Prośba o referencje bywa trudniejsza, niż się wydaje
Prośba o referencje to prośba, by ktoś poręczył za ciebie swoją zawodową opinią. Nawet przy dobrych relacjach kliknięcie „Wyślij” może być krępujące. Możesz się zastanawiać, czy ta osoba dobrze pamięta twoją pracę, czy nie minęło zbyt dużo czasu i czy prośba nie nakłada na nią zobowiązania.
Przemyślana wiadomość rozładowuje dużą część tego napięcia. Przypomnij, jak wam się razem pracowało, wyjaśnij, w jakim kierunku szukasz pracy, i daj tej osobie wygodną możliwość odmowy. Zależy ci na entuzjastycznym i świadomym „tak”.
Wybierz kogoś, kto widział twoją pracę
Najbardziej przydatna osoba polecająca potrafi opisać twój wkład na konkretnych przykładach. Prestiżowy tytuł albo wysokie stanowisko niewiele znaczą, jeśli ta osoba ledwo zna twoją pracę.
Były przełożony może opowiedzieć o wynikach, rozwoju, umiejętności podejmowania decyzji i rzetelności. Starszy stażem współpracownik albo partner z innego działu może podać więcej szczegółów o współpracy i wkładzie technicznym. Cenny bywa też klient, jeśli pozwalają na to wasze relacje i ewentualne zasady poufności. Absolwenci mogą poprosić wykładowcę, opiekuna badań, opiekuna praktyk albo opiekuna koła naukowego, który widział ich pracę związaną z daną dziedziną.
Pomyśl o stanowisku, o które się starasz. Przy stanowisku związanym z zarządzaniem ludźmi wybierz kogoś, kto widział, jak prowadzisz zespół i rozwijasz innych. Przy stanowisku technicznym najwyraźniejszych dowodów może dostarczyć osoba, która blisko współpracowała z tobą przy realizacji projektów. Przygotuj kilka potencjalnych osób polecających z różnych etapów kariery, żeby móc wybrać najbardziej pasujące nazwiska, gdy pracodawca o nie poprosi.
Sprawdź zasady firmy i kwestie poufności
Niektóre organizacje kierują prośby o referencje do działu HR i ograniczają informacje, które mogą przekazywać pracownicy. Twój były przełożony może mimo to chcieć udzielić ci osobistych referencji zawodowych, choć zasady firmy mogą wpływać na to, o czym może mówić. Zapytaj otwarcie i uszanuj odpowiedź.
Gdy w grę wchodzi obecny pracodawca, potrzebna jest szczególna ostrożność. Wybierz współpracownika, któremu ufasz, zaznacz, że rozmowa jest poufna, i korzystaj z prywatnych danych kontaktowych. Wielu kandydatów czeka z angażowaniem kogokolwiek z obecnego miejsca pracy do późnego etapu rekrutacji.
Pracodawcy różnią się też tym, kiedy i jak zbierają referencje. Trzymaj się instrukcji podanych w procesie aplikacji. Udostępniaj czyjeś dane kontaktowe dopiero po uzyskaniu zgody.
Co powinna zawierać dobra prośba
Zacznij od tego, co was łączy. Wspomnij wspólny zespół, zajęcia, projekt albo okres. Potem jasno sformułuj prośbę: zapytaj, czy ta osoba zgodzi się udzielić ci referencji zawodowych.
Dodaj krótką informację o stanowiskach, o które się starasz, i wyjaśnij, dlaczego właśnie jej perspektywa będzie tu ważna. Zaproponuj przesłanie aktualnego CV i oferty pracy. Na koniec zostaw łatwą możliwość odmowy i szczerze podziękuj.
Niech wiadomość będzie osobista. Prośba o referencje powinna brzmieć jak list od jednego profesjonalisty do drugiego. Szablonowy język masowych e-maili osłabia tę więź.
Wzór e-maila do byłego przełożonego
Temat: Prośba o referencje
Cześć [Imię],
mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Wciąż często wracam myślami do czasu w zespole [zespół] w [firma], zwłaszcza do naszej pracy nad [konkretny projekt lub okres].
Obecnie aplikuję na stanowiska [rodzaj stanowiska], głównie w obszarze [obszar]. Czy zgodzisz się udzielić mi referencji zawodowych? Moja praca przy [konkretny obszar odpowiedzialności] była pod Twoim bezpośrednim nadzorem, więc Twoja opinia na temat [umiejętność, wkład lub rozwój] będzie szczególnie cenna.
