Referencje w CV: czy warto je dodawać?

CV zwykle dopracowuje się od góry do dołu, a ostatnia decyzja dotyczy tego, co zrobić z dołem strony. Starsze szablony i CV, które ostatni raz aktualizowano dziesięć lat temu, często kończą się sekcją zatytułowaną Referencje albo jednym zdaniem: „Referencje dostępne na życzenie”. Kandydat musi wybrać: wypełnić sekcję nazwiskami i numerami telefonów, zostawić to zdanie albo usunąć jedno i drugie.

Przy aplikacji o pracę w Stanach Zjednoczonych odpowiedź brzmi: usunąć jedno i drugie. Pracodawcy zwykle kontaktują się z osobami udzielającymi referencji pod koniec rekrutacji, długo po tym, jak CV spełniło swoje zadanie, i sami proszą o nazwiska, kiedy ich potrzebują. Lista cudzych danych kontaktowych nikomu nie pomaga na etapie wstępnej selekcji, a zdanie, które ją obiecuje, nie mówi pracodawcy niczego, czego i tak by nie zakładał.

Są wyjątki: oferta, która wprost prosi o referencje, akademickie CV i kilka krajów, w których wzmianka o osobach polecających wciąż należy do zwyczaju. Poniżej opisano, jak ta konwencja wygląda dziś, kiedy pracodawcy sprawdzają referencje i co z nimi robią, kiedy obowiązują wyjątki i jak przygotować osobną listę referencji, która zastąpiła tę sekcję.

Zdanie, które nic nie mówi

To sformułowanie od dawna wychodzi z użycia. Poradnik o CV opublikowany w 2009 roku przez Bureau of Labor Statistics (amerykański urząd statystyki pracy) opisywał już podział. Według poradnika część autorów kończyła CV zdaniem „Referencje dostępne na życzenie”, podczas gdy inni „zakładają, że dostępność referencji jest oczywista, i wykorzystują to miejsce na ważniejsze informacje”. Przykładowe CV w samym poradniku wciąż zawierały to zdanie, choć przy jednym z nich wydrukowano uwagę: „Zdanie czasem pomijane”. W szerszej kwestii poradnik był już stanowczy: „Zwykle CV nie zawiera nazwisk osób udzielających referencji”.

Od tamtej pory zalecenia stały się bardziej stanowcze. Biuro karier Harvardu prowadzi krótką listę rzeczy, których w CV robić nie należy, a jeden z punktów liczy dwa słowa: „Wypisywanie referencji”. Rządowy kanadyjski portal z ofertami pracy radzi kandydatom, by trzymali referencje na osobnej kartce i podawali je „tylko wtedy, gdy ktoś wyraźnie o nie poprosi”.

Uzasadnienie jest krótkie. Zakłada się, że każdy kandydat może przedstawić referencje, więc pisanie o tym nikogo nie wyróżnia. Same nazwiska kosztują więcej. Trzy osoby z nazwami stanowisk i danymi kontaktowymi zajmują od sześciu do dziewięciu linijek, a w jednostronicowym CV to miejsce na cały opis jednej pracy.

Popularne poradniki o CV często dodają dwa kolejne zarzuty: że to zdanie zachęca do dyskryminacji ze względu na wiek i że blok referencji myli oprogramowanie, które analizuje CV. Poradniki przejrzane na potrzeby tego artykułu nie podawały na poparcie żadnego z tych twierdzeń ani badania, ani testu. Wystarczy prostszy zarzut: to miejsce można lepiej wykorzystać.

Kiedy pracodawcy sprawdzają referencje

Mocniejszy argument dotyczy czasu. Office of Personnel Management (OPM), urząd, który wydaje wytyczne w sprawie zatrudniania w administracji federalnej, opisuje sprawdzanie referencji jako „zwykle przeprowadzane pod koniec procesu selekcji”, gdy krąg kandydatów zawężono już do kilku osób. Workable, producent systemów ATS, daje klientom tę samą radę: sprawdzać referencje „na ostatnim etapie rekrutacji, przed złożeniem propozycji pracy”. Kanadyjski Job Bank ujmuje to z perspektywy kandydata: „Pracodawca prosi o referencje tylko wtedy, gdy poważnie rozważa twoje zatrudnienie.”

