CV in PDF o in Word: quale formato inviare?

Verso la fine di una candidatura online c'è di solito un riquadro per caricare un file, e sotto una riga in piccolo con l'elenco dei formati accettati. Il CV è stato scritto probabilmente con Word o Google Docs, ed entrambi i programmi lo salvano in pochi secondi come file Word o come PDF. Il modulo accetta entrambi e non dice quale preferisce.

I consigli sulla scelta sono facili da trovare e difficili da conciliare. Da una parte si sostiene che il PDF sia l'unico modo per essere sicuri che la pagina arrivi esattamente com'era quando è partita. Dall'altra si legge che gli ATS (applicant tracking system), i software che le aziende usano per raccogliere e smistare le candidature, non leggono i PDF in modo affidabile, e che quindi la scelta sicura è un file Word.

La seconda tesi circolava già nel 2012. Tutti i sistemi la cui documentazione è stata consultata per questo articolo oggi accettano il PDF, e il sito federale per il lavoro pubblico degli Stati Uniti lo raccomanda. Di seguito: l'origine dell'avvertimento, che risale a quell'anno, che cosa dicono sui formati dei file i produttori di questi sistemi, l'unico tipo di PDF che non funziona davvero e i casi in cui Word resta la scelta giusta. In breve: se l'offerta o il recruiter indicano un formato, va inviato quello. Altrimenti si invia un PDF salvato direttamente dal programma con cui è stato scritto il CV, e la versione Word si tiene per il recruiter che la chiede.

Da dove nasce la paura del PDF

Una delle prime versioni dell'avvertimento si può datare. Il 1° marzo 2012 la rivista di settore CIO ha pubblicato cinque consigli per far passare un CV attraverso un ATS. Li aveva forniti Jon Ciampi, amministratore delegato di Preptel, una start-up che vendeva un servizio per ottimizzare i CV per questi sistemi. Il primo consiglio era «Non inviare mai il CV in PDF», e la motivazione era lunga una frase: «Poiché i sistemi di selezione non hanno un modo standard di strutturare i documenti PDF, li leggono facilmente in modo errato, dice Ciampi.» Lo stesso articolo riportava il dato, ripetuto da allora, secondo cui questi sistemi tolgono al 75% dei candidati la possibilità di un colloquio, un numero che l'articolo dava senza campione né metodo.

Sui formati dei file, però, il consiglio non era lontano da quello che un produttore dava ai candidati due anni dopo. Workable, che produce un ATS, ha pubblicato una guida a gennaio 2014, ancora online, in cui si legge: «Invia il CV in un formato di testo, preferibilmente .doc o .docx.» Un PDF era accettabile a una condizione: che il candidato lo «esporti dal suo programma di videoscrittura» e non scansioni una pagina stampata.

L'avvertimento sopravvive come cautela, e le guide non sono più d'accordo nemmeno sul formato a cui si applica. Delle tre guide consultate per questo articolo, ciascuna pubblicata da un'azienda che vende software per CV o per la ricerca di lavoro, una ammette che la maggior parte dei sistemi attuali legge un PDF ma definisce i file Word «una scommessa più sicura», una dice che i propri test hanno rilevato che la maggior parte dei sistemi legge i PDF con più precisione, e la terza dice che i datori di lavoro con sistemi più vecchi «potrebbero avere difficoltà con i file Word». Nessuna nomina un sistema che non funziona, e quella che cita dei test non li pubblica.

Cosa dicono i produttori di ATS su PDF e Word

Le organizzazioni che ricevono i CV pubblicano l'elenco dei file che accettano, e il PDF compare in ogni elenco consultato per questo articolo.

Allo stesso modo Textkernel, che vende software di lettura automatica dei CV da integrare nei prodotti di altre aziende, elenca sia Word sia PDF tra i formati che il suo parser accetta.

