CV i PDF eller Word: hvilket format bør du sende?

Mot slutten av en jobbsøknad på nett er det som regel et felt for opplasting, og under det en linje med liten skrift som lister opp hvilke filer det tar imot. CV-en er trolig skrevet i Word eller Google Docs, og begge programmene lagrer den som Word-fil eller PDF på noen sekunder. Skjemaet godtar begge og sier ikke hvilken det helst vil ha.

Råd om valget er lette å finne og vanskelige å få til å henge sammen. Den ene siden sier at PDF er den eneste måten å være sikker på at siden kommer fram slik den så ut da den ble sendt. Den andre sier at ATS-er (rekrutteringssystemer), programvaren arbeidsgivere bruker til å samle inn og sortere søknader, ikke kan stoles på når de skal lese en PDF, og at en Word-fil derfor er det trygge valget.

Den andre påstanden sto på trykk allerede i 2012. Alle systemene der dokumentasjonen er gjennomgått for denne artikkelen, godtar nå PDF, og den føderale jobbportalen i USA anbefaler formatet. Artikkelen sporer advarselen tilbake til det året, går gjennom hva leverandørene av disse systemene sier om filtyper, og peker ut den ene typen PDF som faktisk feiler, og situasjonene der Word fortsatt er riktig fil. Det korte svaret: Hvis stillingsannonsen eller rekruttereren ber om et bestemt format, send det. Ellers send en PDF lagret direkte fra programmet CV-en ble skrevet i, og ta vare på Word-versjonen til rekruttereren som ber om den.

Hvor frykten for PDF kommer fra

En tidlig versjon av advarselen kan tidfestes. 1. mars 2012 publiserte fagbladet CIO fem tips for å få en CV gjennom et ATS. De kom fra Jon Ciampi, toppsjef i Preptel, et oppstartsselskap som solgte en tjeneste for å tilpasse CV-er til slike systemer. Det første tipset var «Send aldri CV-en din som PDF», og begrunnelsen var én setning lang: «Fordi rekrutteringssystemer mangler en standard måte å strukturere PDF-dokumenter på, blir de lett lest feil, sier Ciampi.» Den samme artikkelen hadde tallet som er gjentatt helt siden, om at disse systemene koster 75 % av kandidatene sjansen til et intervju, et tall artikkelen oppga uten utvalg eller metode.

Når det gjelder filtyper, lå tipset likevel nær det en leverandør sa til kandidater to år senere. Workable, som lager et ATS, publiserte en veiledning i januar 2014, fortsatt på nett, som sa: «Send CV-en i et tekstformat, helst .doc eller .docx.» En PDF var greit på én betingelse: at kandidaten «eksporterer den fra tekstbehandleren» og ikke skanner en utskrift.

Advarselen lever videre som et forbehold, og veiledningene er ikke lenger enige om hvilket format den gjelder. Av tre veiledninger som ble åpnet for denne artikkelen, alle publisert av selskaper som selger programvare for CV-er eller jobbsøking, innrømmer én at de fleste dagens systemer kan lese en PDF, men kaller Word-filer «et tryggere valg», én sier at egne tester viste at de fleste systemer leste PDF-er mer nøyaktig, og den tredje sier at arbeidsgivere med eldre systemer «kan få problemer med Word-filer». Ingen av dem nevner et system som feiler, og den som viser til tester, publiserer dem ikke.

Hva ATS-leverandørene sier om PDF og Word

Organisasjonene som tar imot CV-er, publiserer lister over filene de godtar, og PDF står på alle listene som ble åpnet for denne artikkelen.

Textkernel, som selger programvare for CV-parsing som andre selskaper bygger inn i produktene sine, oppgir på samme måte både Word og PDF blant formatene parseren tar imot.

Den føderale staten i USA går lenger enn å godta PDF. En veiledning fra 2025 fra Office of Personnel Management (den føderale personalmyndigheten) gir ordlyden som USAJOBS, den føderale jobbportalen, viser søkerne: «Vi anbefaler at du lagrer og laster opp CV-en din som PDF for å beholde formateringen og sidetallet.»

