Gehören Referenzen in den Lebenslauf?

Ein Lebenslauf entsteht meist von oben nach unten, und die letzte Entscheidung betrifft das Ende der Seite. Ältere Vorlagen und Lebensläufe, die zuletzt vor zehn Jahren aktualisiert wurden, enden oft mit einem Abschnitt namens Referenzen oder mit einer einzigen Zeile: „Referenzen auf Anfrage“. Wer sich bewirbt, muss entscheiden, ob der Abschnitt mit Namen und Telefonnummern gefüllt wird, ob die Zeile bleibt oder ob beides verschwindet.

Bei einer Bewerbung in den USA lautet die Antwort: beides löschen. Arbeitgeber kontaktieren Referenzen meist am Ende des Auswahlverfahrens, lange nachdem der Lebenslauf seine Arbeit getan hat, und sie fragen nach den Namen, wenn sie sie brauchen. Eine Liste mit den Kontaktdaten anderer Leute hilft in der Vorauswahl niemandem, und die Zeile, die eine solche Liste verspricht, sagt dem Arbeitgeber nichts, was er nicht ohnehin angenommen hätte.

Ausnahmen gibt es bei einer Stellenanzeige, die nach Referenzen fragt, bei einem akademischen Lebenslauf und in einigen Ländern, in denen ein Hinweis auf Referenzgeber noch üblich ist. Die folgenden Abschnitte zeigen, wo die Konvention heute steht, wann Arbeitgeber Referenzen prüfen und was sie damit anfangen, wo die Ausnahmen greifen und wie man die separate Referenzliste vorbereitet, die den Abschnitt ersetzt hat.

Eine Zeile ohne Aussage

Die Formel ist schon lange auf dem Rückzug. Ein Ratgeber zum Lebenslauf, den das Bureau of Labor Statistics (BLS), die US-Statistikbehörde für den Arbeitsmarkt, 2009 veröffentlichte, beschrieb bereits eine Spaltung. Manche schlossen mit „Referenzen auf Anfrage“, hieß es dort, während andere „davon ausgehen, dass Referenzen selbstverständlich verfügbar sind, und den Platz für wichtigere Informationen nutzen“. Die Lebenslaufbeispiele des Ratgebers enthielten die Zeile trotzdem noch, wobei bei einem eine Anmerkung danebenstand: „Angabe wird manchmal weggelassen“. In der grundsätzlicheren Frage war der Ratgeber schon damals eindeutig: „In der Regel enthalten Lebensläufe keine Namen von Referenzen“.

Seitdem ist der Rat strenger geworden. Die Karriereberatung der Harvard University führt eine kurze Liste mit Dingen, die in einem Lebenslauf nichts zu suchen haben, und ein Eintrag besteht aus zwei Wörtern: „Referenzen auflisten“. Das Jobportal der kanadischen Regierung rät Bewerbenden, Referenzen auf einem separaten Blatt zu führen und sie „nur auf ausdrückliche Anfrage“ herauszugeben.

Die Begründung ist kurz. Von allen Bewerbenden wird angenommen, dass sie Referenzen nennen können, also hebt der Hinweis darauf niemanden hervor. Die Namen selbst kosten noch mehr. Drei Referenzen mit Jobtitel und Kontaktdaten belegen sechs bis neun Zeilen, und das ist auf einem einseitigen Lebenslauf der Platz für eine ganze berufliche Station.

Verbreitete Lebenslauf-Ratgeber erheben oft zwei weitere Vorwürfe: Die Zeile lade zu Altersdiskriminierung ein, und ein Block mit Referenzen verwirre die Software, die Lebensläufe ausliest. Die für diesen Artikel gesichteten Ratgeber nannten für keine der beiden Behauptungen eine Studie oder einen Test. Der schlichtere Einwand, dass sich der Platz besser nutzen lässt, genügt.

