Cv als PDF of Word: welk formaat stuur je?

Aan het eind van een online sollicitatie staat meestal een uploadvak, met daaronder een regel kleine letters die opsomt welke bestanden het accepteert. Het cv is waarschijnlijk geschreven in Word of Google Docs, en beide programma’s slaan het in een paar seconden op als Word-bestand of als PDF. Het formulier accepteert allebei en zegt niet welke het liever heeft.

Advies over die keuze is makkelijk te vinden en moeilijk met elkaar te rijmen. De ene kant zegt dat een PDF de enige manier is om zeker te weten dat de pagina aankomt zoals hij is verstuurd. De andere zegt dat een ATS (applicant tracking system), de software waarmee werkgevers sollicitaties verzamelen en sorteren, een PDF niet betrouwbaar kan lezen, en dat een Word-bestand dus de veilige keuze is.

Die tweede bewering stond al in 2012 op papier. Elk systeem waarvan voor dit artikel de documentatie is gelezen, accepteert inmiddels PDF, en de vacaturesite van de Amerikaanse federale overheid raadt het zelfs aan. Hieronder wordt de waarschuwing teruggevolgd tot dat jaar, staat wat de makers van deze systemen over bestandstypen zeggen, en komt aan bod welk soort PDF wel misgaat en in welke situaties Word nog steeds het juiste bestand is. Het korte antwoord: als de vacature of de recruiter een formaat noemt, stuur dat. Stuur anders een PDF die rechtstreeks is opgeslagen vanuit het programma waarin het cv is geschreven, en bewaar de Word-versie voor de recruiter die erom vraagt.

Waar de angst voor PDF vandaan komt

Eén vroege versie van de waarschuwing is precies te dateren. Op 1 maart 2012 publiceerde het vakblad CIO vijf tips om een cv door een ATS te krijgen. Ze kwamen van Jon Ciampi, de topman van Preptel, een start-up die een dienst verkocht om cv’s op deze systemen af te stemmen. De eerste tip luidde “Stuur je cv nooit als PDF”, en de onderbouwing besloeg één zin: “Omdat recruitmentsystemen geen standaardmanier hebben om PDF-documenten te structureren, worden die makkelijk verkeerd gelezen, zegt Ciampi.” Hetzelfde artikel bevatte het sindsdien steeds herhaalde cijfer dat deze systemen 75% van de kandidaten hun kans op een sollicitatiegesprek kosten, een getal dat het artikel gaf zonder steekproef of methode.

Over bestandstypen lag de tip echter dicht bij wat een leverancier twee jaar later tegen kandidaten zei. Workable, de maker van een ATS, publiceerde in januari 2014 een gids, nog altijd online, waarin stond: “Lever je cv aan in een tekstformaat, bij voorkeur .doc of .docx.” Een PDF was acceptabel op één voorwaarde: dat de kandidaat “hem exporteert vanuit je tekstverwerker” en geen geprinte pagina scant.

De waarschuwing leeft voort als voorbehoud, en de gidsen zijn het er niet meer over eens op welk formaat ze slaat. Van drie gidsen die voor dit artikel zijn bekeken, elk gepubliceerd door een bedrijf dat software voor cv’s of voor het zoeken naar werk verkoopt, erkent de eerste dat de meeste huidige systemen een PDF kunnen lezen, maar noemt Word-bestanden “een veiligere keuze”; de tweede zegt dat uit eigen tests bleek dat de meeste systemen PDF’s nauwkeuriger uitlazen, en de derde zegt dat werkgevers met oudere systemen “moeite kunnen hebben met Word-bestanden”. Geen van de drie noemt een systeem dat faalt, en de gids die tests aanhaalt, publiceert ze niet.

Wat ATS-leveranciers zeggen over PDF en Word

De organisaties die cv’s ontvangen, publiceren welke bestanden ze accepteren, en PDF staat op elke lijst die voor dit artikel is bekeken.

Ook Textkernel, dat software voor het uitlezen van cv’s verkoopt die andere bedrijven in hun producten inbouwen, noemt zowel Word als PDF bij de formaten die zijn parser verwerkt.

De federale overheid gaat verder dan PDF alleen accepteren. Een richtlijn uit 2025 van het Office of Personnel Management, de Amerikaanse dienst voor overheidspersoneel, geeft de tekst die USAJOBS, de federale vacaturesite, aan sollicitanten toont: “We raden aan je cv als PDF op te slaan en te uploaden, zodat de opmaak en het aantal pagina’s behouden blijven.”

