Ali v življenjepis navesti reference?

Življenjepis običajno nastaja od vrha navzdol, zadnja odločitev pa je, kaj storiti z dnom strani. Starejše predloge in življenjepisi, ki so bili nazadnje posodobljeni pred desetletjem, se pogosto končajo z razdelkom Reference ali z eno samo vrstico: „Reference na zahtevo“. Kandidat mora izbrati, ali bo razdelek napolnil z imeni in telefonskimi številkami, ohranil vrstico ali izbrisal oboje.

Pri prijavi na delovno mesto v Združenih državah je odgovor preprost: izbrisati oboje. Delodajalci se z referencami običajno obrnejo ob koncu izbirnega postopka, dolgo potem, ko je življenjepis svoje delo že opravil, in imena zahtevajo, ko jih potrebujejo. Seznam kontaktnih podatkov drugih ljudi v fazi pregledovanja nikomur ne pomaga, vrstica, ki ga obljublja, pa delodajalcu ne pove ničesar, česar ne bi že predvideval.

Obstajajo izjeme: oglas, ki reference zahteva, akademski življenjepis in nekaj držav, kjer je vrstica o priporočiteljih še vedno običajna. Spodnji razdelki pojasnjujejo, kje je ta navada danes, kdaj delodajalci preverjajo reference in kaj z njimi počnejo, kje veljajo izjeme in kako pripraviti ločen seznam referenc, ki je razdelek nadomestil.

Vrstica, ki ne pove ničesar

Ta fraza izginja že dolgo. Vodnik po življenjepisih, ki ga je leta 2009 objavil ameriški statistični urad Bureau of Labor Statistics (BLS), je že opisal razkol. Nekateri pisci življenjepis končajo z „Reference na zahtevo“, je zapisal, medtem ko drugi „predpostavljajo, da je razpoložljivost referenc samoumevna, in ta prostor porabijo za pomembnejše podatke“. Vzorčni življenjepisi v samem vodniku so vrstico še vedno vsebovali, čeprav je imel eden ob njej natisnjeno opombo: „Izjava je včasih izpuščena“. Pri širšem vprašanju je bil vodnik že odločen: „Življenjepisi običajno ne vsebujejo imen referenc“.

Od takrat so nasveti še strožji. Karierni center univerze Harvard vodi kratek seznam stvari, ki ne sodijo v življenjepis, in en vnos obsega dve besedi: „Navajanje referenc“. Kanadski vladni zaposlitveni portal kandidatom svetuje, naj reference hranijo na ločenem listu in jih posredujejo „samo, kadar so izrecno zahtevane“.

Razlaga je kratka. Za vsakega kandidata se predpostavlja, da lahko navede reference, zato ta zapis nikogar ne loči od drugih. Sama imena pa stanejo več. Tri reference z nazivi delovnih mest in kontaktnimi podatki zasedejo šest do devet vrstic, kar je na enostranskem življenjepisu prostor za celoten vnos o službi.

Priljubljeni vodniki po življenjepisih pogosto dodajo še dva očitka: da vrstica spodbuja starostno diskriminacijo in da sklop referenc zmede programsko opremo, ki razčlenjuje življenjepise. Vodniki, pregledani za ta članek, za nobeno od trditev niso navedli študije ali preizkusa. Preprostejši ugovor, da ima prostor boljšo rabo, zadošča.

Kdaj delodajalci preverjajo reference

Močnejši argument je časovni. Office of Personnel Management (OPM), urad, ki določa smernice za zaposlovanje v ameriški zvezni upravi, opisuje preverjanje referenc kot „običajno izvedeno proti koncu izbirnega postopka“, ko je krog kandidatov že zožen na nekaj tekmecev. Workable, proizvajalec programske opreme za sledenje kandidatom, strankam svetuje enako: preverjanje referenc naj uporabijo „v zadnji fazi zaposlovanja, preden ponudijo zaposlitev“. Kanadski Job Bank to pove s strani kandidata: „Delodajalec reference zahteva samo, če resno razmišlja o vaši zaposlitvi.“

Oseba, ki življenjepis bere v fazi pregledovanja, se torej odloča, ali bo kandidata povabila na razgovor, in telefonske številke nekdanjega vodje ne potrebuje. Ko jo nekdo res želi, je delodajalec kandidata že spoznal in ga lahko preprosto vpraša.

Samo preverjanje je bolj formalno, kot pričakujejo mnogi kandidati. Po podatkih OPM se reference običajno zbirajo po telefonu v strukturiranem razgovoru, ki traja približno 20 minut na osebo, priporočljive pa so vsaj tri osebe. Vprašanja segajo dlje od potrditve datumov. V raziskavi iz leta 2019, ki jo je izvedla kadrovska agencija Accountemps (v lasti podjetja Robert Half), je več kot 2.800 višjih vodij povedalo, da od reference najbolj želijo vpogled v kandidatove prednosti in slabosti (38 %), sledi opis preteklih zadolžitev (22 %).