Osoba, która czyta CV na etapie wstępnej selekcji, decyduje więc, czy zaprosić kandydata na rozmowę, i numer telefonu do byłego przełożonego nic jej nie daje. Zanim ktoś rzeczywiście będzie go potrzebował, pracodawca pozna już kandydata i po prostu o niego poprosi.

Samo sprawdzenie jest bardziej formalne, niż spodziewa się wielu kandydatów. Według OPM referencje zbiera się zwykle telefonicznie, w ustrukturyzowanej rozmowie trwającej około 20 minut na osobę, a zalecane minimum to trzy osoby. Pytania wykraczają poza potwierdzenie dat. W badaniu z 2019 roku przeprowadzonym przez Accountemps, agencję pracy należącą do Robert Half, ponad 2800 menedżerów wyższego szczebla stwierdziło, że od osoby udzielającej referencji najbardziej chcą usłyszeć opinię o mocnych i słabych stronach kandydata (38%), a w drugiej kolejności opis jego dotychczasowych obowiązków (22%).

Ci sami menedżerowie podali, że po sprawdzeniu referencji odrzucili mniej więcej co trzeciego kandydata (34%), a kanadyjska edycja badania, obejmująca ponad 600 menedżerów wyższego szczebla, podała wartość 32%. To szacunki samych menedżerów, pochodzące z badania zleconego przez firmę sprzedającą usługi rekrutacyjne, i tak należy je czytać. Bardziej wyważona ocena OPM mówi, że sprawdzanie referencji lepiej przewiduje wyniki w pracy niż lata nauki czy doświadczenia, ale gorzej niż testy zdolności poznawczych.

To, co powie osoba udzielająca referencji, ma swoje granice. OPM zauważa, że „wielu pracodawców odmawia przekazywania negatywnych informacji o byłych pracownikach w obawie przed pozwem o zniesławienie”, a w Wielkiej Brytanii rządowe wytyczne mówią, że referencje mogą być krótkie, „na przykład nazwa stanowiska, wynagrodzenie i okres zatrudnienia”. Mimo to referencje mają realną wagę przy ostatecznej decyzji. Argument za tym, by nie umieszczać ich w CV, opiera się na tym, kiedy się je czyta, a nie na tym, czy mają znaczenie.

Kiedy referencje powinny znaleźć się w CV

Od tej zasady są cztery wyjątki.

Pierwszy to pracodawca, który o nie prosi. Jeśli oferta każe dołączyć referencje do aplikacji, trzeba je wysłać w wymaganej formie. Często oznacza to wpisanie ich do formularza aplikacyjnego zamiast do CV: poradnik BLS wymienia referencje wśród standardowych pól formularza, w którym prosi się o „nazwiska, numery telefonów i adresy trzech lub czterech osób, które zgodziły się cię polecić”. Jeśli oferta wymaga dokumentu, osobna strona po CV sprawdzi się lepiej niż sekcja wciśnięta do środka.

Drugi to środowisko akademickie. Akademickie CV rządzi się innymi zasadami niż zwykłe CV, a Online Writing Lab na Purdue University informuje kandydatów, że „powinni również dołączyć listę referencji, jako część CV albo na osobnej stronie”.

Trzeci to rozpoznawalne nazwisko. Poradnik BLS przyznawał, że niektórzy specjaliści oceniający CV proponują łamać tę zasadę, „jeśli nazwiska są rozpoznawalne w danym zawodzie lub branży”. Referencje od kogoś, kogo menedżer rekrutujący już zna i szanuje, same są informacją. Nieznane nazwisko nią nie jest.