Én leverandør fraråder fortsatt formatet. Textkernels dokumentasjon for utviklere sier: «Hvis du vil ha færrest mulig konverteringsproblemer, ikke bruk PDF-dokumenter.» Deretter snevres innvendingen inn. «Mange PDF-er konverteres/parses helt fint», fortsetter siden, og de fleste feilrapportene selskapet får om dokumenter som ikke ble parset riktig, viser seg å gjelde «en korrupt PDF-fil». Innvendingen gjelder altså filer der den underliggende teksten er skadet, og kontrollen som beskrives senere i artikkelen, er en måte å finne ut om en fil er en av dem.

Adobe, som fant opp PDF-formatet og dermed har en egeninteresse i saken, sier det samme mer rett ut: «Ingen kilde viser at filendelsen avgjør om parsingen lykkes. Den egentlige variabelen er om det finnes et tekstlag.» Et karrieresenter uten noe å selge er enig. MITs råd til studentene sine er at det, med mindre stillingsannonsen sier noe annet, «som regel er ganske trygt å bruke enten filtypen .doc/.docx eller .pdf».

PDF-en som egentlig er et bilde

Det er i tekstlaget at den gamle advarselen fortsatt har noe for seg. En PDF kan lagre en side på to måter. I den ene, forklarer Adobe, «er hvert tegn kodet som faktiske data» som programvare kan markere, søke i og kopiere. I den andre «er siden bare et bilde av tekst, med piksler ordnet slik at de ser ut som bokstaver». De to, legger Adobe til, «ser helt like ut på skjermen».

En CV blir den andre typen når den gjøres om til et bilde på et hvilket som helst punkt på veien til å bli en PDF. Adobes liste over hvordan det skjer, omfatter å skanne en utskrift, ta et skjermbilde, fotografere en side, flate ut en PDF og gjøre tekst om til konturer i et designprogram. Words egen eksport kan gjøre det i ett tilfelle, når en skrifttype ikke kan bygges inn i filen, noe som omtales i artikkelen om skrifttyper til CV-en.

Hva som skjer med en slik fil, avhenger av hvordan arbeidsgiverens programvare er satt opp. Å lese bokstaver ut av et bilde krever optisk tegngjenkjenning (OCR). Textkernels dokumentasjon behandler OCR som et valg kundene slår på, mot en liten tilleggskostnad per dokument og med en grense på 10 sider. «I gjennomsnitt krever omtrent 5 % av dokumentene OCR», sier selskapet. For en konto der det ikke er slått på, forklares resultatkoden med én linje: «Dokumentet er bare en bildefil.» Greenhouse nevner CV-er som er «lastet opp som et bilde, i stedet for et dokument (for eksempel en .docx eller .pdf)», blant årsakene til mislykket parsing. Workable, derimot, sier at CV-ene kundene laster opp, blir parset, «også bildebaserte CV-er». Selv der OCR brukes, advarer Adobe om at det «kan føre til feil».

En søker kan ikke se utenfra hvilket av disse oppsettene en arbeidsgiver har. I Greenhouse fører ikke mislykket parsing til at kandidaten forsvinner: Rekruttereren ser en melding om at CV-en «bare er lagt ved kandidaten», og må skrive inn opplysningene selv. Den sannsynlige kostnaden er en kandidatprofil med tomme felt.

En låst fil feiler på en enklere måte. PDF-eksporten i Word har et valg for å «kryptere dokumentet med et passord». Textkernels dokumentasjon beskriver hva programvaren gjør med resultatet: «Dokumentet er kryptert og kan ikke åpnes uten et passord, som vi naturligvis ikke har!»