Isti vodje so povedali, da so po preverjanju referenc izločili približno tretjino kandidatov (34 %), kanadska izdaja raziskave, ki je zajela več kot 600 višjih vodij, pa je navedla 32 %. Gre za ocene vodij samih, iz raziskave, ki jo je naročilo podjetje, ki prodaja storitve zaposlovanja, in tako jih je treba tudi brati. Treznejša ocena OPM je, da preverjanje referenc delovno uspešnost napove bolje kot leta izobraževanja ali izkušenj in slabše kot preizkusi kognitivnih sposobnosti.

Kaj bo referenca povedala, je omejeno. OPM opozarja, da „mnogi delodajalci zavračajo dajanje negativnih informacij o nekdanjih zaposlenih, ker se bojijo tožbe zaradi obrekovanja“, v Veliki Britaniji pa vladne smernice pravijo, da je referenca lahko kratka, „na primer naziv delovnega mesta, plača in obdobje zaposlitve“. Kljub temu imajo reference pri končni odločitvi resnično težo. Razlog, da jih v življenjepisu ni, je v tem, kdaj se berejo, in nima nobene zveze s tem, ali so pomembne.

Kdaj reference sodijo v življenjepis

Pravilo popusti v štirih primerih.

Prvi je delodajalec, ki jih zahteva. Če oglas pravi, naj reference pošljete skupaj s prijavo, jih pošljite v zahtevani obliki. Pogosto to pomeni, da jih vpišete v prijavni obrazec namesto v življenjepis: vodnik BLS reference navaja med standardnimi polji prijave na delovno mesto, ki zahteva „imena, telefonske številke in naslove treh ali štirih oseb, ki so vas pripravljene priporočiti“. Kjer oglas zahteva dokument, je ločena stran za življenjepisom boljša kot razdelek, stisnjen vanj.

Drugi je akademsko okolje. Akademski življenjepis sledi drugačnim pravilom kot običajen življenjepis, spletni pisalni laboratorij univerze Purdue pa kandidatom svetuje, naj „vključijo tudi seznam referenc, bodisi kot del življenjepisa bodisi na ločeni strani“.

Tretji je prepoznavno ime. Vodnik BLS je dopustil, da nekateri ocenjevalci predlagajo kršitev pravila, „če so imena v poklicu ali panogi prepoznavna“. Referenca nekoga, ki ga vodja, ki zaposluje, že pozna in spoštuje, je informacija, kakršna neznano ime ni.

Četrti je geografija. V Veliki Britaniji, na Novi Zelandiji in v Avstraliji, kjer se osebam, ki dajejo reference, reče referees (priporočitelji), je zaključna vrstica o njih še vedno sprejemljiva, na Novi Zelandiji pa celo priporočena. Nasveti so bolj zadržani, kot bi sklepali po navadi, v Avstraliji pa so sporni.

Tudi kjer vrstica preživi, imena pogosto ne. Britanske in novozelandske smernice „na voljo na zahtevo“ obravnavajo kot privzeto možnost, podatki priporočiteljev pa se posredujejo šele, ko jih delodajalec zahteva.

Najstnik, ki lokalnemu delodajalcu izroči svoj prvi življenjepis, je poseben primer, saj delodajalec nima delovne zgodovine, ki bi jo lahko preveril. O tem govori vodnik za prvi življenjepis srednješolca.

Telefonske številke drugih ljudi

Razdelek z referencami je edini del življenjepisa, sestavljen iz tujih podatkov. National Careers Service, ki ga vodi britanska vlada, je pri tem neposreden: „v življenjepis ne smete vpisati kontaktnih podatkov druge osebe.“ Življenjepis ne ostane tam, kamor je poslan. Naloži se na zaposlitvene portale, shrani v zbirke podatkov delodajalcev in kadroviki ga posredujejo naprej, mobilna številka nekdanjega vodje pa potuje z njim. Po britanski zakonodaji o varstvu podatkov so informacije, ki se nanašajo na prepoznavno osebo, na primer ime s telefonsko številko, osebni podatki. Ne glede na to, kaj pravi zakon v posamezni državi, je vljudnost ista.

Druga težava je nadzor. Ko so imena v življenjepisu, jih lahko kdorkoli, ki ga ima, pokliče kadarkoli. Zgodnji stik lahko skrbi tudi takrat, ko delodajalec najprej vpraša. V eni od razprav na Blindu iz leta 2021 je zaposleni vprašal, ali je običajno, da zagonsko podjetje želi reference, preden pošlje ponudbo za zaposlitev, saj bi imenovanje sodelavcev pomenilo, da bi jim moral povedati za iskanje službe. Nicka Corcodilosa, lovca na kadre, ki že leta odgovarja na vprašanja bralcev v svoji rubriki Ask The Headhunter, so leta 2011 vprašali, zakaj kadroviki želijo podrobne reference še pred kakršnimkoli srečanjem. Odgovoril je, da prosto deljenje referenc izčrpa ljudi na seznamu: „Vaše reference se bodo naveličale klicev.“ Leta 2020 je šel še dlje: „Pogost trik kadrovikov je, da reference zahtevajo vnaprej“, je zapisal, nato pa se kadrovik obrne na navedene osebe glede istega ali drugih delovnih mest. Včasih, je dodal, cilj sploh ni razgovor.