Chętnie prześlę Ci aktualne CV i ofertę pracy, zanim skontaktuje się z Tobą jakikolwiek pracodawca. Jeśli brak czasu albo zasady firmy to utrudniają, w pełni to zrozumiem.
Dziękuję, że rozważysz moją prośbę. Twoje wsparcie w czasie naszej wspólnej pracy wiele dla mnie znaczyło, a teraz z wdzięcznością przyjmę Twoją pomoc w tym kolejnym kroku.
Serdecznie pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
[Prywatny numer telefonu]
[Prywatny e-mail]
Konkretne wspomnienie w pierwszym akapicie ma znaczenie. Pomaga przełożonemu szybko cię skojarzyć i nadaje prośbie ciepło.
Poufny wzór dla obecnego współpracownika
Temat: Poufna prośba o referencje
Cześć [Imię],
piszę do Ciebie prywatnie, bo zaczynam rozglądać się za pracą na stanowiskach [rodzaj stanowiska]. Na tym etapie moje poszukiwania są poufne, więc proszę Cię o dyskrecję.
Nasza bliska współpraca przy [projekt lub zadanie] pozwoliła Ci na własne oczy zobaczyć mój wkład w [konkretny obszar]. Czy zgodzisz się udzielić mi referencji, jeśli dojdę do późnego etapu rekrutacji u któregoś pracodawcy?
Zanim przekażę komukolwiek Twoje dane kontaktowe, mogę przesłać Ci moje CV, ogłoszenie i szczegóły rekrutacji. Śmiało odmów, jeśli ta sytuacja jest dla Ciebie niezręczna, skoro pracujemy razem w [firma].
Dziękuję, że się nad tym zastanowisz, i za zachowanie tej rozmowy między nami.
Pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
[Prywatny numer telefonu]
[Prywatny e-mail]
Wybieraj tę drogę tylko wtedy, gdy ufasz tej osobie i rozumiesz, jakie ryzyko może to nieść w miejscu pracy. Twoje bezpieczeństwo i stabilność finansowa są ważniejsze.
Wzór dla wykładowcy lub promotora
Temat: Prośba o referencje: [imię i nazwisko], [przedmiot lub projekt]
[Szanowna Pani Profesor / Szanowny Panie Profesorze],
na prowadzonych przez [Panią / Pana] zajęciach [nazwa przedmiotu] w [semestr i rok] moim zadaniem było [konkretne zadanie, badanie lub projekt]. Nasza współpraca obejmowała też [laboratorium, pracę dyplomową, asystenturę lub inną formę współpracy].
Obecnie aplikuję na stanowiska na start w obszarze [dziedzina lub stanowisko]. Na tych stanowiskach liczą się [odpowiednia wiedza lub umiejętności], a zwłaszcza doświadczenie zdobyte podczas [konkretna praca akademicka]. Czy [zgodziłaby się Pani / zgodziłby się Pan] udzielić mi referencji akademickich?
Aby ułatwić ocenę prośby, mogę przesłać CV, w razie potrzeby wykaz ocen, kopię mojej pracy oraz ofertę pracy. Rozumiem, że [Pani / Pana] kalendarz może być bardzo napięty, więc odmowa będzie dla mnie w pełni zrozumiała.
Dziękuję za rozważenie mojej prośby oraz za wskazówki w czasie [przedmiot lub projekt].
Z wyrazami szacunku
[Imię i nazwisko]
[Numer telefonu]
[E-mail]
Wykładowcy uczą wielu studentów. Daty zajęć, tytuły prac i kopia twojej pracy pomogą im dokładnie cię sobie przypomnieć.
Wzór uprzejmego przypomnienia
Wyślij jedno krótkie przypomnienie, gdy minie rozsądny czas. Milczenie może wynikać z nawału pracy, starego adresu e-mail albo wahania. Dopóki ta osoba nie potwierdzi, traktuj sprawę jako otwartą.
Temat: Wracam do prośby o referencje
Cześć [Imię],
wracam do prośby o referencje z [data], na wypadek gdyby wiadomość zginęła w skrzynce.
Nadal aplikuję na stanowiska [rodzaj stanowiska] i Twoja opinia o naszej wspólnej pracy w [firma lub organizacja] byłaby dla mnie bardzo cenna. Jeśli to nie jest dobry moment, w pełni to zrozumiem.
Jeszcze raz dziękuję, że się nad tym zastanowisz.
Pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
Jeśli po jednym przypomnieniu nie dostaniesz odpowiedzi, zwróć się do kogoś innego. Osoba, która chętnie udzieli referencji, nie powinna mieć oporów przed odpowiedzią.
