Ska man ha med referenser i CV:t?

Ett CV skrivs oftast uppifrån och ner, och det sista beslutet gäller vad man ska göra med slutet av sidan. Äldre mallar, och CV:n som senast uppdaterades för tio år sedan, brukar avslutas med ett avsnitt med rubriken Referenser, eller med en enda rad: ”Referenser lämnas på begäran”. Den sökande måste välja mellan att fylla avsnittet med namn och telefonnummer, att behålla raden eller att ta bort båda.

För en jobbansökan i USA är svaret att ta bort båda. Arbetsgivare kontaktar oftast referenser i slutet av rekryteringen, långt efter att CV:t har gjort sitt jobb, och de ber om namnen när de vill ha dem. En lista med andra människors kontaktuppgifter hjälper ingen i urvalsskedet, och raden som utlovar en sådan lista säger inget som arbetsgivaren inte redan hade utgått från.

Det finns undantag: en annons som ber om referenser, ett akademiskt CV och några länder där det fortfarande är brukligt med en rad om referenser. Avsnitten nedan visar var konventionen står i dag, när arbetsgivare kontrollerar referenser och vad de gör med dem, var undantagen gäller och hur man förbereder den separata referenslista som har ersatt avsnittet.

En rad som inte säger något

Frasen har varit på väg ut länge. En guide till CV:n som Bureau of Labor Statistics (USA:s statistikmyndighet för arbetsmarknaden) gav ut 2009 beskrev redan en splittring. Vissa avslutade med ”Referenser lämnas på begäran”, stod det, medan andra ”utgår från att det är underförstått att referenser finns och använder utrymmet till viktigare information”. Guidens egna exempel på CV:n hade fortfarande med raden, men bredvid den i ett av dem stod en kommentar: ”Raden utelämnas ibland”. I den större frågan var guiden redan bestämd: ”Vanligtvis innehåller CV:n inte namn på referenser”.

Sedan dess har råden blivit hårdare. Harvards karriärcenter har en kort lista över saker man inte ska göra i ett CV, och en av punkterna består av två ord: ”Lista referenser”. Kanadas statliga jobbsajt säger åt sökande att ha referenserna på ett separat blad och att lämna dem ”bara när någon uttryckligen ber om dem”.

Resonemanget är kort. Alla sökande antas kunna ta fram referenser, så att skriva ut det skiljer ingen från mängden. Själva namnen kostar mer. Tre referenser med yrkestitlar och kontaktuppgifter tar sex till nio rader, vilket på ett CV på en sida motsvarar utrymmet för en hel anställning.

Populära CV-guider lägger ofta till ytterligare två invändningar: att raden öppnar för åldersdiskriminering, och att ett block med referenser förvirrar programvaran som läser in CV:n. Guiderna som gicks igenom inför den här artikeln hänvisade inte till någon studie eller något test för något av påståendena. Den enklare invändningen, att utrymmet kan användas bättre, räcker.

När arbetsgivare kontrollerar referenser

Det starkare argumentet handlar om tidpunkten. Office of Personnel Management (OPM), som ger ut riktlinjer för rekrytering i den amerikanska federala förvaltningen, beskriver referenstagning som något som ”vanligtvis görs mot slutet av urvalsprocessen”, när fältet har krympt till ett fåtal kandidater. Workable, ett företag som gör rekryteringssystem (ATS), ger sina kunder samma råd: använd referenstagning ”i det sista rekryteringsskedet innan ett jobberbjudande lämnas”. Kanadas Job Bank säger det från den sökandes håll: ”En arbetsgivare kräver bara referenser om den på allvar överväger att anställa dig.”

Den som läser ett CV i urvalsskedet avgör alltså om kandidaten ska kallas till intervju, och har ingen användning för telefonnumret till en tidigare chef. När någon väl vill ha det har arbetsgivaren träffat kandidaten och kan helt enkelt fråga.

Själva kontrollen är mer formell än många sökande räknar med. Enligt OPM samlas referenser vanligtvis in per telefon i en strukturerad intervju som tar ungefär 20 minuter per kontakt, och minst tre kontakter rekommenderas. Frågorna går längre än att bekräfta datum. I en undersökning från 2019 av Accountemps, ett bemanningsföretag som ägs av Robert Half, sa mer än 2 800 chefer på högre nivå att det de helst ville få ut av en referens var en bild av den sökandes styrkor och svagheter (38 %), följt av en beskrivning av tidigare arbetsuppgifter (22 %).