Eén leverancier raadt het formaat nog altijd af. De documentatie voor ontwikkelaars van Textkernel zegt: “Wil je conversieproblemen zo veel mogelijk beperken, gebruik dan geen PDF-documenten.” Daarna wordt de klacht smaller. “Veel PDF’s worden prima geconverteerd/uitgelezen”, gaat de pagina verder, en de meeste foutmeldingen die het bedrijf krijgt over documenten die niet goed werden uitgelezen, blijken te gaan over “een corrupt PDF-bestand”. Het bezwaar geldt bestanden waarvan de onderliggende tekst beschadigd is, en met de controle die verderop in dit artikel staat, valt na te gaan of een bestand daartoe behoort.

Adobe, dat de PDF heeft uitgevonden en dus belang heeft bij de zaak, zegt hetzelfde nog stelliger: “Geen enkele bron toont aan dat de extensie bepaalt of het uitlezen lukt. De echte variabele is of er een tekstlaag is.” Een loopbaancentrum dat niets te verkopen heeft, is het daarmee eens. Het advies van MIT aan zijn studenten is dat het, tenzij de vacature iets anders zegt, “meestal vrij veilig is om een .doc/.docx- of een .pdf-bestand te gebruiken”.

De PDF die eigenlijk een plaatje is

Bij die tekstlaag heeft de oude waarschuwing nog enige grond. Een PDF kan een pagina op twee manieren bevatten. In de ene, legt Adobe uit, “is elk teken gecodeerd als echte data” die software kan selecteren, doorzoeken en kopiëren. In de andere “is de pagina gewoon een afbeelding van tekst, met pixels die zo zijn geplaatst dat ze op letters lijken”. De twee, voegt Adobe eraan toe, “zien er op het scherm identiek uit”.

Een cv wordt van de tweede soort als het ergens op weg naar PDF in een afbeelding verandert. Op Adobes lijst van manieren waarop dat gebeurt, staan onder meer het scannen van een print, het maken van een screenshot, het fotograferen van een pagina, het afvlakken van een PDF en het omzetten van tekst naar contouren in een ontwerpprogramma. Ook de PDF-export van Word zelf kan het doen, in één geval: als een lettertype niet in het bestand kan worden ingesloten, iets wat aan bod komt in het artikel over lettertypen voor een cv.

Wat er met zo’n bestand gebeurt, hangt af van hoe de software van de werkgever is ingesteld. Om letters uit een afbeelding te lezen, is optische tekenherkenning (OCR) nodig. De documentatie van Textkernel behandelt OCR als een optie die klanten zelf aanzetten, tegen een kleine meerprijs per document en met een limiet van 10 pagina’s. “Gemiddeld heeft ongeveer 5% van de documenten OCR nodig”, zegt het bedrijf. Voor een account waarop het niet aanstaat, wordt de resultaatcode in één regel uitgelegd: “Het document is alleen een afbeeldingsbestand.” Greenhouse noemt cv’s die “als afbeelding zijn geüpload in plaats van als document (zoals een .docx of .pdf)” bij de oorzaken van mislukt uitlezen. Workable zegt daarentegen dat de cv’s die zijn klanten uploaden worden uitgelezen, “ook cv’s die uit afbeeldingen bestaan”. Zelfs waar OCR draait, waarschuwt Adobe dat het “fouten kan introduceren”.

Een sollicitant kan van buitenaf niet zien welke van deze instellingen een werkgever heeft. In Greenhouse valt de kandidaat niet af als het uitlezen mislukt: de recruiter ziet een melding dat het cv “alleen aan de kandidaat is gekoppeld” en moet de gegevens zelf invoeren. De waarschijnlijke prijs is een kandidaatprofiel met lege velden.

Een beveiligd bestand gaat eenvoudiger mis. De PDF-export van Word biedt een optie: “Het document versleutelen met een wachtwoord”. De documentatie van Textkernel beschrijft wat de software van het resultaat maakt: “Het document is versleuteld en kan alleen met een wachtwoord worden geopend, en dat hebben wij uiteraard niet!”