Hva en PDF beskytter

Argumentet for PDF handler om hva som skjer når et menneske åpner filen. En PDF har vanligvis med seg skrifttypene sine og låser plasseringen av hver linje. En Word-fil settes opp på nytt av det programmet som åpner den. People with Energy, et britisk rekrutteringsbyrå som helst vil ha Word-filer, beskriver resultatet åpenhjertig: «Word-dokumenter kan se forskjellige ut i ulike versjoner av Microsoft Office, med tekstbokser som overlapper, kulepunkter som ikke vises, og en CV som blir vanskelig å lese.»

En endring i oppsettet kan også endre sidetallet, og ett sted er det mer enn et spørsmål om utseende. Siden 27. september 2025 har USAJOBS begrenset CV-er til to sider, og den samme føderale veiledningen sier at en søker som bare har en lengre CV, «ikke kan vurderes videre». Det forklarer ordlyden i anbefalingen, som foretrekker PDF «for å beholde formateringen og sidetallet».

En Word-fil kan også inneholde mer enn det siden viser. Microsofts liste over hva et dokument kan inneholde begynner slik: «Kommentarer, revisjonsmerker fra sporede endringer, versjoner og blekkmerknader». En CV som en venn eller en betalt CV-skriver har kommentert, kan komme fram med merknadene fortsatt i filen.

Når det gjelder hva rekrutterere foretrekker, ble det funnet én undersøkelse med oppgitt utvalg. I juni 2024 publiserte Adobe resultatene av en undersøkelse blant 502 fagfolk innen rekruttering i USA: «3 av 4 fagfolk innen rekruttering sier at PDF er det formatet de helst vil motta CV-er i.» Diagrammet i det samme innlegget sier «Nesten 3 av 4», og ingen nøyaktig prosentandel er oppgitt. Forbeholdene er tydelige nok. Adobe selger PDF-programvare, innlegget reklamerer for selskapets konverteringsverktøy, og det oppgir verken ordlyden i spørsmålet eller hva resten valgte. Tallet er en indikasjon, fra en part med egeninteresse, på at de fleste som leser CV-er, helst vil få en PDF.

Greenhouses hjelpeside om filformater legger til en liten detalj. Den nevner i forbifarten at systemet «ikke laster inn eksternt lenkede bilder når en CV konverteres til PDF for forhåndsvisning». I det systemet er i hvert fall forhåndsvisningen av en CV en PDF som programvaren lager av den opplastede filen.

Når en CV i Word fortsatt vinner

Det første tilfellet trenger ingen begrunnelse. Hvis stillingsannonsen eller skjemaet ber om Word, send Word. Karrieresenteret ved MIT ber studentene «følge nøye med på hvilken filtype ATS-et ber om, og unngå andre typer selv om plattformen ikke hindrer deg i å laste dem opp».

Det andre tilfellet er rekruttereren i et rekrutteringsbyrå, og det er det som bekymrer folk. På Workplace Stack Exchange, et nettsted for spørsmål og svar, spurte en kandidat i 2021 om det var grunn til bekymring at en rekrutterer hadde bedt om CV-en i et hvilket som helst format unntatt PDF. Svaret med flest stemmer endte med to ord: «Helt normalt». Et annet, fra en ansettende leder, kalte forespørselen «et faresignal».

Begge har et poeng. Dave Fecak, som har mer enn 20 års erfaring med rekruttering, mest for teknologiselskaper i oppstartsfasen, og som driver et firma som skriver CV-er, listet opp grunnene til at rekrutteringsbyråer ber om Word, i et innlegg fra 2018. Byråene legger til logoen sin, fordi de «vil sørge for at kunden vet nøyaktig hvilket byrå som sendte CV-en». Noen ganger fjerner de navn og kontaktinformasjon. De importerer teksten til sin egen database. Og noen ganger krever kunden det. People with Energy sier omtrent det samme om seg selv: «Vi foretrekker Word, først og fremst slik at vi kan gjøre små endringer i dokumentet ditt, for eksempel rette skrivefeil, fjerne personopplysninger av personvernhensyn og legge logoen vår i toppteksten.»