Czwarty to geografia. W Wielkiej Brytanii, Nowej Zelandii i Australii, gdzie osoby udzielające referencji nazywa się referees, końcowe zdanie na ich temat wciąż jest akceptowane, a w Nowej Zelandii wręcz zalecane. Porady są jednak chłodniejsze, niż sugerowałby zwyczaj, a w Australii budzą spory.

Nawet tam, gdzie to zdanie przetrwało, nazwiska często znikają. Zarówno brytyjskie, jak i nowozelandzkie zalecenia traktują formułę „na życzenie” jako domyślną, a dane osób polecających podaje się dopiero wtedy, gdy pracodawca o nie poprosi.

Nastolatek, który zanosi pierwsze CV do pracodawcy w swojej okolicy, to osobny przypadek, bo nie ma historii zatrudnienia, którą pracodawca mógłby sprawdzić. Opisuje go poradnik o pierwszym CV ucznia szkoły średniej.

Cudze numery telefonów

Sekcja referencji to jedyna część CV złożona z cudzych danych. National Careers Service, prowadzony przez brytyjski rząd, mówi o tym bez ogródek: „nie należy umieszczać w CV danych kontaktowych innej osoby.” CV nie zostaje tam, dokąd się je wysłało. Trafia na portale z ofertami pracy i do baz danych pracodawców, rekruterzy przesyłają je dalej, a razem z nim wędruje numer komórki byłego przełożonego. Według brytyjskiego prawa o ochronie danych informacje dotyczące osoby, którą można zidentyfikować, a takimi są imię i nazwisko z numerem telefonu, to dane osobowe. Niezależnie od tego, co mówi prawo w danym kraju, zasady dobrego wychowania są te same.

Drugi problem to kontrola. Gdy nazwiska trafią do CV, każdy, kto je ma, może do tych osób zadzwonić w dowolnej chwili. Wczesny kontakt bywa kłopotem nawet wtedy, gdy pracodawca najpierw prosi kandydata o nazwiska. W jednym z wątków na forum Blind z 2021 roku pracownik pytał, czy to normalne, że startup chce referencji przed wysłaniem pisemnej propozycji pracy, skoro podanie nazwisk współpracowników oznaczałoby powiedzenie im o szukaniu pracy. Nick Corcodilos, headhunter, który od lat odpowiada na pytania czytelników w swojej rubryce Ask The Headhunter, został w 2011 roku zapytany, dlaczego rekruterzy chcą szczegółowych referencji jeszcze przed jakimkolwiek spotkaniem. Odpowiedział, że rozdawanie ich na prawo i lewo męczy osoby z listy: „Twoje osoby polecające będą miały dość telefonów.” W 2020 roku poszedł dalej: „To częsty trik rekruterów: poprosić o referencje z wyprzedzeniem”, napisał, by potem zwrócić się do wymienionych osób w sprawie tej samej albo innej pracy. Czasem, dodał, w ogóle nie chodzi o rozmowę kwalifikacyjną.

Brytyjskich pracodawców zniechęca się do wczesnego sprawdzania referencji. Acas, publiczna instytucja doradzająca w sprawach stosunków pracy, mówi im: „Najlepiej prosić o referencje na ostatnim etapie rekrutacji, przy składaniu propozycji pracy.” Dodaje, że zanim pracodawca zwróci się do obecnego pracodawcy kandydata, powinien mieć zgodę kandydata i złożyć mu warunkową propozycję pracy. Prawo amerykańskie mówi o tym mniej. Pracodawca, który zleca zewnętrznej firmie weryfikację przeszłości kandydata, musi uzyskać jego pisemną zgodę na mocy Fair Credit Reporting Act. Ta zasada dotyczy firm weryfikacyjnych, a wytyczne Federal Trade Commission (Federalnej Komisji Handlu) dla kandydatów nie odnoszą się do telefonów, które pracodawca wykonuje sam. To informacje ogólne, a nie porada prawna.

Gdy referencji nie ma w CV, o czasie znów decyduje kandydat. Nazwiska trafiają do pracodawcy, gdy ten jest poważnie zainteresowany, osoby polecające można uprzedzić, że ktoś zadzwoni, a obecny przełożony nie zostaje takim telefonem zaskoczony.

