Referenties op je cv: wel of niet vermelden?

Een cv wordt meestal van boven naar beneden afgemaakt, en de laatste beslissing gaat over de onderkant van de pagina. Oudere sjablonen, en cv's die tien jaar geleden voor het laatst zijn bijgewerkt, eindigen vaak met een sectie Referenties, of met één regel: “Referenties op aanvraag beschikbaar”. De sollicitant moet kiezen: de sectie vullen met namen en telefoonnummers, de regel laten staan, of allebei schrappen.

Bij een sollicitatie in de Verenigde Staten luidt het antwoord: allebei schrappen. Werkgevers nemen meestal pas aan het eind van de selectie contact op met referenties, ruim nadat het cv zijn werk heeft gedaan, en ze vragen om de namen wanneer ze die nodig hebben. Een lijst met contactgegevens van anderen helpt in de eerste selectie niemand, en de regel die zo'n lijst belooft, vertelt een werkgever niets wat die niet al aannam.

Er zijn uitzonderingen: een vacature die om referenties vraagt, een academisch cv en een paar landen waar een regel over referenties nog gebruikelijk is. Hieronder komt aan bod wat nu gebruikelijk is, wanneer werkgevers referenties nagaan en wat ze ermee doen, waar de uitzonderingen gelden en hoe je de aparte referentielijst opstelt die de sectie heeft vervangen.

Een regel die niets zegt

De zin is al lang aan het verdwijnen. Een gids over cv's die het Bureau of Labor Statistics (BLS, het Amerikaanse statistiekbureau voor werk en lonen) in 2009 publiceerde, beschreef al een tweedeling. Sommige schrijvers sloten af met “Referenties op aanvraag beschikbaar”, stond erin, terwijl anderen “ervan uitgaan dat vanzelf spreekt dat er referenties zijn, en die ruimte gebruiken voor belangrijkere informatie”. De voorbeeld-cv's in de gids zelf hadden de regel nog wel, al stond er bij één een opmerking naast: “Zin wordt soms weggelaten”. Over de bredere vraag was de gids al stellig: “Meestal staan er geen namen van referenties op een cv”.

Sindsdien is het advies strenger geworden. Het loopbaancentrum van Harvard houdt een korte lijst bij van wat je op een cv beter niet doet, en één punt telt twee woorden: “Referenties vermelden”. De vacaturesite van de Canadese overheid raadt sollicitanten aan referenties op een apart blad te houden en ze “alleen te geven als er uitdrukkelijk om wordt gevraagd”.

De redenering is kort. Van elke sollicitant wordt aangenomen dat die referenties kan aandragen, dus wie dat vermeldt, onderscheidt zich niet. De namen zelf kosten meer. Drie referenties met functietitels en contactgegevens beslaan zes tot negen regels, en op een cv van één pagina is dat de ruimte voor een hele functie.

Populaire cv-gidsen voegen er vaak nog twee bezwaren aan toe: dat de regel leeftijdsdiscriminatie in de hand werkt, en dat een blok referenties de software in de war brengt die cv's uitleest. De gidsen die voor dit artikel zijn bekeken, gaven voor geen van beide beweringen een studie of test. Het eenvoudigere bezwaar, dat de ruimte beter gebruikt kan worden, is genoeg.

Wanneer werkgevers referenties nagaan

Het sterkere argument gaat over timing. Het Office of Personnel Management (OPM), dat de richtlijnen voor werving bij de Amerikaanse federale overheid opstelt, beschrijft het nagaan van referenties als iets wat “meestal tegen het einde van het selectieproces plaatsvindt”, als het veld is teruggebracht tot een paar kandidaten. Workable, een maker van ATS-software (het recruitmentsysteem van de werkgever), geeft klanten hetzelfde advies: gebruik referentiechecks “in de laatste fase van de werving, voordat je een baanaanbod doet”. De Canadese Job Bank zegt het vanuit de sollicitant gezien: “Een werkgever vraagt alleen om referenties als die serieus overweegt je aan te nemen.”

Wie een cv in de eerste selectie leest, beslist dus of er een gesprek komt, en heeft niets aan het telefoonnummer van een oud-leidinggevende. Tegen de tijd dat iemand dat nummer wel wil hebben, heeft de werkgever de kandidaat ontmoet en kan die er gewoon om vragen.

De check zelf is formeler dan veel sollicitanten verwachten. Volgens het OPM worden referenties meestal telefonisch opgevraagd in een gestructureerd gesprek van ongeveer 20 minuten per persoon, en wordt aangeraden minstens drie mensen te benaderen. De vragen gaan verder dan het bevestigen van data. In een enquête uit 2019 van Accountemps, een uitzendbureau dat eigendom is van Robert Half, zeiden ruim 2.800 senior managers dat ze van een referentie vooral een beeld wilden van de sterke en zwakke punten van de sollicitant (38%), gevolgd door een beschrijving van eerdere taken (22%).

