¿Enviar el CV en PDF o en Word? Qué formato elegir

Casi al final de un formulario de candidatura en línea suele haber un recuadro para subir archivos y, debajo, una línea en letra pequeña con los formatos que admite. El CV probablemente se escribió en Word o en Google Docs, y cualquiera de los dos programas lo guarda como archivo de Word o como PDF en unos segundos. El formulario acepta ambos y no dice cuál prefiere.

Los consejos sobre esta elección son fáciles de encontrar y difíciles de conciliar. Un bando sostiene que el PDF es la única forma de asegurarse de que la página llega tal como salió. El otro afirma que no se puede confiar en que los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), el software que usan las empresas para recibir y ordenar candidaturas, lean bien un PDF, así que un archivo de Word es la opción segura.

La segunda afirmación ya circulaba impresa en 2012. Todos los sistemas cuya documentación se consultó para este artículo aceptan hoy PDF, y el portal federal de empleo de Estados Unidos lo recomienda. A continuación se rastrea la advertencia hasta ese año, se expone lo que dicen los fabricantes de estos sistemas sobre los tipos de archivo y se identifica el único tipo de PDF que sí falla, así como las situaciones en las que Word sigue siendo el archivo adecuado. La respuesta corta: si la oferta o el reclutador piden un formato, hay que enviar ese. Si no, conviene enviar un PDF guardado directamente desde el programa en el que se escribió el CV, y reservar la versión en Word para el reclutador que la pida.

De dónde viene el miedo al PDF

Una de las primeras versiones de la advertencia se puede fechar. El 1 de marzo de 2012, la revista especializada CIO publicó cinco consejos para que un CV superara un ATS. Los firmaba Jon Ciampi, director ejecutivo de Preptel, una startup que vendía un servicio para ajustar los CV a estos sistemas. El primer consejo era “Nunca envíes tu CV en PDF”, y la razón ocupaba una sola frase: “Como los sistemas de seguimiento de candidatos carecen de una forma estándar de estructurar los documentos PDF, es fácil que los lean mal, dice Ciampi”. El mismo artículo incluía la cifra, repetida desde entonces, de que estos sistemas le cuestan al 75 % de los candidatos la oportunidad de una entrevista, un número que el artículo daba sin muestra ni método.

En cuanto a los tipos de archivo, sin embargo, el consejo se parecía a lo que un fabricante les dijo a los candidatos dos años después. Workable, que desarrolla un ATS, publicó una guía en enero de 2014, todavía en línea, que decía: “Envía tu CV en un formato de texto, preferiblemente .doc o .docx”. Un PDF era aceptable con una condición: “expórtalo desde tu procesador de textos”, en lugar de escanear una página impresa.

La advertencia sobrevive como precaución, y las guías ya no se ponen de acuerdo sobre a qué formato se aplica. De tres guías consultadas para este artículo, todas publicadas por empresas que venden software de CV o de búsqueda de empleo, una admite que la mayoría de los sistemas actuales pueden leer un PDF pero considera los archivos de Word “una apuesta más segura”, otra dice que sus propias pruebas mostraron que la mayoría de los sistemas leían los PDF con más precisión, y la tercera afirma que las empresas con sistemas más antiguos “pueden tener problemas con los archivos de Word”. Ninguna nombra un sistema que falle, y la que cita pruebas no las publica.

Qué dicen los fabricantes de ATS sobre PDF y Word

Las organizaciones que reciben CV publican la lista de archivos que aceptan, y el PDF figura en todas las listas consultadas para este artículo.

Textkernel, que vende software para extraer los datos de los CV y que otras empresas integran en sus productos, también incluye Word y PDF entre los formatos que su software puede procesar.

El gobierno federal va más allá de aceptar el PDF. Unas directrices publicadas en 2025 por la Office of Personnel Management (la oficina de personal del gobierno federal) fijan el texto que USAJOBS, el portal federal de empleo, muestra a los candidatos: “Recomendamos guardar y subir tu CV en PDF para conservar el formato y el número de páginas”.

Un fabricante todavía desaconseja el formato. La documentación para desarrolladores de Textkernel dice: “Si quieres reducir al mínimo los problemas de conversión, no uses documentos PDF”. Luego la queja se acota. “Muchos PDF se convierten y procesan sin problemas”, continúa la página, y la mayoría de los avisos de error que recibe la empresa sobre documentos cuyos datos no se extrajeron bien resultan deberse a “un archivo PDF dañado”. La objeción va contra los archivos cuyo texto subyacente está dañado, y la comprobación que se describe más adelante en este artículo sirve para saber si un archivo es uno de ellos.

Adobe, que inventó el PDF y por tanto tiene interés en el asunto, plantea lo mismo de forma más tajante: “Ninguna fuente demuestra que la extensión determine el éxito de la extracción. La variable real es si existe una capa de texto”. Un servicio de orientación profesional sin nada que vender coincide. El consejo del MIT a sus estudiantes es que, salvo que la oferta diga otra cosa, “suele ser bastante seguro usar un archivo .doc/.docx o .pdf”.

