på arbeidsplassen. Din egen trygghet og økonomiske stabilitet bør komme først.
Mal til en professor eller akademisk veileder
Emne: Forespørsel om referanse fra [navnet ditt]: [emne eller prosjekt]
Kjære professor [etternavn],
Jeg var student i emnet ditt [emnenavn] i [semester og år], der jeg gjennomførte [konkret oppgave, forskning eller prosjekt]. Jeg samarbeidet også med deg gjennom [laboratorium, masteroppgave, assistentstilling eller annen tilknytning].
Jeg søker nå juniorstillinger innen [fagfelt eller stilling]. Stillingene bygger på [relevant kunnskap eller relevante ferdigheter], særlig erfaringen jeg fikk gjennom [konkret faglig arbeid]. Kan du tenke deg å være akademisk referanse for meg?
Jeg kan sende CV-en min, karakterutskrift om det er relevant, en kopi av arbeidet mitt og stillingsannonsen, slik at det blir lettere å vurdere forespørselen. Jeg forstår at timeplanen din kan være full, så si gjerne nei.
Takk for at du vurderer forespørselen min, og for veiledningen du ga meg under [emne eller prosjekt].
Med vennlig hilsen
[Navnet ditt]
[Telefonnummer]
[E-post]
Professorer underviser mange studenter. Datoer for emnet, navn på oppgaver og en kopi av arbeidet kan hjelpe dem med å huske deg riktig.
Mal for en vennlig påminnelse
Send én kort påminnelse når det har gått rimelig lang tid. Stillhet kan skyldes arbeidsmengde, en gammel e-postadresse eller usikkerhet. Se på det som et ubesvart spørsmål til personen bekrefter.
Emne: Oppfølging av forespørselen min om referanse
Hei [navn],
Jeg ville følge opp forespørselen om referanse som jeg sendte [dato], i tilfelle meldingen druknet i innboksen.
Jeg søker fortsatt stillinger som [type stilling] og vil sette stor pris på ditt syn på samarbeidet vårt i [selskap eller organisasjon]. Hvis tidspunktet er vanskelig, har jeg full forståelse for det.
Takk igjen for at du vurderer det.
Hilsen
[Navnet ditt]
Får du ikke svar etter én påminnelse, går du videre til en annen person. En referanse som er villig, bør føle seg komfortabel med å svare.
Når personen sier ja
Takk personen raskt, og bekreft hvilken e-postadresse, hvilket telefonnummer, hvilken tittel og hvilken organisasjon vedkommende vil at du skal oppgi. Nøyaktighet her er et spørsmål om høflighet.
Send den nåværende CV-en din og den konkrete stillingsannonsen når søknaden blir aktuell. Minn personen på to eller tre prosjekter dere gjennomførte sammen, og forklar hvilke deler av stillingen som henger sammen med det arbeidet. Du frisker opp hukommelsen, mens personen står helt fritt i hva vedkommende sier.
Fortell navnet på selskapet, hvilken stilling det gjelder, hvor langt rekrutteringsprosessen har kommet, når kontakten sannsynligvis kommer, og hvordan arbeidsgiveren kan ta kontakt. En kort beskjed før en arbeidsgiver ringer, hjelper personen med å svare trygt. Hvis prosessen endrer seg eller du trekker deg, gi beskjed.
Sett opp referanselisten oversiktlig
Når en arbeidsgiver ber om et eget dokument med referanser, bruker du det samme navnet og den samme kontaktinformasjonen øverst som i CV-en. Ta med dette for hver person:
[Fullt navn]
[Nåværende tittel], [Organisasjon]
[Faglig relasjon, for eksempel «Tidligere nærmeste leder i Selskap»]
[E-post]
[Telefon]
Følg formatet og antallet referanser arbeidsgiveren ber om. En linje som forklarer relasjonen, hjelper leseren å forstå hvorfor du valgte hver person.
Forbered dem uten å skrive svaret for dem
Det er rimelig å gi kontekst og minne noen på arbeid de har sett. Et manus setter begge i en ubehagelig situasjon og kan høres kunstig ut i samtalen.
Gi referansen din riktig materiale: stillingsannonsen, CV-en din, prosjektene dere delte, og eventuelle offentlige eller ikke-fortrolige resultater. La vedkommende selv bestemme hvilke eksempler som virkelig gjenspeiler erfaringen med å jobbe med deg.
Hvis en referanse uttrykker bekymring for en påstand i CV-en din, ta det på alvor. Juster formuleringen før en arbeidsgiver oppdager det samme avviket.
Ta imot et nei på en god måte
En person kan si nei på grunn av tid, interne regler, begrenset hukommelse eller ubehag med referanser generelt. Takk for svaret og la forholdet forbli intakt. Du fortjener en referanse som kan snakke med ekte overbevisning, og et tydelig nei hjelper deg å finne en.
Hvis svaret virker nølende, gi personen rom til å trekke seg. Entusiasme betyr mer enn status.
Si takk og avslutt ordentlig
Når noen har gitt deg en referanse, send en personlig takk. Fortell personen når du takker ja til en stilling, eller når prosessen er over. Vedkommende ga deg tid og faglig tillit; å anerkjenne den innsatsen styrker forholdet.
Hold kontakten også etter jobbsøkingen. Send en oppdatering av og til, gratuler når det skjer noe viktig, og tilby hjelp når du kan. Gode faglige relasjoner går begge veier.
Slik hjelper UseResume
UseResume hjelper deg med å forberede dokumentene rundt referanseprosessen. Du kan laste opp eller lage en CV, tilpasse den til en stillingsannonse, redigere utkastet, velge en mal, eksportere en PDF og lage et søknadsbrev.
Håndtering av og kontakt med referanser ligger utenfor plattformen. Hold oversikt over tillatelser, kontaktopplysninger og oppdateringer i et sikkert system du allerede stoler på.
Spør med varme og tydelighet
En god forespørsel om referanse er direkte, hensynsfull og personlig. Velg noen som kjenner arbeidet. Gi dem nyttig kontekst. Respekter svaret og tiden deres.
Det er nok. Du ber om faglig støtte fra en person hvis mening du verdsetter, og meldingen kan høres akkurat så menneskelig ut.
Opprett kontoen din og lag den tilpassede CV-en og søknadsbrevet du skal dele med referansene dine.
Les videre i guiden om å følge opp etter et jobbintervju og rådene om å skrive et oppsigelsesbrev.