Il governo federale va oltre la semplice accettazione del PDF. Le indicazioni pubblicate nel 2025 dall'Office of Personnel Management (l'agenzia che stabilisce le regole per il personale federale) riportano il testo che USAJOBS, il sito federale per il lavoro pubblico, mostra ai candidati: «Consigliamo di salvare e caricare il CV in PDF per mantenere la formattazione e il numero di pagine.»

Un produttore sconsiglia ancora il formato. La documentazione per sviluppatori di Textkernel dice: «Se si vogliono ridurre al minimo i problemi di conversione, meglio non usare documenti PDF.» Poi la critica si restringe. «Molti PDF si convertono e si leggono senza problemi», prosegue la pagina, e la maggior parte delle segnalazioni che l'azienda riceve su documenti letti in modo errato riguarda, alla fine, «un file PDF danneggiato». L'obiezione riguarda i file il cui testo sottostante è danneggiato, e il controllo descritto più avanti in questo articolo serve a capire se un file è uno di questi.

Adobe, che ha inventato il PDF e quindi ha un interesse nella questione, esprime lo stesso concetto in modo più netto: «Nessuna fonte dimostra che l'estensione determini il successo della lettura. La vera variabile è la presenza di un livello di testo.» Un ufficio carriere che non ha nulla da vendere è d'accordo. Il consiglio del MIT ai suoi studenti è che, salvo diversa indicazione nell'offerta, «di solito è abbastanza sicuro usare un file .doc/.docx o .pdf».

Il PDF che in realtà è un'immagine

È nel livello di testo che il vecchio avvertimento conserva un fondamento. Un PDF può contenere una pagina in due modi. Nel primo, spiega Adobe, «ogni carattere è codificato come dato vero e proprio» che il software può selezionare, cercare e copiare. Nel secondo, «la pagina è semplicemente un'immagine del testo, con pixel disposti in modo da sembrare lettere». I due, aggiunge, «sullo schermo hanno un aspetto identico».

Un CV diventa del secondo tipo quando viene trasformato in immagine in un qualsiasi momento del percorso che lo porta a diventare un PDF. L'elenco di Adobe dei modi in cui succede comprende la scansione di una stampa, uno screenshot, la foto di una pagina, l'appiattimento di un PDF e la conversione del testo in tracciati in un programma di grafica. Anche l'esportazione di Word può farlo, in un caso: quando un font non può essere incorporato nel file, un caso trattato nell'articolo sui font per il CV.

Che cosa succede a un file del genere dipende da come è stato configurato il software del datore di lavoro. Per leggere le lettere in un'immagine serve il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). La documentazione di Textkernel tratta l'OCR come un'opzione che i clienti attivano, con un piccolo costo aggiuntivo per documento e un limite di 10 pagine. «In media, circa il 5% dei documenti richiede l'OCR», dice l'azienda. Per un account che non l'ha attivato, il codice di risultato è spiegato in una riga: «Il documento è solo un file immagine.» Greenhouse elenca i CV «caricati come immagine anziché come documento (per esempio un .docx o un .pdf)» tra le cause di una lettura non riuscita. Workable, al contrario, afferma che i CV caricati dai suoi clienti vengono letti, «compresi i CV basati su immagini». Anche dove l'OCR è attivo, Adobe avverte che «può introdurre errori».

Dall'esterno un candidato non può sapere quale di queste configurazioni abbia un datore di lavoro. In Greenhouse, una lettura non riuscita non esclude il candidato: il recruiter vede un messaggio secondo cui il CV «è stato solo allegato al candidato» e deve inserire i dati a mano. Il costo probabile è una scheda con campi vuoti.

Un file bloccato fallisce in modo più semplice. L'esportazione in PDF di Word offre un'opzione per «crittografare il documento con una password». La documentazione di Textkernel descrive che cosa ne ricava il suo software: «Il documento è crittografato e non può essere aperto se non con una password, che ovviamente non abbiamo!»