Wat een PDF beschermt

Het pleidooi voor PDF draait om wat er gebeurt als een mens het bestand opent. Een PDF bevat normaal gesproken zijn eigen lettertypen en legt de positie van elke regel vast. Een Word-bestand wordt opnieuw opgemaakt door het programma dat het opent, welk programma dat ook is. People with Energy, een Brits recruitmentbureau dat liever Word-bestanden ontvangt, beschrijft het gevolg openhartig: “Word-documenten kunnen er in verschillende versies van Microsoft Office anders uitzien, met overlappende tekstvakken en bulletpoints die niet worden weergegeven, waardoor je cv moeilijk te lezen is.”

Een verschoven lay-out kan ook het aantal pagina’s veranderen, en op één plek is dat meer dan een kwestie van uiterlijk. Sinds 27 september 2025 beperkt USAJOBS cv’s tot twee pagina’s, en dezelfde federale richtlijn zegt dat een sollicitant van wie het enige cv langer is “niet meer in aanmerking komt voor verdere beoordeling”. Dat verklaart de formulering van de aanbeveling, die de voorkeur geeft aan PDF “zodat de opmaak en het aantal pagina’s behouden blijven”.

Een Word-bestand kan ook meer bevatten dan de pagina laat zien. Microsofts lijst van wat een document kan bevatten begint met: “Opmerkingen, revisiemarkeringen van bijgehouden wijzigingen, versies en inktaantekeningen”. Een cv waarin een vriend of een betaalde cv-schrijver aantekeningen heeft gemaakt, kan aankomen met die aantekeningen er nog in.

Over wat recruiters zelf liever hebben, is één onderzoek met een vermelde steekproef gevonden. In juni 2024 publiceerde Adobe de resultaten van een enquête onder 502 professionals in werving en selectie in de Verenigde Staten: “3 op de 4 professionals in werving en selectie zeggen dat PDF hun favoriete formaat is om cv’s te ontvangen.” De grafiek in hetzelfde bericht zegt “Bijna 3 op de 4”, en een exact percentage staat er niet. De kanttekeningen zijn duidelijk genoeg. Adobe verkoopt PDF-software, het bericht promoot de conversietools van het bedrijf, en het vermeldt niet hoe de vraag luidde en ook niet wat de rest koos. Het cijfer is een aanwijzing, van een belanghebbende partij, dat de meeste mensen die cv’s lezen liever een PDF ontvangen.

De helppagina over bestandsformaten van Greenhouse voegt een klein detail toe. Daar staat terloops dat het systeem “extern gelinkte afbeeldingen niet laadt bij het omzetten van een cv naar PDF voor de preview”. In dat systeem is de preview van een cv dus in elk geval een PDF die de software van het geüploade bestand maakt.

Wanneer een Word-cv nog steeds wint

Het eerste geval behoeft geen betoog. Als de vacature of het formulier om Word vraagt, stuur dan Word. Het loopbaancentrum van MIT zegt tegen studenten: “let goed op het gevraagde bestandstype dat in het ATS staat en gebruik geen andere typen, ook als het platform je niet belet ze te uploaden”.

Het tweede geval is de recruiter van een bureau, en daar maken mensen zich zorgen over. Op Workplace Stack Exchange, een vraag-en-antwoordsite, vroeg een kandidaat in 2021 of het zorgwekkend was dat een recruiter om een cv had gevraagd in elk formaat behalve PDF. Het antwoord met de meeste stemmen eindigde met twee woorden: “Volkomen normaal”. Een ander antwoord, van een hiring manager, noemde het verzoek “een alarmsignaal”.

Beide hebben een punt. Dave Fecak, die meer dan 20 jaar ervaring heeft in recruitment, vooral voor techstart-ups, en die een bureau voor het schrijven van cv’s leidt, zette in een bericht uit 2018 de redenen op een rij waarom recruiters van bureaus om Word vragen. Bureaus voegen hun logo toe, omdat ze “zeker willen weten dat de klant precies weet welk bureau het cv heeft gestuurd”. Soms halen ze namen en contactgegevens weg. Ze importeren de tekst in hun eigen database. En soms eist de klant het. People with Energy zegt ongeveer hetzelfde over zichzelf: “We hebben liever Word, vooral zodat we kleine wijzigingen in je document kunnen aanbrengen, bijvoorbeeld tikfouten verbeteren, persoonlijke gegevens om privacyredenen weghalen en ons logo in de koptekst zetten.”