Wann Arbeitgeber Referenzen prüfen

Das stärkere Argument betrifft den Zeitpunkt. Das Office of Personnel Management (OPM), das die Vorgaben für Einstellungen beim US-Bund festlegt, beschreibt die Referenzprüfung als etwas, das „meist gegen Ende des Auswahlverfahrens stattfindet“, wenn das Feld auf wenige Bewerbende geschrumpft ist. Workable, ein Hersteller von Software für Bewerbermanagement, gibt seinen Kunden denselben Rat: Referenzen „in der letzten Phase des Auswahlverfahrens, vor einem Jobangebot“ prüfen. Kanadas Job Bank formuliert es aus Sicht der Bewerbenden: „Ein Arbeitgeber verlangt Referenzen nur, wenn er ernsthaft erwägt, dich einzustellen.“

Wer einen Lebenslauf in der Vorauswahl liest, entscheidet also über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch und kann mit der Telefonnummer eines früheren Vorgesetzten nichts anfangen. Wenn jemand sie tatsächlich braucht, hat der Arbeitgeber die Person bereits kennengelernt und kann einfach fragen.

Die Prüfung selbst ist förmlicher, als viele Bewerbende erwarten. Laut OPM werden Referenzen meist telefonisch in einem strukturierten Gespräch eingeholt, das pro Kontakt etwa 20 Minuten dauert, und empfohlen werden mindestens drei Kontakte. Die Fragen gehen über die Bestätigung von Zeiträumen hinaus. In einer Umfrage aus dem Jahr 2019 von Accountemps, einem Personaldienstleister im Besitz von Robert Half, gaben mehr als 2.800 Führungskräfte an, sie wollten von einer Referenz vor allem eine Einschätzung der Stärken und Schwächen der Person (38 %), gefolgt von einer Beschreibung früherer Aufgaben (22 %).

Dieselben Führungskräfte gaben an, nach der Referenzprüfung etwa ein Drittel der Bewerbenden (34 %) aussortiert zu haben, und die kanadische Ausgabe der Umfrage unter mehr als 600 Führungskräften kam auf 32 %. Es handelt sich um eigene Schätzungen der Führungskräfte, aus einer Umfrage im Auftrag eines Unternehmens, das Recruiting-Dienstleistungen verkauft, und so sollten sie auch gelesen werden. Die nüchternere Einschätzung des OPM lautet, dass Referenzprüfungen die Arbeitsleistung besser vorhersagen als die Zahl der Bildungs- oder Berufsjahre und schlechter als Tests der kognitiven Fähigkeiten.

Was eine Referenz sagt, hat Grenzen. Das OPM merkt an, dass „viele Arbeitgeber sich weigern, negative Informationen über ehemalige Beschäftigte herauszugeben, weil sie eine Verleumdungsklage fürchten“, und in Großbritannien heißt es in den Hinweisen der Regierung, eine Referenz könne knapp ausfallen, „etwa mit Jobtitel, Gehalt und Beschäftigungszeitraum“. Trotzdem haben Referenzen bei der endgültigen Entscheidung echtes Gewicht. Das Argument dafür, sie aus dem Lebenslauf herauszulassen, beruht darauf, wann sie gelesen werden, und hat nichts damit zu tun, ob sie wichtig sind.

Wann Referenzen in den Lebenslauf gehören

In vier Fällen gilt die Regel nicht.

Der erste Fall ist ein Arbeitgeber, der danach fragt. Verlangt eine Stellenanzeige, Referenzen mit der Bewerbung zu schicken, gehören sie dazu, in der gewünschten Form. Oft heißt das, sie in ein Bewerbungsformular einzutragen statt in den Lebenslauf: Der BLS-Ratgeber zählt Referenzen zu den Standardangaben eines Bewerbungsformulars, in denen nach „Namen, Telefonnummern und Adressen von drei oder vier Personen, die sich bereit erklärt haben, dich zu empfehlen“, gefragt wird. Verlangt die Anzeige ein Dokument, ist eine separate Seite nach dem Lebenslauf besser als ein hineingequetschter Abschnitt.

Der zweite Fall ist die Wissenschaft. Ein akademischer Lebenslauf folgt anderen Konventionen als ein gewöhnlicher, und das Online Writing Lab der Purdue University schreibt Bewerbenden, sie „sollten auch eine Referenzliste beifügen, entweder als Teil deines Lebenslaufs oder auf einer separaten Seite“.

Der dritte Fall ist ein bekannter Name. Der BLS-Ratgeber räumte ein, dass manche Fachleute empfehlen, die Regel zu brechen, „wenn die Namen im Beruf oder in der Branche bekannt sind“. Eine Referenz von jemandem, den die Personalverantwortlichen bereits kennen und schätzen, ist eine Information, die ein unbekannter Name nicht liefert.