Che cosa protegge un PDF

Gli argomenti a favore del PDF riguardano ciò che succede quando una persona apre il file. Di norma un PDF include i propri font e fissa la posizione di ogni riga. Un file Word viene impaginato da capo dal programma che lo apre, qualunque esso sia. People with Energy, un'agenzia britannica di selezione del personale che preferisce ricevere file Word, descrive il risultato con franchezza: «I documenti Word possono apparire in modo diverso nelle diverse versioni di Microsoft Office, con caselle di testo sovrapposte, punti elenco che non vengono visualizzati e un CV difficile da leggere.»

Uno spostamento dell'impaginazione può anche cambiare il numero di pagine, e in un caso è più di una questione di aspetto. Dal 27 settembre 2025 USAJOBS limita i CV a due pagine, e le stesse indicazioni federali stabiliscono che un candidato il cui unico CV è più lungo «non può essere ulteriormente preso in considerazione». Questo spiega la formulazione della sua raccomandazione, che preferisce il PDF «per mantenere la formattazione e il numero di pagine».

Un file Word può anche contenere più di quanto mostri la pagina. L'elenco di Microsoft di ciò che un documento può contenere comincia così: «Commenti, segni di revisione delle modifiche rilevate, versioni e annotazioni a penna». Un CV corretto da un amico o da un redattore di CV a pagamento può arrivare con le correzioni ancora all'interno.

Quanto alle preferenze dei recruiter, è stata trovata un'indagine con un campione dichiarato. A giugno 2024 Adobe ha pubblicato i risultati di un sondaggio su 502 professionisti delle assunzioni negli Stati Uniti: «3 professionisti delle assunzioni su 4 dicono che il PDF è il formato che preferiscono per ricevere i CV.» Il grafico nello stesso articolo dice «Quasi 3 su 4», e non compare una percentuale esatta. Le cautele sono abbastanza evidenti. Adobe vende software per PDF, l'articolo promuove i suoi strumenti di conversione e non riporta né la formulazione della domanda né che cosa abbiano scelto gli altri. Il dato è un'indicazione, da una parte interessata, che la maggior parte di chi legge i CV preferisce ricevere un PDF.

La pagina di assistenza di Greenhouse sui formati dei file aggiunge un piccolo dettaglio. Osserva di passaggio che il sistema «non carica le immagini collegate esternamente quando converte un CV in PDF per l'anteprima». In quel sistema, almeno, l'anteprima di un CV è un PDF che il software ricava dal file caricato.

Quando il CV in Word conviene ancora

Il primo caso non richiede argomenti. Se l'offerta o il modulo chiedono Word, si invia Word. L'ufficio carriere del MIT dice agli studenti di «fare molta attenzione al tipo di file richiesto indicato nell'ATS ed evitare di usarne altri anche se la piattaforma non impedisce di caricarli».

Il secondo caso è il recruiter di un'agenzia, ed è quello che preoccupa. Su Workplace Stack Exchange, un sito di domande e risposte, un candidato ha chiesto nel 2021 se dovesse preoccuparsi del fatto che un recruiter gli aveva chiesto il CV in qualsiasi formato tranne il PDF. La risposta più votata si chiudeva con due parole: «Assolutamente normale». Un'altra, di un responsabile delle assunzioni, definiva la richiesta «un campanello d'allarme».

Entrambe hanno le loro ragioni. Dave Fecak, che ha più di 20 anni di esperienza nella selezione del personale, soprattutto per start-up tecnologiche, e che dirige un'azienda di scrittura di CV, in un articolo del 2018 ha elencato i motivi per cui i recruiter delle agenzie chiedono Word. Le agenzie aggiungono il proprio logo, perché «vogliono essere sicure che il cliente sappia bene quale agenzia ha inviato il CV». A volte tolgono nomi e recapiti. Importano il testo nel proprio database. E a volte è il cliente a richiederlo. People with Energy dice più o meno lo stesso di sé: «Preferiamo Word soprattutto per poter apportare piccole modifiche al tuo documento, per esempio correggere refusi, rimuovere i dati personali per motivi di privacy e aggiungere il nostro logo nell'intestazione.»