Samma chefer sa att de strök ungefär en tredjedel av kandidaterna (34 %) efter referenstagningen, och den kanadensiska versionen av undersökningen, som omfattade mer än 600 chefer på högre nivå, landade på 32 %. Det är chefernas egna uppskattningar, från en undersökning beställd av ett företag som säljer rekryteringstjänster, och bör läsas med det i åtanke. OPM:s mer nyktra bedömning är att referenstagning förutsäger arbetsprestation bättre än antal år av utbildning eller erfarenhet gör, och sämre än tester av kognitiv förmåga.

Det finns en gräns för vad en referens säger. OPM påpekar att ”många arbetsgivare vägrar att lämna negativ information om tidigare anställda av rädsla för att bli stämda för förtal”, och i Storbritannien säger regeringens vägledning att en referens kan vara kortfattad, ”som yrkestitel, lön och när du var anställd”. Trots det väger referenser tungt i det slutliga beslutet. Skälet att hålla dem utanför CV:t handlar om när de läses, och har ingenting att göra med om de spelar roll.

När referenser hör hemma i CV:t

Regeln har fyra undantag.

Den första är en arbetsgivare som ber om dem. Om annonsen säger att referenser ska skickas med ansökan bör de skickas, i den form som efterfrågas. Ofta innebär det att de skrivs in i ett ansökningsformulär i stället för i CV:t: BLS-guiden räknar upp referenser bland standardfälten i en jobbansökan, där man ber om ”namn, telefonnummer och adresser till tre eller fyra personer som har gått med på att rekommendera dig”. Där annonsen ber om ett dokument fungerar en separat sida efter CV:t bättre än ett avsnitt som trängs in i det.

Den andra är den akademiska världen. Ett akademiskt CV följer andra konventioner än ett vanligt CV, och Purdue Universitys Online Writing Lab säger till sökande att de ”också bör ta med en referenslista, antingen som en del av ditt CV eller på en separat sida”.

Den tredje är ett känt namn. BLS-guiden medgav att vissa granskare föreslår att man bryter mot regeln ”om namnen är kända inom yrket eller branschen”. En referens från någon som den rekryterande chefen redan känner till och respekterar är information på ett sätt som ett okänt namn inte är.

Den fjärde är geografin. I Storbritannien, Nya Zeeland och Australien, där de som lämnar referenser kallas referees, är en avslutande rad om dem fortfarande accepterad, och i Nya Zeeland rekommenderad. Råden är svalare än sedvänjan antyder, och i Australien är de omstridda.

Även där raden lever kvar gör namnen det ofta inte. De brittiska och nyzeeländska råden utgår båda från ”lämnas på begäran” som standard, och referenspersonernas uppgifter lämnas bara när en arbetsgivare ber om dem.

En tonåring som lämnar sitt första CV till en arbetsgivare på orten är ett fall för sig, eftersom det inte finns någon arbetslivserfarenhet för arbetsgivaren att kontrollera. Det tas upp i guiden om en gymnasieelevs första CV.

Andra människors telefonnummer

Ett avsnitt med referenser är den enda delen av ett CV som består av någon annans uppgifter. National Careers Service, som drivs av den brittiska regeringen, är rak på den punkten: ”du ska inte skriva någon annans kontaktuppgifter i ditt CV.” Ett CV stannar inte där det skickas. Det laddas upp på jobbsajter, lagras i arbetsgivares databaser och skickas vidare av rekryterare, och en tidigare chefs mobilnummer följer med. Enligt brittisk dataskyddslag är information som rör en identifierbar person, som ett namn med ett telefonnummer, personuppgifter. Vad lagen än säger i ett visst land är artigheten densamma.

Det andra problemet är kontrollen. När namnen väl står i CV:t kan alla som har det ringa dem när som helst. Tidig kontakt kan vara ett bekymmer även när arbetsgivaren frågar först. I en tråd på Blind från 2021 undrade en anställd om det var normalt att ett startup ville ha referenser innan det skickade ett skriftligt erbjudande, eftersom kollegorna då skulle få veta om jobbsökandet. Nick Corcodilos, en headhunter som i många år har svarat på läsarfrågor i sin spalt Ask The Headhunter, fick 2011 frågan varför rekryterare ville ha detaljerade referenser före ett första möte. Hans svar var att referenser som lämnas ut för lättvindigt sliter på personerna på listan: ”Dina referenser kommer att tröttna på samtalen.” År 2020 gick han längre: ”Det är ett vanligt knep att rekryterare ber om referenser i förväg”, skrev han, för att sedan kontakta de namngivna personerna om samma jobb eller andra. Ibland, tillade han, är målet inte alls en intervju.