Der vierte Fall ist eine Frage des Landes. In Großbritannien, Neuseeland und Australien, wo Referenzgeber „Referees“ heißen, ist eine abschließende Zeile über sie noch akzeptiert, in Neuseeland sogar empfohlen. Die Ratgeber sind zurückhaltender, als der Brauch vermuten lässt, und in Australien ist die Frage umstritten.

Selbst wo die Zeile überlebt, fehlen oft die Namen. Die britischen und die neuseeländischen Ratgeber behandeln „auf Anfrage“ beide als Standard, und die Angaben zu den Referenzgebern werden erst geliefert, wenn ein Arbeitgeber danach fragt.

Ein Teenager, der einem Arbeitgeber vor Ort den ersten Lebenslauf überreicht, ist ein Fall für sich, denn es gibt keine Berufserfahrung, die ein Arbeitgeber prüfen könnte. Darum geht es im Ratgeber zum ersten Lebenslauf für Schüler.

Die Telefonnummern anderer Leute

Ein Abschnitt mit Referenzen ist der einzige Teil eines Lebenslaufs, der aus den Daten anderer Menschen besteht. Der National Careers Service, betrieben von der britischen Regierung, ist da unmissverständlich: „Du solltest die Kontaktdaten anderer Personen nicht in deinen Lebenslauf schreiben.“ Ein Lebenslauf bleibt nicht dort, wohin er geschickt wird. Er wird auf Jobbörsen hochgeladen, in Datenbanken von Arbeitgebern gespeichert und von Recruitern weitergeleitet, und die Handynummer eines früheren Vorgesetzten reist mit. Nach britischem Datenschutzrecht sind Informationen, die sich auf eine identifizierbare Person beziehen, wie es ein Name mit Telefonnummer tut, personenbezogene Daten. Was auch immer das Recht in einem bestimmten Land sagt, die Höflichkeit gebietet dasselbe.

Das zweite Problem ist die Kontrolle. Sobald die Namen im Lebenslauf stehen, kann jeder, der ihn hat, sie jederzeit anrufen. Früher Kontakt kann selbst dann Sorgen bereiten, wenn der Arbeitgeber vorher fragt. In einem Thread auf Blind aus dem Jahr 2021 fragte ein Angestellter, ob es normal sei, dass ein Start-up Referenzen verlangt, bevor es ein Angebotsschreiben schickt, denn Kollegen zu nennen hieße, ihnen von der Jobsuche zu erzählen. Nick Corcodilos, ein Headhunter, der seit Jahren in seiner Kolumne Ask The Headhunter Fragen von Lesern beantwortet, wurde 2011 gefragt, warum Recruiter schon vor jedem Treffen ausführliche Referenzen wollten. Seine Antwort lautete, dass freigiebig verteilte Referenzen die Menschen auf der Liste zermürben: „Deine Referenzen werden die Anrufe bald satthaben.“ Im Jahr 2020 ging er weiter: „Es ist ein gängiger Trick von Recruitern, vorab Referenzen anzufordern“, schrieb er, um die genannten Personen dann wegen derselben oder anderer Stellen anzusprechen. Manchmal, fügte er hinzu, gehe es dabei gar nicht um ein Vorstellungsgespräch.

Britischen Arbeitgebern wird von frühen Prüfungen abgeraten. Acas, die öffentliche Stelle, die zu Fragen der Arbeitswelt berät, empfiehlt ihnen: „Am besten fragen Sie in der letzten Phase des Auswahlverfahrens nach einer Referenz, wenn Sie ein Jobangebot machen.“ Bevor ein Arbeitgeber den aktuellen Arbeitgeber der Person kontaktiert, so Acas weiter, sollte er ihre Erlaubnis haben und ein bedingtes Angebot gemacht haben. Das US-Recht regelt weniger. Ein Arbeitgeber, der eine externe Firma mit einer Hintergrundprüfung beauftragt, braucht nach dem Fair Credit Reporting Act die schriftliche Erlaubnis der Person. Diese Regel betrifft Firmen für Hintergrundprüfungen, und die Hinweise der US-Verbraucherschutzbehörde Federal Trade Commission für Bewerbende gehen nicht auf Referenzanrufe ein, die ein Arbeitgeber selbst tätigt. Dies ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Bleiben die Referenzen aus dem Lebenslauf heraus, bestimmt die Person, die sich bewirbt, wieder selbst den Zeitpunkt. Die Namen werden herausgegeben, wenn ein Arbeitgeber es ernst meint, die Referenzgeber können vorgewarnt werden, dass ein Anruf kommt, und der aktuelle Vorgesetzte wird nicht von einem Anruf überrascht.