Dezelfde managers zeiden dat ze na het nagaan van referenties ongeveer een derde van de kandidaten (34%) lieten afvallen, en de Canadese editie van de enquête, onder ruim 600 senior managers, kwam uit op 32%. Dat zijn schattingen van de managers zelf, uit een enquête in opdracht van een bedrijf dat wervingsdiensten verkoopt, en ze moeten met dat in gedachten worden gelezen. Het OPM oordeelt nuchterder: referentiechecks voorspellen werkprestaties beter dan het aantal jaren opleiding of ervaring, en minder goed dan tests van cognitieve vaardigheden.

Er is een grens aan wat een referentie zegt. Het OPM merkt op dat “veel werkgevers weigeren negatieve informatie over oud-werknemers te geven, uit angst voor een rechtszaak wegens smaad”, en in Groot-Brittannië staat in de richtlijnen van de overheid dat een referentie kort mag zijn, “zoals functietitel, salaris en wanneer je in dienst was”. Toch wegen referenties echt mee in de eindbeslissing. Het argument om ze van het cv te laten, draait om het moment waarop ze worden gelezen, en heeft niets te maken met de vraag of ze ertoe doen.

Wanneer referenties wel op een cv horen

In vier situaties wijkt de regel.

De eerste is een werkgever die erom vraagt. Staat in een vacature dat je referenties moet meesturen, stuur ze dan mee, in de gevraagde vorm. Vaak betekent dat ze invullen in een sollicitatieformulier in plaats van op het cv: de gids van het BLS noemt referenties bij de standaardvelden van een sollicitatieformulier, met de vraag naar “de namen, telefoonnummers en adressen van drie of vier mensen die hebben toegezegd je aan te bevelen”. Vraagt de vacature om een document, dan werkt een aparte pagina na het cv beter dan een sectie die erin wordt geperst.

De tweede is de academische wereld. Een academisch cv volgt andere conventies dan een gewoon Amerikaans cv (resume), en het Online Writing Lab van Purdue University vertelt sollicitanten dat ze “ook een referentielijst moeten opnemen, als onderdeel van je cv of op een aparte pagina”.

De derde is een bekende naam. De gids van het BLS erkende dat sommige beoordelaars aanraden de regel te breken “als de namen bekend zijn in het vak of de branche”. Een referentie van iemand die de hiring manager al kent en respecteert, zegt iets op een manier waarop een onbekende naam dat niet doet.

De vierde is het land. In Groot-Brittannië, Nieuw-Zeeland en Australië, waar mensen die een referentie geven referees heten, is een slotregel over hen nog geaccepteerd, en in Nieuw-Zeeland zelfs aanbevolen. Het advies is terughoudender dan de gewoonte doet vermoeden, en in Australië is het omstreden.

Zelfs waar de regel blijft, verdwijnen de namen vaak. De Britse en de Nieuw-Zeelandse richtlijnen gaan allebei uit van “op aanvraag beschikbaar” als standaard, waarbij de gegevens van referees pas worden gegeven als een werkgever erom vraagt.

Een tiener die een eerste cv afgeeft bij een werkgever in de buurt, is een geval apart, want er is geen arbeidsverleden dat een werkgever kan nagaan. Dat komt aan bod in de gids over het eerste cv van een scholier.

De telefoonnummers van anderen

Een sectie referenties is het enige deel van een cv dat uit gegevens van iemand anders bestaat. De National Careers Service van de Britse overheid zegt het onomwonden: “je hoort de contactgegevens van iemand anders niet op je cv te zetten.” Een cv blijft niet waar het naartoe is gestuurd. Het wordt geüpload naar vacaturesites, opgeslagen in databases van werkgevers en doorgestuurd door recruiters, en het mobiele nummer van een oud-leidinggevende reist mee. Volgens de Britse privacywetgeving zijn gegevens over een identificeerbaar persoon, zoals een naam met een telefoonnummer, persoonsgegevens. Wat de wet in een bepaald land ook zegt, de beleefdheid is dezelfde.

Het tweede probleem is controle. Staan de namen eenmaal op het cv, dan kan iedereen die het in handen heeft ze op elk moment bellen. Vroeg contact kan ook zorgen baren als de werkgever eerst vraagt. In een discussie op Blind uit 2021 vroeg een werknemer of het normaal was dat een start-up referenties wilde voordat er een schriftelijk aanbod kwam, omdat collega's noemen zou betekenen dat die over de zoektocht naar werk zouden horen. Nick Corcodilos, een headhunter die al jaren vragen van lezers beantwoordt in zijn rubriek Ask The Headhunter, kreeg in 2011 de vraag waarom recruiters al vóór een eerste gesprek uitgebreide referenties wilden. Zijn antwoord was dat wie ze vrijelijk uitdeelt, de mensen op de lijst uitput: “Je referenties krijgen genoeg van al die telefoontjes.” In 2020 ging hij verder: “Het is een bekende truc van recruiters om vooraf om referenties te vragen”, schreef hij, om vervolgens de genoemde mensen te benaderen voor dezelfde of andere functies. Soms, voegde hij eraan toe, is het doel helemaal geen sollicitatiegesprek.