El PDF que en realidad es una imagen

La capa de texto es donde la vieja advertencia todavía conserva algo de fuerza. Un PDF puede contener una página de dos maneras. En una, explica Adobe, “cada carácter está codificado como datos reales” que un programa puede seleccionar, buscar y copiar. En la otra, “la página es simplemente una imagen de texto, con píxeles dispuestos para parecer letras”. Las dos, añade, “se ven idénticas en pantalla”.

Un CV se convierte en el segundo tipo cuando se transforma en imagen en cualquier momento de su camino hacia el PDF. La lista de Adobe de las formas en que esto ocurre incluye escanear una copia impresa, hacer una captura de pantalla, fotografiar una página, aplanar un PDF y convertir el texto en contornos en un programa de diseño. La propia exportación de Word puede hacerlo en un caso, cuando una fuente no se puede incrustar en el archivo, algo que se trata en el artículo sobre fuentes para el CV.

Lo que le pasa a un archivo así depende de cómo esté configurado el software de la empresa. Leer letras en una imagen requiere reconocimiento óptico de caracteres (OCR). La documentación de Textkernel trata el OCR como una opción que sus clientes activan, con un pequeño cargo adicional por documento y un límite de 10 páginas. “En promedio, aproximadamente el 5 % de los documentos requieren OCR”, afirma la empresa. Para una cuenta que no lo ha activado, el código de resultado se explica en una línea: “El documento es solo un archivo de imagen”. Greenhouse incluye los CV “subidos como imagen y no como documento (por ejemplo, un .docx o un .pdf)” entre las causas de que falle la extracción de datos. Workable, en cambio, afirma que los CV que suben sus clientes se procesan, “incluidos los CV basados en imágenes”. Incluso cuando el OCR funciona, Adobe advierte de que “puede introducir errores”.

Desde fuera, un candidato no puede saber cuál de estas configuraciones tiene una empresa. En Greenhouse, que falle la extracción no elimina al candidato: el reclutador ve un mensaje que indica que el CV “solo se ha adjuntado al candidato” y tiene que introducir los datos a mano. El precio probable es una ficha con campos vacíos.

Un archivo bloqueado falla de forma más sencilla. La exportación a PDF de Word ofrece una opción para “Cifrar el documento con una contraseña”. La documentación de Textkernel describe qué hace su software con el resultado: “El documento está cifrado y solo se puede abrir con una contraseña, ¡que obviamente no tenemos!”

Lo que protege un PDF

El argumento a favor del PDF se basa en lo que ocurre cuando una persona abre el archivo. Un PDF normalmente lleva incrustadas sus fuentes y fija la posición de cada línea. El diseño de un archivo de Word, en cambio, lo vuelve a calcular el programa que lo abra, sea cual sea. People with Energy, una agencia de selección británica que prefiere recibir archivos de Word, describe el resultado con franqueza: “Los documentos de Word pueden verse de forma distinta en distintas versiones de Microsoft Office, lo que provoca cuadros de texto superpuestos, viñetas que no aparecen y un CV difícil de leer”.

Un cambio en el diseño también puede alterar el número de páginas, y en un caso concreto eso es más que una cuestión estética. Desde el 27 de septiembre de 2025, USAJOBS limita los CV a dos páginas, y las mismas directrices federales establecen que un candidato cuyo único CV sea más largo “no podrá seguir siendo considerado”. Eso explica la redacción de su recomendación, que favorece el PDF “para conservar el formato y el número de páginas”.

Un archivo de Word también puede llevar más de lo que muestra la página. La lista de Microsoft de lo que puede contener un documento empieza así: “Comentarios, marcas de revisión del control de cambios, versiones y anotaciones de lápiz”. Un CV que haya corregido un amigo o un redactor de CV de pago puede llegar con las correcciones todavía dentro.

En cuanto a lo que prefieren los reclutadores, se encontró una sola encuesta con una muestra declarada. En junio de 2024, Adobe publicó los resultados de una encuesta a 502 profesionales de la contratación en Estados Unidos: “3 de cada 4 profesionales de la contratación dicen que el PDF es su formato preferido para recibir CV”. El gráfico de la misma publicación dice “Casi 3 de cada 4”, y no aparece ningún porcentaje exacto. Las salvedades son bastante claras. Adobe vende software de PDF, la publicación promociona sus herramientas de conversión y no da ni la redacción de la pregunta ni lo que eligió el resto. La cifra es un indicio, procedente de una parte interesada, de que la mayoría de quienes leen CV prefieren recibir un PDF.

