Bør du ha med referanser i CV-en?

En CV blir som regel ferdig ovenfra og ned, og den siste avgjørelsen gjelder bunnen av siden. Eldre maler, og CV-er som sist ble oppdatert for ti år siden, ender gjerne med en seksjon med overskriften Referanser, eller med én enkelt linje: «Referanser oppgis på forespørsel». Søkeren må velge mellom å fylle seksjonen med navn og telefonnumre, beholde linjen eller slette begge deler.

For en jobbsøknad i USA er svaret å slette begge deler. Arbeidsgivere kontakter som regel referanser mot slutten av ansettelsesprosessen, lenge etter at CV-en har gjort jobben sin, og de ber om navnene når de vil ha dem. En liste over andres kontaktinformasjon hjelper ingen i grovsorteringen, og linjen som lover en slik liste, forteller ikke arbeidsgiveren noe den ikke allerede gikk ut fra.

Det finnes unntak: en annonse som ber om referanser, en akademisk CV og noen få land der en linje om referansepersoner fortsatt er vanlig. Seksjonene nedenfor viser hvor konvensjonen står i dag, når arbeidsgivere sjekker referanser og hva de bruker dem til, hvor unntakene gjelder, og hvordan man lager den separate referanselisten som har erstattet seksjonen.

En linje som ikke sier noe

Formuleringen har vært på vei ut lenge. En CV-veiledning som Bureau of Labor Statistics (USAs statistikkbyrå for arbeidslivet) ga ut i 2009, beskrev allerede et skille. Noen avsluttet med «Referanser oppgis på forespørsel», sto det, mens andre «går ut fra at det er underforstått at referanser kan oppgis, og bruker plassen til viktigere informasjon». Veiledningens egne CV-eksempler hadde fortsatt linjen, selv om ett av dem hadde en merknad trykt ved siden av: «Setningen utelates noen ganger». I det større spørsmålet var veiledningen allerede tydelig: «Vanligvis inneholder CV-er ikke navn på referanser».

Siden har rådene blitt strengere. Karrieresenteret ved Harvard har en kort liste over ting man ikke bør gjøre i en CV, og ett av punktene er på to ord: «Oppgi referanser». Canadas offentlige jobbportal ber søkere ha referansene på et eget ark og bare oppgi dem «når det uttrykkelig blir bedt om dem».

Begrunnelsen er kort. Alle søkere antas å kunne oppgi referanser, så det skiller ingen fra de andre å skrive det. Selve navnene koster mer. Tre referanser med stillingstitler og kontaktinformasjon tar seks til ni linjer, og på en CV på én side er det plassen til en hel jobboppføring.

Populære CV-guider legger ofte til to anklager til: at linjen inviterer til aldersdiskriminering, og at en blokk med referanser forvirrer programvaren som leser CV-er. Guidene som ble gjennomgått for denne artikkelen, viste ikke til noen studie eller test for noen av påstandene. Den enklere innvendingen, at plassen kan brukes bedre, er nok.

Når arbeidsgivere sjekker referanser

Det sterkere argumentet handler om tidspunktet. Office of Personnel Management (OPM), som gir retningslinjer for ansettelser i den amerikanske føderale staten, beskriver referansesjekker som noe som «vanligvis gjennomføres mot slutten av utvelgelsesprosessen», etter at feltet er snevret inn til noen få kandidater. Workable, som lager ATS-programvare (rekrutteringssystemer), gir kundene sine det samme rådet: bruk referansesjekker «i den siste fasen av ansettelsen, før et jobbtilbud gis». Canadas Job Bank sier det fra søkerens side: «En arbeidsgiver ber bare om referanser hvis den seriøst vurderer å ansette deg.»

Den som leser en CV i grovsorteringen, avgjør altså om kandidaten skal inn til intervju, og har ingen bruk for telefonnummeret til en tidligere leder. Når noen faktisk vil ha det, har arbeidsgiveren møtt kandidaten og kan rett og slett spørre.

Selve sjekken er mer formell enn mange søkere tror. Ifølge OPM innhentes referanser typisk på telefon i et strukturert intervju som tar rundt 20 minutter per person, og det anbefales å kontakte minst tre. Spørsmålene går lenger enn å bekrefte datoer. I en undersøkelse fra 2019 gjort av Accountemps, et bemanningsbyrå eid av Robert Half, sa over 2 800 ledere på seniornivå at det de helst ville ha fra en referanse, var et inntrykk av søkerens styrker og svakheter (38 %), fulgt av en beskrivelse av tidligere arbeidsoppgaver (22 %).