Britse werkgevers krijgen het advies niet vroeg te checken. Acas, de publieke instantie die adviseert over arbeidsverhoudingen, zegt tegen hen: “Vraag een referentie bij voorkeur pas in de laatste fase van de werving, wanneer je een baanaanbod doet.” Voordat een werkgever de huidige werkgever van een sollicitant benadert, voegt Acas eraan toe, moet die toestemming van de sollicitant hebben en een voorwaardelijk aanbod hebben gedaan. De Amerikaanse wet regelt minder. Een werkgever die een extern bedrijf een achtergrondcheck laat doen, moet schriftelijke toestemming van de sollicitant hebben op grond van de Fair Credit Reporting Act. Die regel gaat over bedrijven die achtergrondchecks uitvoeren, en de richtlijnen van de Federal Trade Commission voor sollicitanten gaan niet in op referentiegesprekken die een werkgever zelf voert. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies.

Wie referenties van het cv laat, houdt de timing zelf in de hand. De namen worden pas gegeven als een werkgever serieus is, de referenties kunnen worden gewaarschuwd dat er een telefoontje aankomt, en een huidige leidinggevende wordt er niet door overvallen.

Zo maak je een referentielijst

De sectie is vervangen door een apart document dat vooraf wordt opgesteld en op verzoek wordt verstuurd. De gids van het BLS beschreef het in 2009 en de vorm is nauwelijks veranderd: “Een referentielijst vermeldt naam, functie, kantooradres en telefoonnummer van drie tot vijf mensen die je capaciteiten kennen.” Bovenaan staan de eigen naam en contactgegevens van de kandidaat, in dezelfde opmaak als op het cv. In de praktijk heeft een e-mailadres de plaats van het kantooradres ingenomen, en het loont om een regel over de relatie toe te voegen, want wie belt, moet weten hoe elke referentie het werk van de kandidaat kent.

Drie namen is een veilig aantal: het OPM raadt werkgevers aan er minstens drie te benaderen, en de gids van het BLS noemt drie tot vijf. Het nuttigst zijn mensen die toezicht hielden op het werk van de kandidaat, en de definitie van een referentie van het OPM omvat ook collega's en ondergeschikten “die de sollicitant kennen en met hem of haar hebben gewerkt”. Een kandidaat van wie de huidige werkgever niets van de zoektocht weet, kan de huidige leidinggevende weglaten en dat erbij zeggen.

Iedereen op de lijst moet ermee hebben ingestemd, een punt dat ook de gids van het BLS maakt, en UseResume heeft een aparte gids over hoe je iemand vraagt om referentie te zijn, met formuleringen voor het verzoek. Vraagt een werkgever echt om de lijst, dan helpt het om elke referentie dezelfde dag in te lichten en de vacature en het huidige cv mee te sturen, zodat wat ze zeggen aansluit bij wat de werkgever heeft gelezen.

De ruimte onderaan de pagina

Blijft de onderkant van het cv over, waar de vraag begon. De regel kan weg, en wat ervoor in de plaats komt, moet iets zijn waar een werkgever iets aan heeft: een certificering, een taal, nog een resultaat uit de meest recente baan. Een gids over wat er in elke sectie van een cv hoort is een betere bron van ideeën voor die regels dan het oude sjabloon.

Voor een sollicitant in de Verenigde Staten geldt dus: de namen blijven van het cv af, en de belofte ervan ook. De uitzonderingen zijn een vacature die erom vraagt, een academisch cv, een naam die de lezer herkent en landen waar een regel over referees nog wordt verwacht. In alle gevallen vindt de echte voorbereiding ergens anders plaats: drie mensen die hebben toegezegd te praten, een lijst die klaar is om te versturen, en een bericht aan elk van hen zodra het verzoek binnenkomt. Werkgevers vragen om referenties als ze dicht bij een beslissing zijn, en dat is het juiste moment om ze te geven.

Hoe UseResume helpt

Een sectie referenties schrappen levert een paar regels op, en het moeilijkste is ze te vullen met iets beters. UseResume is, anders dan een algemene chatbot, voor die ene taak gebouwd. Je importeert een oud cv als PDF- of Word-bestand, en de AI-cv-maker herschrijft de samenvatting, bulletpoints en vaardigheden in een sjabloon met standaardkoppen. Plak een vacaturetekst erin en de tool stemt het cv af op de vacature, en laat zien welke zoekwoorden uit de vacature al op je cv staan en welke ontbreken.

De cv-checker geeft het resultaat daarna een score van 0 tot 100 op basis van 37 checks en zet op een rij wat je eerst moet verbeteren. Elke versie kun je apart opslaan, één voor elke vacature waarop je solliciteert, en downloaden als PDF.

Maak je account aan en gebruik die ruimte beter.