Il rischio è che le modifiche non siano piccole. Fecak osserva che «di alcuni recruiter si sa che hanno modificato il contenuto in modo sostanziale», a volte senza il consenso del candidato. Negare il file Word non è una grande difesa, perché Word apre un PDF e «ne converte il contenuto in un formato che Word può visualizzare», pronto per essere modificato. Il suo consiglio è piuttosto fissare delle condizioni: «chiedi sempre ai recruiter di domandarti il permesso prima di modificare in qualsiasi modo il contenuto del tuo CV». Una risposta come questa serve proprio a questo.

Un file Word che sta per essere inviato merita un minuto di preparazione. Vanno accettate o rifiutate tutte le revisioni ed eliminati i commenti; il comando Ispeziona documento di Word, in File e poi Informazioni, trova quello che resta. Nome e recapiti vanno tenuti nel corpo della pagina, perché l'elenco di Greenhouse delle letture non riuscite comprende i CV che li mettono «nell'intestazione, nel piè di pagina o in una casella di testo». E conviene usare un font che il computer del destinatario probabilmente ha.

Come controllare un PDF e che nome dargli

Per ottenere il giusto tipo di PDF bisogna salvare il documento in quel formato, non stamparlo e scansionarlo. In Word, le istruzioni di Microsoft dicono di scegliere Salva con nome o Salva una copia e selezionare PDF dall'elenco dei tipi di file. In Google Docs il percorso è File, poi Scarica. Due opzioni dell'esportazione di Word vanno controllate. Quella chiamata Pubblica deve indicare Documento, non Documento con markup, altrimenti le revisioni finiscono nel PDF. L'opzione della password deve restare disattivata.

Il controllo richiede un minuto. Si apre il PDF e si trascina il cursore su una riga. La regola di Adobe è breve: «Se il testo si può selezionare, ha un livello di testo.» Poi si seleziona tutto, si copia, si incolla in un editor di testo semplice e lo si legge dall'inizio. Le parole devono comparire una sola volta, intere e nell'ordine della pagina. La guida di Workable mostra come può apparire il nome di un candidato quando non succede:

Il MIT suggerisce un test simile, salvare il CV come file di testo semplice, e indica le due cose da cercare: testo mancante e testo nell'ordine sbagliato. Una versione più lunga del controllo, con esempi di esito positivo e negativo, si trova nell'articolo sui CV a due colonne.

La dimensione raramente richiede attenzione: un file sotto i 2 MB rispetta tutti i limiti della tabella qui sopra. Resta il nome. La guida di Workable chiude il suo elenco di regole di formattazione con «Metti il tuo nome nel nome del file del CV», e People with Energy spiega perché: «rende facile per i recruiter trovare il file giusto».

Si torna così al riquadro di caricamento. Se la riga in piccolo o l'offerta chiedono un formato, è quello da inviare. Se li elenca entrambi, il file da caricare è un PDF salvato direttamente dal programma di videoscrittura, con un testo che si può selezionare e copiare nell'ordine giusto. Il file Word resta sul computer per l'agenzia che vuole aggiungere il suo logo, a patto che nient'altro cambi senza permesso.

Come ti aiuta UseResume

Word e Google Docs sono strumenti generici, e lo sono anche ChatGPT e Claude: ognuno può produrre un CV, ma nessuno è nato per farlo. UseResume è un generatore di CV con AI pensato per quell'unico documento, e il file fa parte del lavoro. I CV si creano in modelli compatibili con gli ATS con titoli di sezione standard e font, colori, layout e ordine delle sezioni regolabili, e si scaricano in PDF.

Un CV che esiste solo come vecchio file Word o PDF si può importare, così non c'è niente da ribattere. L'analisi del CV gli assegna poi un punteggio da 0 a 100 con 37 controlli in 8 categorie ed elenca cosa correggere per primo, e per ogni offerta si può salvare una versione separata.

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