Het risico is dat de wijzigingen niet klein zijn. Fecak merkt op dat “het bekend is dat sommige recruiters de inhoud ingrijpend veranderen”, soms zonder toestemming van de kandidaat. Het Word-bestand achterhouden helpt weinig, want Word opent ook een PDF en “zet de inhoud om in een formaat dat Word kan weergeven”, klaar om te bewerken. Zijn advies is daarom afspraken te maken: “vraag recruiters altijd om toestemming te vragen voordat ze de inhoud van je cv op welke manier dan ook bewerken”. Een antwoord als dit doet dat.

Een Word-bestand dat de deur uitgaat, verdient een minuut voorbereiding. Accepteer of weiger elke bijgehouden wijziging en verwijder de opmerkingen; de opdracht Document inspecteren in Word, onder Bestand en dan Info, vindt wat er nog over is. Zet naam en contactgegevens in de hoofdtekst van de pagina, want op de lijst van Greenhouse met oorzaken van mislukt uitlezen staan cv’s die ze “in de koptekst, de voettekst of een tekstvak” zetten. En gebruik een lettertype dat de computer van de ontvanger waarschijnlijk heeft.

Een PDF controleren en een naam geven

De juiste soort PDF ontstaat door het document als PDF op te slaan, niet door het te printen en te scannen. In Word luiden de instructies van Microsoft: kies Opslaan als of Een kopie opslaan en selecteer PDF in de lijst met bestandstypen. In Google Docs is het Bestand en dan Downloaden. Twee exportopties van Word verdienen aandacht. Bij de optie Publiceren hoort Document te staan, niet Document met markeringen, anders komen bijgehouden wijzigingen in de PDF terecht. De wachtwoordoptie moet uit blijven.

De controle kost een minuut. Open de PDF en sleep de cursor over een regel. De vuistregel van Adobe is kort: “Als de tekst te selecteren is, heeft hij een tekstlaag.” Selecteer daarna alles, kopieer het, plak het in een editor voor platte tekst en lees het van boven af. De woorden moeten één keer verschijnen, heel en in de volgorde van de pagina. De gids van Workable laat zien hoe de naam van een kandidaat eruit kan zien als dat niet zo is:

MIT stelt een vergelijkbare test voor, het cv opslaan als bestand met platte tekst, en noemt de twee dingen om op te letten: ontbrekende tekst en tekst in de verkeerde volgorde. Een uitgebreidere versie van de controle, met voorbeelden van een geslaagde en een mislukte test, staat in het artikel over cv’s met twee kolommen.

De bestandsgrootte vraagt zelden aandacht: een bestand onder 2 MB voldoet aan elke limiet in de tabel hierboven. Blijft de naam over. De gids van Workable sluit de lijst met opmaakregels af met “Zet je naam in de bestandsnaam van je cv”, en People with Energy geeft de reden: het “maakt het voor recruiters makkelijk om het juiste bestand te vinden”.

Terug dus naar het uploadvak. Als de kleine letters of de vacature om één formaat vragen, is dat het formaat om te sturen. Staan beide erbij, dan is het bestand om te uploaden een PDF die rechtstreeks vanuit de tekstverwerker is opgeslagen, met tekst die te selecteren is en in de juiste volgorde te kopiëren. Het Word-bestand blijft op de computer staan voor het bureau dat zijn logo wil toevoegen, met de afspraak dat er verder niets verandert zonder toestemming.

Hoe UseResume helpt

Word en Google Docs zijn tools voor algemeen gebruik, en ChatGPT en Claude ook: elk ervan kan een cv maken, maar geen ervan is daarvoor gebouwd. UseResume is een AI-cv-maker die voor dat ene document is gemaakt, en het bestand hoort bij die taak. Cv’s worden opgebouwd in ATS-vriendelijke sjablonen met standaardkopjes en aanpasbare lettertypen, kleuren, lay-out en volgorde van secties, en ze zijn als PDF te downloaden.

Een cv dat alleen nog als oud Word-bestand of PDF bestaat, kun je importeren, zodat je niets opnieuw hoeft te typen. De cv-checker geeft het daarna een score van 0 tot 100 op basis van 37 checks in 8 categorieën en laat zien wat je eerst moet verbeteren, en voor elke vacature kun je een aparte versie opslaan.

Maak je account aan en begin met het cv dat je al hebt.