Wie man eine Referenzliste vorbereitet

An die Stelle des Abschnitts ist ein separates Dokument getreten, das vorab vorbereitet und auf Anfrage verschickt wird. Der BLS-Ratgeber beschrieb es 2009, und das Format hat sich kaum verändert: „Eine Referenzliste nennt Name, Position, Büroadresse und Telefonnummer von drei bis fünf Personen, die deine Fähigkeiten kennen.“ Ganz oben stehen Name und Kontaktdaten der Person, die sich bewirbt, im selben Format wie im Lebenslauf. In der Praxis hat eine E-Mail-Adresse die Büroadresse ersetzt, und eine Zeile zur Beziehung lohnt sich, denn wer anruft, muss wissen, woher jede Referenz die Arbeit der Person kennt.

Drei Namen sind eine sichere Zahl: Das OPM empfiehlt Arbeitgebern, mindestens drei zu kontaktieren, und der BLS-Ratgeber schlägt drei bis fünf vor. Am nützlichsten sind Menschen, die die Arbeit der Person beaufsichtigt haben, und die Definition des OPM umfasst auch Kollegen und unterstellte Mitarbeitende, „die die Person kennen und mit ihr zusammengearbeitet haben“. Wer sich bewirbt, ohne dass der aktuelle Arbeitgeber davon weiß, kann den aktuellen Vorgesetzten weglassen und das auch sagen.

Jede Person auf der Liste sollte zugestimmt haben, darauf zu stehen, was auch der BLS-Ratgeber betont, und UseResume hat einen eigenen Ratgeber dazu, wie man jemanden um eine Referenz bittet, mit Formulierungen für die Anfrage. Fragt ein Arbeitgeber tatsächlich nach der Liste, hilft es, jede Referenz noch am selben Tag zu informieren und ihr die Stellenanzeige und den aktuellen Lebenslauf zu schicken, damit das, was sie sagt, zu dem passt, was der Arbeitgeber gelesen hat.

Der Platz am Ende der Seite

Bleibt das Ende des Lebenslaufs, wo die Frage begann. Die Zeile kann weg, und was an ihre Stelle tritt, sollte etwas sein, mit dem ein Arbeitgeber etwas anfangen kann: eine Zertifizierung, eine Sprache, ein weiterer Erfolg aus der letzten Stelle. Ein Ratgeber dazu, was in jeden Abschnitt des Lebenslaufs gehört, liefert bessere Ideen für diese Zeilen als die alte Vorlage.

Bei einer Bewerbung in den USA bleiben die Namen also aus dem Lebenslauf heraus, und das Versprechen, sie nachzureichen, ebenso. Ausnahmen sind eine Stellenanzeige, die danach fragt, ein akademischer Lebenslauf, ein Name, den die Lesenden kennen, und Länder, in denen ein Hinweis auf Referenzgeber noch erwartet wird. In jedem Fall findet die eigentliche Vorbereitung woanders statt: drei Personen, die zugestimmt haben, Auskunft zu geben, eine Liste, die versandbereit ist, und eine Nachricht an jede von ihnen, sobald die Anfrage kommt. Arbeitgeber fragen nach Referenzen, wenn sie kurz vor einer Entscheidung stehen, und das ist der richtige Moment, sie zu liefern.

So hilft UseResume

Wer den Abschnitt mit den Referenzen löscht, gewinnt ein paar Zeilen, und der schwierigere Teil ist, sie mit etwas Besserem zu füllen. UseResume ist anders als ein Allzweck-Chatbot genau für diese eine Aufgabe gebaut. Du kannst einen alten Lebenslauf als PDF oder Word-Datei importieren, und der KI-Lebenslauf-Generator schreibt Kurzprofil, Stichpunkte und Fähigkeiten in einer Vorlage mit Standardüberschriften neu. Füge eine Stellenanzeige ein, und er passt den Lebenslauf an die Anzeige an und zeigt, welche Keywords aus der Anzeige gefunden wurden und welche fehlen.

Der Lebenslauf-Check bewertet das Ergebnis dann mit 0 bis 100 Punkten anhand von 37 Prüfpunkten und zeigt, was zuerst zu verbessern ist. Jede Version lässt sich separat speichern, eine für jede Bewerbung, und als PDF herunterladen.

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