Gdy ktoś się zgodzi
Szybko podziękuj i ustal, jaki adres e-mail, numer telefonu, stanowisko i nazwę organizacji ta osoba chce podać pracodawcom. Dokładność jest tu kwestią uprzejmości.
Gdy aplikacja nabiera konkretów, wyślij aktualne CV i konkretną ofertę pracy. Przypomnij dwa lub trzy wasze wspólne projekty i wyjaśnij, które elementy stanowiska łączą się z tamtą pracą. Odświeżasz jej pamięć, ale to ona w pełni decyduje, co powie.
Podaj nazwę firmy, stanowisko, etap rekrutacji, przybliżony termin i możliwy sposób kontaktu. Krótkie uprzedzenie przed telefonem od pracodawcy pomaga odpowiedzieć z pewnością siebie. Jeśli proces się zmieni albo się wycofasz, daj znać.
Przygotuj czytelną listę referencji
Gdy pracodawca prosi o osobny dokument z referencjami, użyj tego samego nagłówka z imieniem, nazwiskiem i danymi kontaktowymi co w CV. Przy każdej osobie podaj:
[Imię i nazwisko]
[Obecne stanowisko], [Organizacja]
[Relacja zawodowa, np. „Były bezpośredni przełożony w firmie X”]
[E-mail]
[Telefon]
Trzymaj się formatu i liczby referencji, o które prosi pracodawca. Wiersz opisujący relację pomaga czytelnikowi zrozumieć, dlaczego wskazujesz właśnie tę osobę.
Przygotuj osobę polecającą, ale nie pisz za nią odpowiedzi
Rozsądnie jest przekazać kontekst i przypomnieć komuś pracę, którą widział. Gotowy scenariusz stawia obie strony w niezręcznej sytuacji i podczas rozmowy może brzmieć sztucznie.
Daj osobie polecającej rzetelne materiały: ofertę pracy, CV, wspólne projekty oraz wszelkie publiczne lub niepoufne wyniki. Pozwól jej zdecydować, które przykłady naprawdę oddają jej doświadczenia ze współpracy z tobą.
Jeśli osoba polecająca ma wątpliwości co do jakiegoś stwierdzenia w twoim CV, potraktuj to poważnie. Popraw sformułowanie, zanim tę samą lukę zauważy pracodawca.
Przyjmij odmowę z klasą
Ktoś może odmówić z braku czasu, z powodu zasad firmy, bo słabo pamięta twoją pracę albo w ogóle nie lubi udzielać referencji. Podziękuj za odpowiedź i nie psuj relacji. Zasługujesz na osobę polecającą, która może mówić o tobie z prawdziwym przekonaniem, a jasna odmowa pomaga ci ją znaleźć.
Jeśli odpowiedź brzmi niepewnie, daj tej osobie przestrzeń, by mogła się wycofać. Entuzjazm liczy się bardziej niż status.
Podziękuj i daj znać, jak się skończyło
Gdy ktoś udzieli ci referencji, wyślij osobiste podziękowanie. Daj znać, gdy przyjmiesz propozycję pracy albo gdy proces się zakończy. Ta osoba poświęciła ci czas i obdarzyła cię zawodowym zaufaniem; docenienie tego wysiłku umacnia relację.
Utrzymuj kontakt także po zakończeniu szukania pracy. Od czasu do czasu podziel się nowinami, pogratuluj ważnych wydarzeń i zaoferuj pomoc, kiedy możesz. Zdrowe relacje zawodowe działają w obie strony.
Gdzie przydaje się UseResume
UseResume pomaga przygotować dokumenty, które towarzyszą prośbie o referencje. Możesz przesłać lub utworzyć CV, dopasować je do oferty pracy, edytować wersję roboczą, wybrać szablon, wyeksportować PDF i napisać list motywacyjny.
Zarządzanie referencjami i kontakt z osobami polecającymi są poza platformą. Zgody, dane kontaktowe i aktualizacje przechowuj w bezpiecznym miejscu, któremu już ufasz.
Poproś ciepło i jasno
Dobra prośba o referencje jest bezpośrednia, taktowna i osobista. Wybierz kogoś, kto zna twoją pracę. Daj mu przydatny kontekst. Uszanuj jego odpowiedź i jego czas.
To wystarczy. Prosisz o zawodowe wsparcie osobę, której opinię cenisz, a wiadomość może brzmieć dokładnie tak po ludzku.
Załóż konto i przygotuj dopasowane CV oraz list motywacyjny, które przekażesz osobom polecającym.
Zobacz też poradnik o tym, jak odezwać się po rozmowie kwalifikacyjnej, i wskazówki, jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę.