Risikoen er at endringene ikke er små. Fecak påpeker at «noen rekrutterere har vært kjent for å endre innholdet på vesentlige måter», av og til uten at kandidaten har samtykket. Å holde tilbake Word-filen er ikke noe særlig forsvar, for Word kan åpne en PDF og «konvertere innholdet til et format Word kan vise», klart for redigering. Rådet hans er heller å sette vilkår: «be alltid rekrutterere om å spørre om lov før de endrer innholdet i CV-en din på noen måte». Et svar omtrent som dette gjør nettopp det.

En Word-fil som skal sendes, fortjener et minutts forberedelse. Godta eller avvis alle sporede endringer, og slett kommentarene; kommandoen Inspiser dokument i Word, under Fil og deretter Informasjon, finner det som er igjen. Hold navn og kontaktinformasjon i selve brødteksten, siden Greenhouses liste over parsingfeil omfatter CV-er som har dem «i topptekst, bunntekst eller tekstboks». Og bruk en skrifttype som mottakerens datamaskin sannsynligvis har.

Hvordan sjekke en PDF, og hva den bør hete

Å lage riktig type PDF betyr å lagre dokumentet som PDF, ikke skrive det ut og skanne det. I Word er Microsofts instruksjon å velge Lagre som eller Lagre en kopi og så PDF i listen over filtyper. I Google Docs heter det Fil, deretter Last ned. To av eksportvalgene i Word bør sjekkes. Valget Publiser hva skal stå på Dokument, ikke Dokument som viser markering, ellers havner sporede endringer i PDF-en. Passordvalget skal være slått av.

Kontrollen tar et minutt. Åpne PDF-en og dra markøren over en linje. Adobes regel er kort: «Hvis teksten kan markeres, har den et tekstlag.» Marker deretter alt, kopier det, lim det inn i et program for ren tekst og les fra toppen. Ordene skal stå én gang, hele og i samme rekkefølge som på siden. Veiledningen fra Workable viser hvordan en kandidats navn kan se ut når de ikke gjør det:

MIT foreslår en lignende test, der CV-en lagres som ren tekstfil, og nevner de to tingene det gjelder å se etter: tekst som mangler, og tekst i feil rekkefølge. En lengre versjon av kontrollen, med eksempler på en fil som består og en som stryker, finnes i artikkelen om CV-er med to kolonner.

Størrelsen trenger sjelden oppmerksomhet: En fil under 2 MB oppfyller alle grensene i tabellen over. Da gjenstår navnet. Workables veiledning avslutter listen over formateringsregler med «Sett navnet ditt i filnavnet til CV-en», og People with Energy gir begrunnelsen: Det «gjør det lett for rekrutterere å finne riktig fil».

Så, tilbake til opplastingsfeltet. Hvis den lille skriften eller stillingsannonsen ber om ett format, er det det som skal sendes. Hvis begge står oppført, er filen som bør lastes opp, en PDF lagret rett fra tekstbehandleren, med tekst som kan markeres og kopieres ut i riktig rekkefølge. Word-filen blir liggende på datamaskinen, klar for byrået som vil legge til logoen sin, med den forutsetningen at ingenting annet endres uten tillatelse.

Slik hjelper UseResume

Word og Google Docs er generelle verktøy, og det samme er ChatGPT og Claude: Alle kan lage en CV, men ingen av dem er bygget for det. UseResume er en CV-bygger med KI laget for akkurat dette ene dokumentet, og filen er en del av jobben. CV-ene bygges i ATS-vennlige maler med standard seksjonsoverskrifter og justerbare skrifttyper, farger, oppsett og seksjonsrekkefølge, og de lastes ned som PDF.

Har du CV-en bare som en gammel Word-fil eller PDF, kan du importere den, så du slipper å skrive noe på nytt. CV-sjekken gir den deretter en score fra 0 til 100 ut fra 37 kontroller i 8 kategorier og viser hva du bør rette først, og du kan lagre en egen versjon for hver jobb.

Opprett kontoen din og start med CV-en du allerede har.