La página de ayuda de Greenhouse sobre formatos de archivo añade un pequeño detalle. Señala de pasada que el sistema “no carga las imágenes enlazadas externamente al convertir un CV a PDF para la vista previa”. En ese sistema, al menos, la vista previa de un CV es un PDF que el software genera a partir del archivo subido.

Cuándo sigue ganando el CV en Word

El primer caso no necesita argumentos. Si la oferta o el formulario piden Word, hay que enviar Word. El servicio de orientación profesional del MIT pide a sus estudiantes que “presten mucha atención al tipo de archivo solicitado en el ATS y eviten usar otros tipos aunque la plataforma no les impida subirlos”.

El segundo caso es el del reclutador de agencia, y es el que más inquieta. En Workplace Stack Exchange, un sitio de preguntas y respuestas, un candidato preguntó en 2021 si debía preocuparle que un reclutador le hubiera pedido el CV en cualquier formato menos PDF. La respuesta más votada terminaba con dos palabras: “Totalmente normal”. Otra, de un responsable de contratación, calificaba la petición de “señal de alarma”.

Ambas tienen parte de razón. Dave Fecak, que lleva más de 20 años en la selección de personal, sobre todo para startups tecnológicas, y que dirige una empresa de redacción de CV, enumeró en una publicación de 2018 los motivos por los que los reclutadores de agencia piden Word. Las agencias añaden su logotipo, porque “quieren asegurarse de que el cliente sepa perfectamente qué agencia envió el CV”. A veces eliminan los nombres y los datos de contacto. Importan el texto a su propia base de datos. Y a veces es el cliente quien lo exige. People with Energy dice prácticamente lo mismo de sí misma: “Preferimos Word, sobre todo para poder hacer pequeños cambios en tu documento, por ejemplo, corregir erratas, eliminar datos personales por motivos de privacidad y añadir nuestro logotipo en el encabezado”.

El riesgo es que los cambios no sean pequeños. Fecak señala que “se sabe de reclutadores que han cambiado el contenido de forma sustancial”, a veces sin el consentimiento del candidato. Negarse a dar el archivo de Word no protege mucho, porque Word abre un PDF y “convierte su contenido a un formato que Word puede mostrar”, listo para editar. Su consejo es, en cambio, fijar condiciones: “pide siempre a los reclutadores que soliciten permiso antes de modificar de cualquier forma el contenido de tu CV”. Una respuesta como esta lo consigue.

Un archivo de Word que se va a enviar merece un minuto de preparación. Hay que aceptar o rechazar cada cambio registrado y eliminar los comentarios; el comando Inspeccionar documento de Word, en Archivo y luego Información, encuentra lo que quede. El nombre y los datos de contacto deben ir en el cuerpo de la página, ya que la lista de fallos de extracción de Greenhouse incluye los CV que los colocan “en el encabezado, el pie de página o un cuadro de texto”. Y conviene usar una fuente que probablemente tenga el equipo de quien lo recibe.

Cómo comprobar un PDF y qué nombre darle

Para obtener el tipo correcto de PDF hay que guardar el documento como PDF, no imprimirlo y escanearlo. En Word, las instrucciones de Microsoft indican elegir Guardar como o Guardar una copia y seleccionar PDF en la lista de tipos de archivo. En Google Docs es Archivo y luego Descargar. Dos de las opciones de exportación de Word merecen un vistazo. En la opción Publicar debe estar marcado Documento, no Documento con marcas, o los cambios registrados acabarán en el PDF. La opción de contraseña debe quedar desactivada.

La comprobación lleva un minuto. Se abre el PDF y se arrastra el cursor sobre una línea. La regla de Adobe es breve: “Si el texto se puede seleccionar, tiene una capa de texto”. Después se selecciona todo, se copia, se pega en un editor de texto plano y se lee desde el principio. Las palabras deben aparecer una sola vez, completas y en el orden de la página. La guía de Workable muestra cómo puede quedar el nombre de un candidato cuando no es así:

El MIT propone una prueba parecida, guardar el CV como archivo de texto plano, y señala las dos cosas que hay que buscar: texto que falta y texto en el orden equivocado. Una versión más extensa de la comprobación, con un ejemplo que la supera y otro que no, está en el artículo sobre CV de dos columnas.

El tamaño rara vez es un problema: un archivo de menos de 2 MB cumple todos los límites de la tabla anterior. Queda el nombre. La guía de Workable cierra su lista de reglas de formato con “Pon tu nombre en el nombre del archivo de tu CV”, y People with Energy explica el motivo: “facilita que los reclutadores encuentren el archivo correcto”.

De vuelta, pues, al recuadro para subir archivos. Si la letra pequeña o la oferta piden un formato, ese es el que hay que enviar. Si admite los dos, el archivo que conviene subir es un PDF guardado directamente desde el procesador de textos, con un texto que se pueda seleccionar y copiar en orden. El archivo de Word se queda en el equipo para la agencia que quiera añadir su logotipo, siempre que quede claro que no se cambia nada más sin permiso.

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