Brittiska arbetsgivare styrs bort från tidiga kontroller. Acas, det offentliga organ som ger råd i arbetsplatsfrågor, säger till dem: ”Det är bäst att be om en referens i rekryteringsprocessens sista skede, när ett jobberbjudande lämnas.” Innan en rekryterande arbetsgivare kontaktar en nuvarande arbetsgivare, tillägger Acas, ska den ha den sökandes tillstånd och ha lämnat ett villkorat erbjudande. Den amerikanska lagstiftningen är tunnare. En arbetsgivare som anlitar ett externt företag för en bakgrundskontroll måste ha den sökandes skriftliga tillstånd enligt den federala lagen Fair Credit Reporting Act. Den regeln gäller företag som gör bakgrundskontroller, och vägledningen för sökande från Federal Trade Commission (USA:s konsumentmyndighet) tar inte upp referenssamtal som en arbetsgivare själv ringer. Detta är allmän information och inte juridisk rådgivning.

Att hålla referenserna utanför CV:t ger kandidaten kontrollen över tidpunkten. Namnen lämnas ut när en arbetsgivare menar allvar, referenspersonerna kan förvarnas om att ett samtal är på väg, och en nuvarande chef blir inte överraskad av ett.

Så förbereder man en referenslista

Avsnittet har ersatts av ett separat dokument som förbereds i förväg och skickas på begäran. BLS-guiden beskrev det 2009, och formatet har knappt förändrats: ”En referenslista anger namn, titel, kontorsadress och telefonnummer till tre till fem personer som känner till din förmåga.” Överst står kandidatens eget namn och egna kontaktuppgifter, i samma format som i CV:t. I praktiken har en e-postadress ersatt kontorsadressen, och en rad som anger relationen är värd att lägga till, eftersom den som ringer behöver veta hur varje referens känner till kandidatens arbete.

Tre namn är ett säkert antal: OPM rekommenderar att en arbetsgivare kontaktar minst tre, och BLS-guiden föreslår tre till fem. Mest användbara är personer som har haft ansvar för kandidatens arbete, och OPM:s definition av en referens omfattar också kollegor och underställda ”som har känt och arbetat med den sökande”. En kandidat vars nuvarande arbetsgivare inte känner till jobbsökandet kan utelämna sin nuvarande chef och säga det.

Varje person på listan bör ha gått med på att stå där, något som BLS-guiden också påpekar, och UseResume har en separat guide om hur man ber någon att vara referens, med formuleringar för förfrågan. När en arbetsgivare väl ber om listan är det bra att höra av sig till varje referens samma dag och skicka jobbannonsen och det aktuella CV:t, så att det de säger stämmer med det arbetsgivaren har läst.

Utrymmet längst ner på sidan

Kvar är slutet av CV:t, där frågan började. Raden kan strykas, och det som ersätter den bör vara något en arbetsgivare har nytta av: en certifiering, ett språk, ytterligare ett resultat från det senaste jobbet. En guide till vad varje avsnitt i CV:t bör innehålla är en bättre källa till idéer för de raderna än den gamla mallen.

För en sökande i USA gäller alltså att namnen hålls utanför CV:t, och det gör även löftet om dem. Undantagen är en annons som ber om dem, ett akademiskt CV, ett namn som läsaren känner igen och länder där en rad om referenser fortfarande förväntas. I samtliga fall sker de verkliga förberedelserna någon annanstans: tre personer som har gått med på att tala för kandidaten, en lista som är klar att skicka och ett meddelande till var och en av dem när förfrågan kommer. Arbetsgivare ber om referenser när de närmar sig ett beslut, och det är rätt tillfälle att lämna dem.

Så hjälper UseResume

Att stryka avsnittet med referenser ger några rader över, och det svåra är att fylla dem med något bättre. UseResume är byggt för just den uppgiften, till skillnad från en chattbot för allmänt bruk. Du kan importera ett gammalt CV som PDF- eller Word-fil, och CV-byggaren med AI skriver om profiltexten, punkterna och kompetenserna i en mall med standardrubriker. Klistra in en jobbannons, så anpassar den CV:t efter annonsen och visar vilka av annonsens nyckelord som matchas och vilka som saknas.

CV-granskningen poängsätter sedan resultatet från 0 till 100 med 37 kontroller och listar vad du ska åtgärda först. Varje version kan sparas separat, en för varje jobb du söker, och laddas ner som PDF.

Skapa ditt konto och använd utrymmet till något bättre.