Britanske delodajalce usmerjajo stran od zgodnjih preverjanj. Acas, javni organ, ki svetuje glede delovne prakse, jim pravi: „Najbolje je, da referenco zahtevate v zadnji fazi zaposlovanja, ko ponudite zaposlitev.“ Preden se delodajalec, ki zaposluje, obrne na kandidatovega trenutnega delodajalca, dodaja, mora imeti kandidatovo dovoljenje in mu dati pogojno ponudbo. Ameriška zakonodaja je skromnejša. Delodajalec, ki za preverjanje ozadja najame zunanje podjetje, mora pridobiti pisno dovoljenje kandidata po zakonu Fair Credit Reporting Act. To pravilo se nanaša na podjetja za preverjanje ozadja, smernice zvezne komisije za trgovino (FTC) za kandidate pa ne obravnavajo klicev referencam, ki jih opravi delodajalec sam. To so splošne informacije in ne pravni nasvet.

Če reference ostanejo zunaj življenjepisa, odločitev o času spet pripada kandidatu. Imena posreduje, ko je delodajalec resen, priporočitelje lahko opozori, da bo klic prišel, trenutnega vodje pa klic ne preseneti.

Kako pripraviti seznam referenc

Razdelek je nadomestil ločen dokument, pripravljen vnaprej in poslan na zahtevo. Vodnik BLS ga je opisal leta 2009 in oblika se je komaj spremenila: „Seznam referenc navaja ime, naziv, službeni naslov in telefonsko številko treh do petih oseb, ki poznajo vaše sposobnosti.“ Na vrh sodijo kandidatovo ime in kontaktni podatki, v enaki obliki kot v življenjepisu. V praksi je službeni naslov nadomestil e-poštni naslov, smiselno pa je dodati še vrstico o odnosu, saj mora oseba, ki kliče, vedeti, kako posamezna referenca pozna kandidatovo delo.

Tri imena so varna številka: OPM delodajalcem priporoča, naj stopijo v stik z vsaj tremi osebami, vodnik BLS pa predlaga tri do pet. Najbolj koristni so ljudje, ki so kandidatovo delo nadzorovali, opredelitev reference pri OPM pa zajema tudi sodelavce in podrejene, „ki kandidata poznajo in so z njim delali“. Kandidat, čigar trenutni delodajalec za iskanje ne ve, lahko trenutnega vodjo izpusti in to tudi pove.

Vsaka oseba na seznamu mora s tem soglašati, kar poudarja tudi vodnik BLS, UseResume pa ima ločen vodnik o tem, kako nekoga prositi za referenco, z besedilom za prošnjo. Ko delodajalec seznam res zahteva, je dobro vsako referenco obvestiti še isti dan ter ji poslati oglas za delovno mesto in aktualni življenjepis, da se bo to, kar pove, ujemalo s tem, kar je delodajalec prebral.

Prostor na dnu strani

Ostane dno življenjepisa, kjer se je vprašanje začelo. Vrstica lahko gre, nadomestiti pa jo mora nekaj, kar delodajalec lahko uporabi: certifikat, jezik, še en rezultat iz zadnje službe. Vodnik o tem, kaj naj vsebuje posamezen razdelek življenjepisa, je boljši vir zamisli za te vrstice kot stara predloga.

Za kandidata v Združenih državah torej imena ostanejo zunaj življenjepisa, prav tako obljuba o njih. Izjeme so oglas, ki jih zahteva, akademski življenjepis, ime, ki ga bo bralec prepoznal, in države, kjer se vrstica o priporočiteljih še pričakuje. V vsakem primeru se prava priprava zgodi drugje: tri osebe, ki so pripravljene govoriti, seznam, pripravljen za pošiljanje, in sporočilo vsaki od njih, ko prispe zahteva. Delodajalci bodo reference zahtevali, ko bodo blizu odločitve, in to je pravi trenutek, da jih kandidat posreduje.

Kako pomaga UseResume

Brisanje razdelka z referencami sprosti nekaj vrstic, težji del pa je, da jih napolnite z nečim boljšim. UseResume je narejen za to eno nalogo, za razliko od klepetalnega robota za splošno rabo. Star življenjepis lahko uvozite kot datoteko PDF ali Word, orodje za izdelavo življenjepisa z UI pa preoblikuje povzetek, alineje in veščine v predlogi s standardnimi naslovi razdelkov. Prilepite opis delovnega mesta in orodje bo prilagodilo življenjepis oglasu ter pokazalo, katere ključne besede iz oglasa so najdene in katere manjkajo.

Preverjanje življenjepisa nato rezultat oceni od 0 do 100 v 37 preverjanjih in navede, kaj popraviti najprej. Vsako različico lahko shranite posebej, eno za vsako delovno mesto, na katero se prijavite, in jo prenesete kot PDF.

Ustvarite račun in prostor izkoristite bolje.