De samme lederne sa at de silte ut rundt en tredjedel av kandidatene (34 %) etter å ha sjekket referanser, og den kanadiske utgaven av undersøkelsen, som omfattet over 600 ledere på seniornivå, kom til 32 %. Dette er ledernes egne anslag, fra en undersøkelse bestilt av et selskap som selger rekrutteringstjenester, og de bør leses med det i bakhodet. OPMs mer nøkterne vurdering er at referansesjekker forutsier jobbprestasjon bedre enn antall år med utdanning eller erfaring gjør, og dårligere enn tester av kognitive evner.

Det er en grense for hva en referanse vil si. OPM påpeker at «mange arbeidsgivere nekter å gi negativ informasjon om tidligere ansatte, av frykt for å bli saksøkt for ærekrenkelse», og i Storbritannia sier myndighetenes veiledning at en referanse kan være kort, «som stillingstittel, lønn og når du var ansatt». Likevel veier referanser tungt i den endelige avgjørelsen. Argumentet for å holde dem utenfor CV-en hviler på når de blir lest, og har ingenting å gjøre med om de betyr noe.

Når referanser hører hjemme i CV-en

Regelen viker i fire situasjoner.

Den første er en arbeidsgiver som ber om dem. Hvis det står i annonsen at referanser skal sendes med søknaden, send dem, i den formen det bes om. Ofte betyr det å skrive dem inn i et søknadsskjema i stedet for i CV-en: BLS-veiledningen nevner referanser blant standardfeltene i en jobbsøknad, der det bes om «navn, telefonnumre og adresser til tre eller fire personer som har sagt ja til å anbefale deg». Der annonsen ber om et dokument, fungerer en egen side etter CV-en bedre enn en seksjon som er klemt inn i den.

Den andre er akademia. En akademisk CV følger andre konvensjoner enn en vanlig CV, og Online Writing Lab ved Purdue University sier til søkere at de «også bør ta med en referanseliste, enten som en del av CV-en eller på en egen side».

Den tredje er et kjent navn. BLS-veiledningen åpnet for at noen som vurderer CV-er, foreslår å bryte regelen «hvis navnene er kjente i yrket eller bransjen». En referanse fra noen den ansettende lederen allerede kjenner og respekterer, er informasjon på en måte et ukjent navn ikke er.

Den fjerde er geografi. I Storbritannia, New Zealand og Australia, der de som gir referanser, kalles referees, er en avsluttende linje om dem fortsatt akseptert, og i New Zealand anbefalt. Rådene er kjøligere enn skikken skulle tilsi, og i Australia er de omstridt.

Selv der linjen lever videre, gjør navnene det ofte ikke. Både de britiske og de newzealandske rådene behandler «oppgis på forespørsel» som standard, og kontaktinformasjonen til referansepersonene gis bare når en arbeidsgiver ber om den.

En tenåring som leverer sin første CV til en arbeidsgiver i nærmiljøet, er et tilfelle for seg, fordi det ikke finnes noen arbeidshistorikk for arbeidsgiveren å sjekke. Det tar veiledningen om den første CV-en for elever på videregående for seg.

Andres telefonnumre

En referanseseksjon er den eneste delen av en CV som består av andres opplysninger. National Careers Service, som drives av britiske myndigheter, sier det rett ut: «du bør ikke føre opp andres kontaktinformasjon i CV-en din.» En CV blir ikke liggende der den sendes. Den lastes opp på jobbportaler, lagres i arbeidsgiveres databaser og sendes videre av rekrutterere, og mobilnummeret til en tidligere leder følger med. Etter britisk personvernlovgivning er opplysninger som kan knyttes til en identifiserbar person, slik et navn med et telefonnummer kan, personopplysninger. Uansett hva loven sier i et gitt land, gjelder den samme høfligheten.

Det andre problemet er kontroll. Når navnene først står i CV-en, kan alle som har den, ringe dem når som helst. Tidlig kontakt kan være en bekymring selv når arbeidsgiveren spør først. I en tråd på Blind fra 2021 spurte en ansatt om det var normalt at en oppstartsbedrift ville ha referanser før den sendte et skriftlig jobbtilbud, siden det å oppgi kolleger ville bety å fortelle dem om jobbsøkingen. Nick Corcodilos, en headhunter som i mange år har svart på lesernes spørsmål i spalten Ask The Headhunter, ble i 2011 spurt om hvorfor rekrutterere ville ha detaljerte referanser før det i det hele tatt hadde vært et møte. Svaret hans var at det å dele dem ut fritt sliter ut personene på listen: «Referansene dine kommer til å bli lei av alle oppringningene.» I 2020 gikk han lenger: «Det er et vanlig triks at en rekrutterer ber om referanser på forhånd», skrev han, for så å kontakte de oppgitte personene om den samme jobben eller andre. Noen ganger, la han til, er målet ikke et intervju i det hele tatt.