Jak przygotować listę referencji

Sekcję zastąpił osobny dokument, przygotowany wcześniej i wysyłany na prośbę pracodawcy. Poradnik BLS opisywał go już w 2009 roku, a jego forma prawie się nie zmieniła: „Lista referencji zawiera imię i nazwisko, stanowisko, adres służbowy i numer telefonu od trzech do pięciu osób, które znają twoje umiejętności.” Na górze umieszcza się własne imię, nazwisko i dane kontaktowe kandydata, w tym samym formacie co w CV. W praktyce adres służbowy zastąpił adres e-mail, a warto dodać linijkę o tym, co łączy kandydata z daną osobą, bo dzwoniący musi wiedzieć, skąd każda z nich zna jego pracę.

Trzy nazwiska to bezpieczna liczba: OPM zaleca, by pracodawca skontaktował się z co najmniej trzema osobami, a poradnik BLS proponuje od trzech do pięciu. Najbardziej przydatne są osoby, które nadzorowały pracę kandydata, ale definicja OPM obejmuje też współpracowników i podwładnych, „którzy znają kandydata i z nim pracowali”. Kandydat, którego obecny pracodawca nie wie o szukaniu pracy, może pominąć obecnego przełożonego i otwarcie o tym powiedzieć.

Każda osoba z listy powinna wcześniej wyrazić na to zgodę, na co zwraca uwagę również poradnik BLS, a UseResume ma osobny poradnik o tym, jak poprosić kogoś o referencje, z gotowymi sformułowaniami prośby. Gdy pracodawca rzeczywiście poprosi o listę, warto jeszcze tego samego dnia uprzedzić każdą z tych osób i wysłać jej ofertę pracy oraz aktualne CV, by to, co powie, zgadzało się z tym, co przeczytał pracodawca.

Miejsce na dole strony

Zostaje dół CV, od którego wszystko się zaczęło. Zdanie może zniknąć, a na jego miejscu powinno pojawić się coś, z czego pracodawca zrobi użytek: certyfikat, język obcy, kolejny wynik z ostatniej pracy. Poradnik o tym, co powinna zawierać każda sekcja CV, będzie lepszym źródłem pomysłów na te linijki niż stary szablon.

Przy aplikacji w Stanach Zjednoczonych nazwiska nie trafiają więc do CV, podobnie jak obietnica ich podania. Wyjątki to oferta, która o nie prosi, akademickie CV, nazwisko, które czytelnik rozpozna, oraz kraje, w których wciąż oczekuje się zdania o osobach polecających. W każdym przypadku prawdziwe przygotowania odbywają się gdzie indziej: trzy osoby, które zgodziły się wypowiedzieć, lista gotowa do wysłania i wiadomość do każdej z nich, gdy przyjdzie prośba. Pracodawcy poproszą o referencje, gdy będą blisko decyzji, i to jest właściwy moment, by je przekazać.

Jak pomaga UseResume

Usunięcie sekcji referencji zwalnia kilka linijek, a trudniej jest wypełnić je czymś lepszym. UseResume, w przeciwieństwie do chatbota ogólnego przeznaczenia, powstało do tego jednego zadania. Stare CV możesz zaimportować jako plik PDF lub Word, a kreator CV z AI przeredaguje podsumowanie zawodowe, punkty i umiejętności w szablonie ze standardowymi nagłówkami. Wklej treść oferty, a UseResume dopasuje CV do ogłoszenia, pokazując, które słowa kluczowe z oferty są już w CV, a których brakuje.

Następnie sprawdzanie CV ocenia wynik w skali od 0 do 100 na podstawie 37 testów i podaje, co poprawić w pierwszej kolejności. Każdą wersję możesz zapisać osobno, po jednej dla każdej oferty, na którą aplikujesz, i pobrać jako PDF.

Załóż konto i lepiej wykorzystaj to miejsce.