Britiske arbeidsgivere blir styrt bort fra tidlige sjekker. Acas, det offentlige organet som gir råd om forhold på arbeidsplassen, sier til dem: «Det er best å be om en referanse i siste fase av rekrutteringsprosessen, når et jobbtilbud gis.» Før en arbeidsgiver som rekrutterer, kontakter søkerens nåværende arbeidsgiver, bør den ifølge Acas ha søkerens tillatelse og ha gitt et betinget tilbud. Amerikansk lov sier mindre. En arbeidsgiver som leier inn et eksternt firma til å gjøre en bakgrunnssjekk, må ha søkerens skriftlige tillatelse etter loven Fair Credit Reporting Act. Den regelen gjelder selskaper som gjør bakgrunnssjekker, og veiledningen for søkere fra Federal Trade Commission (USAs forbrukermyndighet) tar ikke for seg referansesamtaler som en arbeidsgiver tar selv. Dette er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.

Å holde referansene utenfor CV-en gir kandidaten kontrollen over tidspunktet tilbake. Navnene gis ut når en arbeidsgiver mener alvor, referansepersonene kan varsles om at en telefon kommer, og en nåværende leder blir ikke overrumplet av en slik samtale.

Slik lager man en referanseliste

Seksjonen er erstattet av et eget dokument som lages på forhånd og sendes på forespørsel. BLS-veiledningen beskrev det i 2009, og formatet har knapt endret seg: «En referanseliste oppgir navn, tittel, kontoradresse og telefonnummer til tre til fem personer som kjenner evnene dine.» Øverst står kandidatens eget navn og kontaktinformasjon, i samme format som i CV-en. I praksis har en e-postadresse tatt plassen til kontoradressen, og en linje som sier hvilket forhold man har hatt til personen, er verdt å ta med, fordi den som ringer, må vite hvordan hver referanse kjenner kandidatens arbeid.

Tre navn er et trygt antall: OPM anbefaler at en arbeidsgiver kontakter minst tre, og BLS-veiledningen foreslår tre til fem. De mest nyttige er personer som har hatt ansvar for kandidatens arbeid, og OPMs definisjon av en referanse omfatter også kolleger og underordnede «som har kjent og arbeidet med søkeren». Søker man jobb uten at den nåværende arbeidsgiveren vet om det, kan man utelate den nåværende lederen og si fra om det.

Hver person på listen bør ha sagt ja til å stå der, noe BLS-veiledningen også påpeker, og UseResume har en egen veiledning om hvordan man spør noen om å være referanse, med forslag til hvordan forespørselen kan formuleres. Når en arbeidsgiver faktisk ber om listen, er det lurt å si fra til hver referanse samme dag og sende dem stillingsannonsen og den nyeste CV-en, så det de sier, stemmer med det arbeidsgiveren har lest.

Plassen nederst på siden

Da gjenstår bunnen av CV-en, der spørsmålet begynte. Linjen kan fjernes, og det som erstatter den, bør være noe en arbeidsgiver kan bruke: en sertifisering, et språk, enda et resultat fra den siste jobben. En veiledning om hva hver seksjon i CV-en bør inneholde, er en bedre kilde til ideer for de linjene enn den gamle malen.

For en søker i USA holdes altså navnene utenfor CV-en, og det samme gjør løftet om dem. Unntakene er en annonse som ber om dem, en akademisk CV, et navn leseren vil kjenne igjen, og land der en linje om referansepersoner fortsatt forventes. I alle tilfeller skjer de egentlige forberedelsene et annet sted: tre personer som har sagt ja til å uttale seg, en liste som er klar til å sendes, og en beskjed til hver av dem når forespørselen kommer. Arbeidsgivere ber om referanser når de nærmer seg en avgjørelse, og det er det rette tidspunktet å gi dem.

Slik hjelper UseResume

Å slette en referanseseksjon frigjør noen linjer, og det vanskelige er å fylle dem med noe bedre. UseResume er laget for akkurat den oppgaven, i motsetning til en generell chatbot. En gammel CV kan importeres som PDF eller Word-fil, og CV-byggeren med KI skriver om sammendraget, kulepunktene og ferdighetene i en mal med standardoverskrifter. Lim inn en stillingsannonse, så tilpasser den CV-en til annonsen og viser hvilke av annonsens nøkkelord som er funnet, og hvilke som mangler.

CV-sjekken gir deretter resultatet en score fra 0 til 100 ut fra 37 kontroller og viser hva du bør rette først. Hver versjon kan lagres for seg, én for hver jobb du søker på, og lastes ned som PDF.

Opprett en konto og bruk plassen til noe bedre.